Qu'est-ce que le formulaire U1 et comment l'obtenir au Luxembourg ?

Réponse courte

Le formulaire U1 (anciennement E301) est un document portable européen établi par l'ADEM (Agence pour le développement de l'emploi) qui récapitule les périodes d'assurance et d'emploi accomplies au Luxembourg par un travailleur frontalier.

e document est indispensable pour permettre au salarié frontalier qui a perdu son emploi de manière involontaire au Luxembourg de faire valoir ses droits aux indemnités de chômage dans son pays de résidence (France, Belgique ou Allemagne).

Le formulaire U1 repose sur le Règlement européen (CE) n°883/2004 sur la coordination des systèmes de sécurité sociale. Il permet à l'institution compétente du pays de résidence (France Travail, ONEM ou Agentur für Arbeit) de prendre en compte les périodes travaillées au Luxembourg pour déterminer l'éligibilité et le montant des allocations chômage.

Pour obtenir ce formulaire, l'employeur luxembourgeois doit compléter le certificat de travail - cessation des relations d'emploi et le transmettre à l'ADEM, qui établit ensuite le formulaire U1 officiel dans un délai d'environ un mois. L'ADEM transmet directement ce document à l'organisme pour l'emploi du pays de résidence du salarié.

Sans ce formulaire U1, le travailleur frontalier ne peut pas bénéficier de ses droits au chômage dans son pays de résidence, même s'il a cotisé pendant plusieurs années au Luxembourg.

Définition

Le formulaire U1, également appelé document portable U1 ou attestation U1, est un formulaire européen standardisé qui atteste des périodes d'assurance ou d'emploi accomplies sur le territoire d'un État membre de l'Union européenne. Il remplace depuis 2010 l'ancien formulaire E301 suite à l'entrée en vigueur du Règlement (CE) n°883/2004 relatif à la coordination des systèmes de sécurité sociale.

Au Luxembourg, ce document est établi par l'ADEM (Agence pour le développement de l'emploi), l'organisme public luxembourgeois compétent en matière d'emploi et de chômage. Le formulaire U1 constitue un justificatif officiel permettant à un travailleur frontalier ayant perdu son emploi au Luxembourg de transférer ses droits acquis vers le système de chômage de son pays de résidence.

Le certificat de travail - cessation des relations d'emploi est le document préalable qui doit être complété par l'employeur et qui sert de base à l'ADEM pour établir le formulaire U1 définitif. Ce certificat contient les informations essentielles sur la relation de travail et les périodes d'emploi accomplies.

Questions fréquentes

Comment obtenir le formulaire U1 et quelles sont les démarches à suivre ?

L'employeur luxembourgeois doit compléter le certificat de travail - cessation des relations d'emploi et le transmettre à l'ADEM dans un délai d'un mois suivant la fin du contrat. L'ADEM établit ensuite le formulaire U1 officiel dans un délai d'environ un mois et le transmet directement à l'organisme pour l'emploi du pays de résidence du salarié (France Travail, ONEM ou Agentur für Arbeit).

Qu'est-ce que le formulaire U1 et à quoi sert-il pour les travailleurs frontaliers au Luxembourg ?

Le formulaire U1 est un document portable européen établi par l'ADEM qui récapitule les périodes d'assurance et d'emploi accomplies au Luxembourg par un travailleur frontalier. Il est indispensable pour permettre au salarié frontalier qui a perdu son emploi de manière involontaire au Luxembourg de faire valoir ses droits aux indemnités de chômage dans son pays de résidence (France, Belgique ou Allemagne).

Que se passe-t-il si l'employeur ne complète pas le certificat de travail pour le formulaire U1 ?

Si l'employeur ne complète pas le certificat, le salarié peut contacter directement l'ADEM en fournissant une copie du contrat de travail, la lettre de licenciement ou fin de CDD, sa pièce d'identité et ses coordonnées bancaires. L'ADEM se chargera d'établir le formulaire U1 même sans certificat de l'employeur, mais le délai de traitement sera prolongé.

Qui peut bénéficier du formulaire U1 et dans quelles situations ?

Le formulaire U1 concerne les travailleurs frontaliers qui ont exercé une activité salariée au Luxembourg, résident dans un pays limitrophe et ont perdu leur emploi de manière involontaire. Cela inclut le licenciement avec préavis, le licenciement pour motif grave (sauf faute grave établie du salarié) et la fin naturelle d'un CDD. Les démissions et résiliations d'un commun accord sont exclues.

