Quels documents de conduite et repos l'entreprise doit-elle conserver et combien de temps ?
Réponse courte
L'entreprise de transport doit conserver les documents relatifs aux temps de travail et de conduite pendant au moins deux ans après la période écoulée. L'article 24.2 de la CCT Transports & Logistique 2025-2026, applicable aux véhicules soumis au règlement CE 561/2006, liste expressément les documents concernés : registre des temps de travail, feuilles d'enregistrement du tachygraphe, données téléchargées de l'unité embarquée et de la carte conducteur, versions imprimées, tableaux de service et feuilles de route.
Cette obligation de conservation s'applique tant aux véhicules de plus de 3,5 tonnes qu'aux véhicules légers. Pour ces derniers, l'article 24.3 impose un enregistrement des heures par le moyen le plus approprié. Sur demande, l'employeur remet au travailleur mobile une copie de ces documents.
Définition
L'obligation de conservation des documents de conduite impose à l'entreprise de transport de stocker de manière accessible et organisée l'ensemble des pièces attestant du respect des temps de travail, de conduite et de repos de ses conducteurs. Cette obligation vise à permettre les contrôles de l'ITM et à documenter la conformité de l'entreprise.
Questions fréquentes
Conditions d’exercice
L'article 24 de la CCT détaille les documents et les durées de conservation.
| Document | Durée de conservation |
|---|---|
| Registre des temps de travail | Au moins 2 ans |
| Feuilles d'enregistrement (disques) | Au moins 2 ans |
| Données unité embarquée (tachygraphe) | Au moins 2 ans |
| Données carte conducteur | Au moins 2 ans |
| Sorties imprimées | Au moins 2 ans |
| Tableaux de service | Au moins 2 ans |
| Feuilles de route | Au moins 2 ans |
Modalités pratiques
La gestion documentaire doit être organisée et systématique.
| Action | Détail |
|---|---|
| Téléchargement tachygraphe | Régulier (tous les 90 jours max pour l'unité, 28 jours pour la carte) |
| Archivage numérique | Stocker les données sur un support sécurisé et sauvegardé |
| Archivage papier | Conserver les disques et impressions dans un lieu accessible |
| Copie salarié | Remettre une copie sur demande du travailleur mobile |
| Véhicules <= 3,5t | Enregistrer les heures par le moyen le plus approprié (art. 24.3) |
Pratiques et recommandations
Mettre en place un calendrier de téléchargement automatique des données tachygraphiques évite les oublis et les pertes de données.
Organiser l'archivage par conducteur et par période facilite la recherche de documents en cas de contrôle de l'ITM.
Sauvegarder les données numériques sur un support distinct du système embarqué protège contre les pannes et les pertes accidentelles.
Remettre proactivement les copies aux conducteurs qui en font la demande respecte l'obligation conventionnelle et renforce la transparence. Ces documents servent aussi de base au calcul des indemnités de repas.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. 24.1 CCT Transports & Logistique 2025-2026 | Registre des temps de travail pour véhicules > 3,5t |
| Art. 24.2 CCT Transports & Logistique 2025-2026 | Conservation des documents pendant 2 ans minimum |
| Art. 24.3 CCT Transports & Logistique 2025-2026 | Enregistrement des heures pour véhicules < 3,5t |
| Règlement (CE) 561/2006 | Obligations de contrôle des temps de conduite et repos |
Note
Tous les documents relatifs aux temps de travail et de conduite doivent être conservés au moins deux ans. L'employeur est tenu de remettre une copie au conducteur sur demande.