Que peut réclamer un salarié après son départ de l'entreprise ?
Réponse courte
Trois choses, dont deux sans condition de délai. Le certificat de travail se délivre à l'expiration du contrat au salarié qui en fait la demande : rien n'enferme cette demande dans un délai, et un ancien salarié peut la formuler des années après son départ (L.125-6). Son contenu est strictement limité aux dates d'entrée et de sortie, à la nature des emplois occupés et aux périodes correspondantes.
Le duplicata de ses décomptes de salaire ensuite : le document émane de l'employeur, qui doit le conserver dix ans au titre de l'article 16 du Code de commerce, et rien ne justifie d'en refuser copie.
L'accès à ses données enfin, au titre de l'article 15 du RGPD, avec une réponse dans le mois — droit qui ne s'éteint pas davantage avec la fin du contrat, et qui porte aussi sur les notes internes.
Définition
Le certificat de travail est un document de portée limitée, dont le contenu est fixé par la loi précisément pour éviter qu'il ne devienne une appréciation. Aucune mention défavorable ne peut y figurer.
Le droit d'accès est d'une autre nature : il porte sur l'ensemble des données concernant la personne, y compris des notes internes, indépendamment de tout document formel.
Conditions d’exercice
Ce que l'ancien salarié peut obtenir dépend du fondement invoqué, non de l'ancienneté de son départ.
| Demande | Due | Base |
|---|---|---|
| Certificat de travail | Oui, sur demande, sans délai | L.125-6 |
| Contenu du certificat | Dates d'entrée et de sortie, nature des emplois, périodes | L.125-6 |
| Duplicata des décomptes de salaire | Oui, l'employeur les détient pendant dix ans | L.125-7 et article 16 du Code de commerce |
| Copie du contrat et des avenants | Oui, en pratique, et au titre du droit d'accès | RGPD, article 15 |
| Accès aux données personnelles | Oui, réponse dans le mois | RGPD, article 15 |
| Appréciation ou lettre de recommandation | Non | Aucune obligation légale |
Modalités pratiques
Une demande formulée des années après le départ suppose de retrouver le dossier : c'est l'organisation de l'archivage qui décide de la capacité à répondre.
| Situation | Marche à suivre |
|---|---|
| Demande de certificat | Le délivrer, en s'en tenant au contenu légal |
| Demande de duplicata | Fournir la copie conservée, sans frais |
| Demande d'accès aux données | Répondre dans le mois, en identifiant le demandeur |
| Dossier archivé hors ligne | Prévoir un délai de recherche, et le signaler au demandeur |
| Données déjà purgées | Répondre en expliquant la purge et son fondement |
| Traçabilité | Conserver la demande et la réponse |
Pratiques et recommandations
Le certificat de travail est souvent traité comme une pièce du dossier de départ, remise automatiquement. Ce n'est pas ce que dit le texte : il est dû sur demande, ce qui signifie qu'une demande tardive doit être honorée, mais aussi qu'aucune obligation n'existe tant qu'elle n'a pas été formulée.
Le refus de délivrer un duplicata de décompte se défend mal. L'employeur détient les pièces au titre de son obligation comptable, le document émane de lui, et l'ancien salarié en a besoin pour un dossier de pension ou de crédit. La remise de l'historique au moment du départ supprime la question.
Une purge régulière n'est pas un obstacle à la réponse. Expliquer que les données ont été supprimées à l'échéance annoncée, en visant la politique de conservation, est une réponse recevable — bien plus qu'un silence ou qu'une recherche restée sans résultat.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.125-6 du Code du travail | Certificat de travail délivré à l'expiration du contrat au salarié qui en fait la demande, contenu strictement limité |
| Article L.125-7 du Code du travail | Décompte exact et détaillé du mode de calcul du salaire |
| Article L.125-5 du Code du travail | Reçu pour solde de tout compte et sa dénonciation dans les trois mois |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des pièces de paie pendant dix ans |
| RGPD, article 15 | Droit d'accès, réponse dans le mois |
| RGPD, article 12 | Modalités et délais de réponse aux demandes des personnes concernées |
Note
Le certificat de travail est dû sur demande, sans délai, avec un contenu limité aux dates et aux emplois occupés. Remettez l'historique des décomptes au moment du départ : c'est ce qui évite les demandes de duplicata des années plus tard.