Les documents RH peuvent-ils être archivés sur des supports amovibles ?
Réponse courte
Rien ne l'interdit, mais c'est le mode d'archivage qui concentre le plus de risques pour le moins d'avantages. Aucun texte n'impose de support : l'article L.614-4 vise les fichiers au même titre que les livres et registres, et la conservation peut se faire sur n'importe quel média.
L'article 32 du RGPD commande en revanche des mesures adaptées au risque, et un support amovible en présente un particulier : il se perd, se prête, quitte les locaux. Le chiffrement est ici la mesure la plus proportionnée, et son absence rend difficile de soutenir que la sécurité était adaptée.
La perte d'un tel support constitue une violation de données au sens des articles 33 et 34 : notification à la CNPD dans les 72 heures si un risque existe, information des personnes concernées si le risque est élevé. Un support chiffré change radicalement cette appréciation.
Définition
Le support amovible désigne tout média détachable du système : disque externe, clé, carte mémoire, bande de sauvegarde. Sa caractéristique décisive est pratique — il circule.
L'archivage suppose la disponibilité dans la durée. Un support amovible non testé, non dupliqué et non lisible dix ans plus tard ne remplit pas cette fonction, quelle que soit sa capacité.
Conditions d’exercice
Le support est libre ; les mesures qui l'entourent ne le sont pas.
| Exigence | Application au support amovible | Base |
|---|---|---|
| Sécurité adaptée au risque | Chiffrement, inventaire, stockage contrôlé | RGPD, article 32 |
| Disponibilité | Copie de sauvegarde et test de lisibilité | RGPD, article 32, paragraphe 1, point c) |
| Communication à l'ITM | Production dans les meilleurs délais | L.614-4 |
| Perte ou vol | Violation de données à documenter et, le cas échéant, notifier | RGPD, articles 33 et 34 |
| Sortie des locaux | À encadrer par une procédure interne | RGPD, article 32 |
| Fin de vie du support | Destruction sécurisée et documentée | RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) |
Modalités pratiques
Un support amovible s'inventorie comme un dossier : sans liste, personne ne sait ce qu'il contient.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Inventaire | Recenser les supports, leur contenu et leur détenteur |
| Chiffrement | L'appliquer systématiquement, avec gestion des clés |
| Stockage | Locaux fermés, accès tracé |
| Duplication | Prévoir une copie sur un autre média |
| Lisibilité | Tester périodiquement la restitution |
| Fin de vie | Détruire physiquement et consigner l'opération |
Pratiques et recommandations
Le support amovible est rarement le bon choix pour un archivage de dix ans. Il vieillit mal, se démagnétise, dépend d'interfaces qui disparaissent, et son contenu échappe aux politiques de purge parce qu'il n'apparaît dans aucun système. Un archivage centralisé, même modeste, est plus sûr.
Lorsqu'il est utilisé, le chiffrement change la nature du risque. Une clé perdue mais chiffrée ne présente généralement pas de risque pour les personnes concernées, ce qui modifie l'appréciation au regard des articles 33 et 34 — et cette appréciation doit être documentée dans le registre interne des violations.
Les supports oubliés sont un angle mort classique des inventaires. Ils contiennent souvent des extractions complètes de dossiers du personnel, sans durée de conservation ni responsable identifié : les recenser est le premier geste d'une politique d'archivage crédible.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 32 | Mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque |
| RGPD, article 33 | Notification d'une violation de données dans les 72 heures |
| RGPD, article 34 | Information des personnes concernées en cas de risque élevé |
| RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) | Limitation de la conservation |
| Article L.614-4 du Code du travail | Communication des fichiers à l'ITM dans les meilleurs délais |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des pièces comptables pendant dix ans |
Note
Aucun support n'est interdit, mais un média amovible non chiffré rend difficile de soutenir que la sécurité était adaptée. Recensez les supports existants : ils échappent aux inventaires et aux purges tout en contenant des dossiers entiers.