Quelles informations peuvent être communiquées à l’entreprise principale ?
Réponse courte
Seules les informations strictement nécessaires à la gestion de la mission ou à la sécurité sur le site peuvent être communiquées à l’entreprise principale. Il s’agit notamment de l’identité du salarié (nom, prénom, date de naissance), des qualifications professionnelles et habilitations requises, de l’attestation de visite médicale d’aptitude, des informations sur la formation à la sécurité, de la durée, des horaires et du lieu de la mission, du numéro d’affiliation à la sécurité sociale, du statut administratif (autorisation de travail, permis de séjour) et des coordonnées d’urgence.
La communication d’informations relatives à la rémunération, aux antécédents disciplinaires, à la situation familiale ou à la santé (hors aptitude médicale) est interdite, sauf obligation légale expresse. Toute transmission doit être limitée à la finalité poursuivie, faire l’objet d’une information préalable du salarié concerné, et respecter les principes de proportionnalité, de confidentialité et d’égalité de traitement.
Définition
La communication d’informations à l’entreprise principale désigne la transmission, par une entreprise de travail intérimaire ou un sous-traitant, de données concernant les salariés mis à disposition ou affectés sur site. Cette transmission vise à permettre à l’entreprise principale de remplir ses obligations légales en matière de sécurité, de santé, de coordination des activités et de respect du droit du travail, tout en respectant la vie privée des salariés et le secret professionnel.
La communication d’informations doit s’inscrire dans le cadre des relations de travail multipartites, en tenant compte des principes d’égalité de traitement, de confidentialité et de proportionnalité. Elle ne peut porter que sur des données strictement nécessaires à la gestion de la mission ou à la sécurité sur le site.
Questions fréquentes
Conditions d’exercice
La transmission d’informations à l’entreprise principale est strictement encadrée par le Code du travail luxembourgeois et la législation sur la protection des données. Seules les informations indispensables à la gestion de la relation de travail sur le site, à la sécurité, à la santé, à la coordination des activités ou à la vérification du respect des obligations légales peuvent être communiquées.
Le principe de proportionnalité impose que la communication soit limitée à la finalité poursuivie. Les données à caractère personnel ne peuvent être transmises que si leur communication est indispensable à l’exécution d’une obligation légale ou contractuelle de l’entreprise principale. Le salarié concerné doit être informé préalablement de la transmission de ses données, conformément à l’article 13 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi modifiée du 1er août 2018.
Le salaire du salarié intérimaire ne peut être inférieur à celui d’un salarié permanent de même qualification embauché dans les mêmes conditions par l’utilisateur (art. L.131-13 du Code du travail).
Modalités pratiques
L’entreprise de travail intérimaire ou le sous-traitant peut transmettre à l’entreprise principale uniquement les informations suivantes :
| Information | Transmissible | Fondement |
|---|---|---|
| Identité | Nom, prénom, date de naissance | Nécessaire à l'exécution du contrat de mise à disposition |
| Qualifications et habilitations | Titres et habilitations exigés par le poste | Obligation de sécurité de l'entreprise utilisatrice (art. L.312-1 CT) |
| Aptitude médicale | Attestation d'aptitude au poste, sans diagnostic ni donnée de santé | Art. L.326-1 CT ; RGPD, art. 9 |
| Formation à la sécurité | Attestation de la formation reçue | Art. L.312-8, § 2 CT |
| Mission | Durée, horaires et lieu | Contrat de mise à disposition |
| Données de santé | Non transmissibles : le constat d'aptitude ne comporte aucun diagnostic | RGPD, art. 9 ; secret médical |
| Salaire et situation personnelle | Non transmissibles à l'entreprise utilisatrice, qui n'est pas l'employeur | RGPD, art. 5, § 1er, c) |
- Identité du salarié (nom, prénom, date de naissance)
- Qualifications professionnelles et habilitations requises pour la mission
- Attestation de visite médicale d’aptitude au poste
- Informations sur la formation à la sécurité reçue
- Durée, horaires et lieu de la mission ou de l’intervention
- Numéro d’affiliation à la sécurité sociale pour vérification de la régularité de l’emploi
- Statut administratif (autorisation de travail, permis de séjour, le cas échéant)
- Coordonnées d’urgence en cas d’accident
La communication d’informations relatives à la rémunération, aux antécédents disciplinaires, à la situation familiale ou à la santé (hors aptitude médicale) est interdite, sauf obligation légale expresse. Toute transmission doit faire l’objet d’une information préalable du salarié concerné. Les données transmises doivent être exactes, à jour et limitées à ce qui est strictement nécessaire.
Un registre des transmissions doit être tenu pour assurer la traçabilité. Toute transmission électronique doit être sécurisée. L’entreprise principale doit désigner un responsable de la réception et de la conservation des données, en veillant à leur confidentialité.
Pratiques et recommandations
Il est recommandé de formaliser la liste des informations à transmettre dans le contrat de mise à disposition ou de sous-traitance. L’entreprise principale doit s’assurer que les informations reçues ne sont utilisées que pour les finalités prévues et ne peuvent être communiquées à des tiers sans base légale.
La désignation d’un responsable de la gestion des données au sein de l’entreprise principale est conseillée pour garantir la confidentialité et la conformité des traitements. En cas de doute sur la légitimité d’une demande d’information, il convient de solliciter l’avis du délégué à la protection des données ou du service juridique.
La tenue d’un registre des transmissions et la mise en place de procédures de contrôle interne renforcent la traçabilité et la conformité. Il est également recommandé d’informer régulièrement les salariés sur leurs droits en matière de protection des données.
Cadre juridique
La communication d’informations à l’entreprise principale est encadrée par les textes suivants :
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. L.131-1 et s. du Code du travail | Travail intérimaire : contrat de mise à disposition et contrat de mission |
| Art. L.132-1 et s. du Code du travail | Prêt temporaire de main-d'œuvre : autorisation ministérielle et cas limitativement énumérés |
| Art. L.131-1 et s. Code du travail | Travail intérimaire |
| Art. L.131-13 du Code du travail | Salaire de l'intérimaire au moins égal à celui d'un salarié permanent de qualification équivalente de l'entreprise utilisatrice |
| RGPD (Règlement UE 2016/679) | Protection des données à caractère personnel |
| Loi modifiée du 1er août 2018 relative à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel | Organisation de la CNPD et mise en œuvre du RGPD |
| Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), notamment articles 5, 6, 13 et 32 | Cadre applicable |
Note
La transmission d’informations excédant ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de la mission ou à la sécurité sur site expose l’entreprise à des sanctions pour violation de la législation sur la protection des données et du Code du travail. Un contrôle humain doit systématiquement encadrer toute transmission automatisée d’informations.