Conditions d’exercice

Le formulaire U1 concerne exclusivement les travailleurs frontaliers qui remplissent les conditions cumulatives suivantes : avoir exercé une activité salariée au Luxembourg, résider dans un pays limitrophe (France, Belgique, Allemagne) ou un autre État membre de l'UE/EEE/Suisse, et avoir perdu son emploi de manière involontaire.

Les situations ouvrant droit au formulaire U1 incluent le licenciement avec préavis, le licenciement pour motif grave (sauf si la faute grave du salarié est établie), et la fin naturelle d'un CDD. En revanche, sont exclues du bénéfice des indemnités de chômage, et donc du formulaire U1, les situations suivantes : démission du salarié, résiliation d'un commun accord du contrat de travail, abandon de poste non justifié, et licenciement pour faute grave établie.

Le formulaire U1 est délivré quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, intérim) et quelle que soit la durée de l'emploi au Luxembourg. Toutefois, pour bénéficier effectivement des indemnités de chômage dans le pays de résidence, le salarié devra également remplir les conditions d'éligibilité spécifiques à son pays (notamment les conditions de durée minimale de travail et d'affiliation).

Modalités pratiques

Rôle de l'employeur :

Compléter le certificat de travail - cessation des relations d'emploi disponible sur le site adem.public.lu
Renseigner avec précision : les coordonnées du salarié, les dates d'emploi, la durée hebdomadaire de travail, les motifs de cessation, et la rémunération des 4 derniers mois avant le chômage
Transmettre ce certificat complété et signé à l'ADEM dans un délai d'un mois suivant la fin du contrat
Possibilité d'envoi par courriel, via MyGuichet.lu, ou de remise directe au salarié qui le transmettra lui-même

Adresse de transmission : Agence pour le développement de l'emploi Service Aides financières pour employeurs (AFE) / U1 1, Porte de France L-4360 Esch-sur-Alzette Boîte postale 289, L-4003 Esch-sur-Alzette Contact : (+352) 247 88000

Traitement par l'ADEM :

L'ADEM vérifie les informations fournies et établit le formulaire U1 officiel sur la base du certificat de travail
Délai de traitement : environ 1 mois (attendre que le dernier mois de salaire soit enregistré auprès de la sécurité sociale luxembourgeoise)
Pour les frontaliers français : l'ADEM transmet directement le formulaire U1 à France Travail Grand Est par voie électronique
Pour les frontaliers belges : transmission à l'ONEM (Office national de l'emploi)
Pour les frontaliers allemands : transmission à l'Agentur für Arbeit

Si l'employeur ne complète pas le certificat :

Le salarié peut contacter directement l'ADEM en fournissant : copie du contrat de travail, lettre de licenciement ou fin de CDD, copie de la pièce d'identité, coordonnées bancaires
L'ADEM se chargera d'établir le formulaire U1 même sans certificat de l'employeur, mais le délai de traitement sera prolongé

Démarches du salarié frontalier :

S'inscrire dès le premier jour de chômage auprès de l'organisme pour l'emploi de son pays de résidence (France Travail, ONEM, Agentur für Arbeit)
Attendre que l'ADEM transmette directement le formulaire U1 à l'organisme compétent (le salarié ne reçoit généralement pas de copie)
Compléter toutes les démarches d'inscription au chômage selon les exigences de son pays de résidence

Pratiques et recommandations

Pour les employeurs :

Anticiper la demande : informer le salarié dès la notification de rupture de l'existence du certificat de travail et du formulaire U1
Compléter le certificat de travail immédiatement après la fin du contrat pour respecter le délai d'un mois et faciliter les démarches du salarié
Conserver une copie du certificat complété et de la preuve d'envoi à l'ADEM pour traçabilité
Vérifier l'exactitude des informations avant transmission : les erreurs sur la rémunération ou les dates peuvent retarder le traitement et pénaliser le salarié
Utiliser de préférence MyGuichet.lu pour une transmission électronique sécurisée et traçable

Pour les RH :

Intégrer la préparation du certificat de travail dans le processus de sortie standard de tout salarié frontalier
Former les gestionnaires de paie et RH sur l'importance du formulaire U1 et les informations à fournir
Créer un modèle ou checklist interne pour s'assurer que toutes les sections du certificat sont correctement remplies
Informer systématiquement le salarié frontalier qu'il doit s'inscrire immédiatement dans son pays de résidence sans attendre la réception du U1
Expliquer que c'est l'ADEM qui transmet directement le U1 à l'organisme étranger, le salarié n'a pas à le réclamer

