Combien de temps garder la copie d'une pièce d'identité après l'embauche ?
Réponse courte
Le temps de la finalité, qui diffère radicalement selon la nationalité du salarié. Pour un ressortissant de pays tiers, l'article L.572-3 impose de détenir une copie de l'autorisation ou du titre de séjour pendant toute la durée de la période d'emploi, en vue d'une éventuelle inspection : la conservation est ici une obligation, et elle cesse avec l'emploi.
Pour un ressortissant de l'Union, aucune finalité ne subsiste après la vérification d'identité à l'embauche. La copie n'aurait dû être ni prise ni conservée, et sa présence au dossier constitue un traitement sans base licite.
Entre les deux, une situation intermédiaire : la copie prise pour un usage ponctuel — inscription à une formation, accès à un site sécurisé — se supprime dès que cet usage est épuisé, sans attendre la fin du contrat.
Définition
La vérification d'identité est une opération instantanée : elle se documente par une mention datée, sans conservation de l'image du document.
La détention d'une copie est un traitement continu, qui doit se justifier pendant toute sa durée. Le fait qu'elle ait été licite à un moment ne la rend pas licite indéfiniment.
Conditions d’exercice
La durée découle du fondement invoqué, et il n'y en a que trois.
| Situation | Durée | Base |
|---|---|---|
| Ressortissant de pays tiers | Toute la durée de la période d'emploi | L.572-3, paragraphe 1er, point 2 |
| Renouvellement du titre | Remplacement de la copie précédente | L.572-3 |
| Salarié détaché ressortissant de pays tiers | Durée du détachement, sur le lieu de travail | L.142-3 |
| Ressortissant de l'Union | Aucune conservation justifiée | RGPD, articles 5 et 6 |
| Usage ponctuel identifié | Jusqu'à l'épuisement de cet usage | RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) |
| Après la fin de l'emploi | Suppression, sauf action ou contrôle en cours | RGPD, article 17 |
Modalités pratiques
La revue des dossiers existants est plus utile que la définition d'une règle pour l'avenir.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Inventaire | Identifier les dossiers contenant une copie et la nationalité concernée |
| Ressortissants de l'Union | Supprimer les copies sans finalité |
| Pays tiers | Vérifier la validité du titre et remplacer la copie à chaque renouvellement |
| Fin d'emploi | Purger la copie, sauf contrôle ou action en cours |
| Accès | Restreindre pendant toute la durée de détention |
| Traçabilité | Documenter la suppression dans le procès-verbal de purge |
Pratiques et recommandations
Le dossier d'embauche standardisé est la cause de la plupart des copies inutiles : la pièce d'identité y figure pour tous, par habitude, sans que personne n'ait formulé de finalité. Réviser le modèle supprime le problème à la source, et la revue des dossiers existants le règle pour le passé.
Pour les ressortissants de pays tiers, l'obligation est continue et non ponctuelle. Une copie prise à l'embauche et jamais actualisée ne satisfait pas au texte si le titre a été renouvelé entre-temps : c'est la validité courante qui doit pouvoir être présentée lors d'une inspection.
Une demande d'effacement portant sur une copie se traite très vite. Si aucune finalité ne subsiste, la copie s'efface sans discussion ; si elle est couverte par L.572-3, le refus se motive en une phrase, en visant le texte et la durée de l'emploi.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.572-3 du Code du travail | Détention d'une copie du titre pendant toute la période d'emploi, en vue d'une éventuelle inspection |
| Article L.142-3 du Code du travail | Copie du titre du salarié détaché tenue sur le lieu de travail |
| RGPD, article 5, paragraphe 1, points b), c) et e) | Finalité, minimisation et limitation de la conservation |
| RGPD, article 6 | Base de licéité du traitement |
| RGPD, article 17 | Effacement lorsque la finalité est épuisée |
| RGPD, article 13 | Information de la personne lors de la collecte |
Note
Pour un ressortissant de pays tiers, la copie du titre se conserve pendant toute la période d'emploi, et se met à jour à chaque renouvellement. Pour un ressortissant de l'Union, aucune finalité ne la justifie : sa présence au dossier est un manquement.