Les formations internes doivent-elles être formalisées par écrit ?
Réponse courte
Non, aucune disposition générale du Code du travail n'impose de formaliser par écrit chaque formation interne. La traçabilité écrite devient toutefois une exigence concrète dans trois situations : la demande de cofinancement étatique, qui requiert intitulés, dates, durées, participants, identification des formateurs internes et décompte financier justifié (article L.542-11) ; l'application d'une clause de remboursement des frais de formation, qui suppose une valorisation documentée de l'investissement (articles L.542-15 et L.542-16) ; et la preuve, en cas de litige ou de contrôle, des formations dispensées, notamment les instructions de sécurité.
Le Code définit d'ailleurs la formation interne pour le cofinancement : formation structurée dispensée par un salarié de l'entreprise à au moins deux collègues, ou formation d'adaptation au poste dispensée à un seul salarié. Sans support écrit, ces heures sont tout simplement inéligibles à l'aide de 15 %.
Définition
La formation interne est une action de développement des compétences organisée et dispensée par l'entreprise elle-même, sans recours à un organisme externe : transmission de savoir-faire métier, formation aux outils internes, adaptation au poste de travail. L'article L.542-11 la distingue de la formation externe (assurée par un organisme ou formateur extérieur) et de la formation en e-learning.
La formalisation écrite recouvre l'ensemble des supports qui documentent l'action : programme, convocations, feuilles de présence, supports pédagogiques, attestations et évaluations. Elle transforme une pratique informelle en investissement en formation opposable aux administrations et au juge.
Conditions d’exercice
L'exigence documentaire varie selon l'usage qui sera fait de la formation interne.
| Situation | Exigence de formalisation |
|---|---|
| Formation interne courante | Aucune obligation légale d'écrit ; recommandée pour la gestion des compétences |
| Demande de cofinancement (art. L.542-11) | Écrit indispensable : intitulés, dates, durées, lieux, nombre et qualification des participants, identification des formateurs internes, mode d'organisation, décompte financier justifié |
| Formation d'adaptation au poste (art. L.542-13) | Suivi individuel des heures, plafonnées à 80 heures par participant et par exercice, réservée aux salariés non qualifiés ou au diplôme sans lien avec l'activité |
| Clause de remboursement (art. L.542-15) | Valorisation écrite de l'investissement, le remboursement étant limité à la valeur résiduelle |
| Sécurité et santé | Les instructions et formations à la sécurité doivent pouvoir être prouvées en cas d'accident ou de contrôle de l'ITM |
Modalités pratiques
Un dossier de formation interne complet repose sur quelques documents types systématisés.
| Document | Contenu utile |
|---|---|
| Programme | Objectifs pédagogiques, contenu, durée, prérequis, méthode |
| Feuille de présence | Dates, heures de début et de fin, signatures des participants et du formateur interne |
| Attestation | Confirmation individuelle de participation, remise au salarié et versée au dossier |
| Évaluation | Appréciation des acquis ou questionnaire de satisfaction, selon l'enjeu de la formation |
| Décompte des coûts | Coût salarial du formateur interne et des participants, supports et logistique, pour l'assiette du cofinancement |
Pratiques et recommandations
Systématiser un modèle unique de dossier de formation interne (programme, émargement, attestation), sa constitution au fil de l'eau étant beaucoup moins coûteuse qu'une reconstitution en fin d'exercice.
Distinguer dès la conception les formations internes structurées, éligibles au cofinancement de la formation professionnelle continue, des simples réunions d'information qui n'entrent pas dans l'assiette de l'aide.
Archiver les preuves des formations à la sécurité avec les documents RH à tenir à disposition de l'ITM, la charge de la preuve de l'instruction pesant sur l'employeur en cas d'accident.
Relier chaque formation interne au plan de formation soumis pour avis à la délégation du personnel, ce rattachement facilitant la demande annuelle de cofinancement.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. L.542-9 du Code du travail | Accès à la formation par convention collective ou plan de formation, avis de la délégation |
| Art. L.542-11 du Code du travail | Définition de la formation interne, contenu documentaire de la demande de cofinancement |
| Art. L.542-13 du Code du travail | Cofinancement de 15 %, encadrement de la formation d'adaptation au poste (80 heures) |
| Art. L.542-15 et L.542-16 du Code du travail | Conditions et limites du remboursement de l'investissement en formation par le salarié |
| Art. L.312-1 et suivants du Code du travail | Obligations générales de sécurité et de santé justifiant la preuve des formations dispensées |
Note
L'absence d'écrit ne rend pas la formation interne illicite, mais prive l'employeur du cofinancement et fragilise sa position probatoire. Les données des dossiers de formation sont des données personnelles à conserver selon une durée définie. Un dossier type standardisé suffit dans la grande majorité des cas.