Les frais de télétravail doivent-ils être remboursés ou indemnisés ?
Réponse courte
Les frais de télétravail doivent être pris en charge par l'employeur, soit par remboursement sur justificatifs, soit par une indemnité forfaitaire. La convention interprofessionnelle du 20 octobre 2020 impose à l'employeur de supporter les coûts directement liés au télétravail et interdit de les transférer au salarié. Le choix du mode de prise en charge relève de la négociation entre les parties.
Le remboursement sur justificatifs couvre les dépenses réelles et documentées. L'indemnité forfaitaire offre une alternative simplifiée, exonérée d'impôt et de cotisations sociales jusqu'à 5,20 EUR par jour de télétravail effectif selon la circulaire de l'Administration des contributions directes. L'avenant de télétravail doit formaliser le mode retenu et les montants applicables.
Définition
Le remboursement ou l'indemnisation des frais de télétravail désigne les mécanismes par lesquels l'employeur compense les dépenses professionnelles engagées par le salarié, y compris les frais d'électricité et d'Internet. Ces frais incluent également les consommables et l'usure du mobilier dédié au travail à domicile.
Questions fréquentes
Conditions d’exercice
Le remboursement ou l'indemnisation des frais de télétravail obéit à des règles cumulatives.
| Condition | Détail |
|---|---|
| Obligation conventionnelle | Prise en charge obligatoire (convention du 20 octobre 2020, art. 8) |
| Remboursement réel | Sur présentation de justificatifs correspondant aux dépenses effectives |
| Forfait journalier | Indemnité forfaitaire exonérée jusqu'à 5,20 EUR/jour (circulaire ACD) |
| Non-cumul | Pas de double prise en charge pour les mêmes postes de dépenses |
| Proportionnalité | Montant adapté à la fréquence effective du télétravail |
Modalités pratiques
La mise en place du remboursement ou de l'indemnisation suit un processus formalisé.
| Étape | Détail |
|---|---|
| Négociation | Convenir du mode de prise en charge dans l'avenant de télétravail |
| Calcul | Déterminer le montant forfaitaire ou les postes de remboursement réel |
| Traitement en paie | Inscrire l'indemnité ou le remboursement sur une ligne distincte |
| Justificatifs | Collecter et archiver les pièces en cas de remboursement réel |
| Contrôle | Vérifier la cohérence entre les jours télétravaillés et les montants versés |
Pratiques et recommandations
Opter pour le forfait journalier lorsque le volume de télétravail est prévisible et régulier afin de réduire la charge administrative pour les deux parties.
Conserver les justificatifs et les calculs pendant dix ans minimum pour répondre à un éventuel contrôle fiscal.
Préciser dans l'avenant les postes de frais couverts et ceux exclus pour éviter les contestations ultérieures.
Réviser annuellement les montants forfaitaires en fonction de l'évolution des barèmes fiscaux et des coûts réels, en respectant les limites fiscales d'exonération.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Convention interprofessionnelle du 20 octobre 2020, art. 8 | Obligation de prise en charge des frais de télétravail |
| Circulaire ACD | Forfait exonéré de 5,20 EUR par jour de télétravail |
| Art. L.251-1 Code du travail | Égalité de traitement entre télétravailleurs et salariés sur site |
Note
L'absence de prise en charge des frais de télétravail expose l'employeur à une action en remboursement devant le tribunal du travail. Le dépassement du forfait exonéré de 5,20 EUR par jour entraîne l'assujettissement de l'excédent à l'impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.