Communication avec le salarié :

Fournir les coordonnées de l'ADEM et les informations sur la procédure U1
Préciser que le délai d'obtention est d'environ un mois minimum
Rappeler que l'inscription rapide dans le pays de résidence est cruciale même si le U1 n'est pas encore établi
Indiquer que si l'employeur ne complète pas le certificat, le salarié peut contacter directement l'ADEM avec ses documents

Points de vigilance :

Ne pas confondre le certificat de travail (document distinct, remis uniquement sur demande expresse du salarié selon l'article L.125-6) avec le certificat de travail pour U1 (document spécifique à transmettre systématiquement à l'ADEM)
S'assurer que les 4 derniers mois de rémunération sont correctement indiqués, car ils serviront de base de calcul pour les indemnités
En cas de période d'indemnisation maladie ou maternité, indiquer précisément les dates concernées

Cadre juridique

Règlements européens :

Règlement (CE) n°883/2004 du Parlement européen et du Conseil relatif à la coordination des systèmes de sécurité sociale
Règlement (CE) n°987/2009 fixant les modalités d'application du règlement n°883/2004
Article 1 f) du règlement (CE) n°883/2004 : définition du travailleur frontalier
Depuis 2010, remplacement du formulaire E301 par le formulaire U1 (document portable standardisé)

Code du travail luxembourgeois :

Livre VI : dispositions relatives à l'emploi (missions d'intérêt public de l'ADEM)
Article L.125-6 : certificat de travail (document distinct du certificat pour U1)
Articles L.521-1 et suivants : conditions d'indemnisation du chômage au Luxembourg pour les résidents

Compétences institutionnelles :

ADEM (Agence pour le développement de l'emploi) : établissement et transmission du formulaire U1
France Travail (anciennement Pôle emploi) : organisme compétent pour les frontaliers résidant en France
ONEM (Office national de l'emploi) : organisme compétent pour les frontaliers résidant en Belgique
Agentur für Arbeit : organisme compétent pour les frontaliers résidant en Allemagne

Protection des données :

Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) relatif à la protection des données personnelles
L'ADEM collecte et traite les données du certificat de travail pour remplir ses missions d'intérêt public
Conservation des données pendant la période nécessaire à l'exécution des obligations légales
Informations sur la protection des données disponibles sur adem.public.lu/fr/support/protection-des-donnees

Législations nationales des pays de résidence :

Les conditions d'éligibilité, montants et durées d'indemnisation sont déterminés par la législation du pays de résidence
En France : nécessité d'avoir travaillé au moins 6 mois (130 jours ou 910 heures) dans les 24 derniers mois pour les moins de 53 ans
En Belgique et Allemagne : conditions spécifiques selon la législation nationale applicable

Note

Il existe souvent une confusion entre trois documents distincts : le certificat de travail (article L.125-6 du Code du travail), qui est remis uniquement sur demande expresse du salarié et qui décrit les fonctions exercées ; le certificat de travail - cessation des relations d'emploi (appelé aussi "certificat de travail pour U1"), qui est un formulaire spécifique destiné à l'ADEM ; et le formulaire U1 lui-même, qui est le document officiel établi par l'ADEM sur la base du certificat.

C'est l'ADEM seule qui délivre le formulaire U1 définitif, pas l'employeur. Le délai d'environ un mois est incompressible car l'ADEM doit vérifier que le dernier mois de salaire a bien été déclaré au CCSS (Centre commun de la sécurité sociale) et que toutes les cotisations ont été versées.

Les frontaliers résidant en France doivent savoir que depuis 2024, France Travail (nouveau nom de Pôle emploi) reçoit directement le U1 de l'ADEM par voie électronique via le système EESSI, sans que le salarié n'ait à intervenir.

L'absence de formulaire U1 bloque l'accès aux indemnités de chômage dans le pays de résidence, c'est pourquoi il est essentiel que les employeurs complètent rapidement le certificat de travail. Même si le salarié démissionne ou signe une résiliation d'un commun accord, l'employeur doit compléter le certificat (l'organisme étranger déterminera ensuite l'éligibilité selon sa propre législation).