Que se passe-t-il si un salarié modifie lui-même son dossier ?
Réponse courte
Deux conséquences se cumulent, et la première est probatoire. Un document altéré par celui qui s'en prévaut perd toute force : il ne prouve plus ce qu'il énonce mais la volonté unilatérale de son auteur, et le soupçon rejaillit sur l'ensemble de ses productions. Cette règle vaut dans les deux sens, pour le salarié comme pour l'employeur.
La seconde est disciplinaire. L'altération d'un document, ou l'accès non autorisé à un dossier, constitue un fait susceptible d'être reproché — le cas échéant au titre du motif grave, sous réserve du délai d'un mois à compter de la connaissance des faits (L.124-10, paragraphe 6).
Une troisième dimension existe côté employeur : si l'accès a été possible, c'est que les mesures de sécurité étaient insuffisantes. L'article 32 du RGPD impose des mesures adaptées au risque, et la maîtrise des accès en fait partie.
Définition
L'altération est la modification du contenu d'un document existant. Elle se distingue de l'annotation, licite lorsqu'elle est visiblement postérieure, datée et attribuable.
L'accès non autorisé est le fait de consulter ou de modifier des données sans habilitation. Il constitue une violation de sécurité, indépendamment de ce qui a été fait ensuite.
Conditions d’exercice
Les conséquences dépendent de ce qui a été modifié et de la manière dont l'accès a été obtenu.
| Situation | Conséquence | Base |
|---|---|---|
| Document altéré produit en justice | Écarté, crédibilité de l'ensemble atteinte | Appréciation du juge |
| Altération frauduleuse dans un écrit | Faux et usage de faux | Code pénal |
| Accès non autorisé aux données | Violation de sécurité à documenter | RGPD, articles 32 et 33 |
| Fait reproché au salarié | Motif grave possible, dans le mois de la connaissance | L.124-10, paragraphe 6 |
| Annotation datée et attribuable | Licite | Traçabilité |
| Rectification d'une donnée inexacte | Droit du salarié, à exercer auprès de l'employeur | RGPD, article 16 |
Modalités pratiques
La réaction utile porte autant sur la sécurité que sur le fait lui-même.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Constat | Dater le constat et préserver le fichier natif sans le rouvrir |
| Comparaison | Rapprocher la version modifiée des copies et sauvegardes |
| Journalisation | Exploiter les traces d'accès pour établir l'auteur et la date |
| Sécurité | Corriger l'habilitation qui a permis l'accès |
| Violation de données | Documenter et, le cas échéant, notifier |
| Suite disciplinaire | Respecter le délai d'un mois à compter de la connaissance |
Pratiques et recommandations
La journalisation est ce qui permet de trancher. Sans traces d'accès, l'employeur ne peut établir ni qui a modifié le document, ni quand : la discussion devient une opposition de déclarations, dont l'issue est incertaine.
La voie légitime doit être rappelée au salarié. L'article 16 du RGPD lui ouvre un droit de rectification des données inexactes, exercé auprès de l'employeur et traité dans le mois : il n'a aucune raison de modifier lui-même une pièce, et cette voie retire tout prétexte.
L'accès non autorisé interroge l'organisation avant le comportement. Un dossier modifiable par la personne qu'il concerne révèle une habilitation mal réglée ; corriger cette cause est plus utile, et plus défendable devant la CNPD, que de sanctionner le seul effet.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.124-10, paragraphe (6) du Code du travail | Délai d'un mois pour invoquer un fait à compter de sa connaissance |
| RGPD, article 32 | Sécurité du traitement, dont la maîtrise des accès |
| RGPD, articles 33 et 34 | Violation de données : documentation et notification |
| RGPD, article 16 | Droit de rectification des données inexactes |
| Article 1315 du Code civil | Charge de la preuve pesant sur celui qui produit le document |
| RGPD, article 15 | Droit d'accès du salarié à ses données |
Note
Un document altéré perd toute force probante et entache les autres productions de son auteur. Rappelez la voie légitime — le droit de rectification de l'article 16 — et corrigez l'habilitation qui a rendu la modification possible.