Les frais de repas engagés lors de déplacements professionnels sont-ils remboursables ?
Réponse courte
Les frais de repas engagés lors de déplacements professionnels sont remboursables à condition que le déplacement rende impossible ou déraisonnable la prise du repas à domicile ou sur le lieu de travail habituel, et que la dépense soit justifiée par une mission professionnelle dans l'intérêt de l'employeur. Le salarié doit fournir des justificatifs détaillés et nominatifs pour chaque dépense.
Le remboursement peut se faire soit sur la base des frais réels, sur présentation des justificatifs, soit sous forme d'indemnité forfaitaire dans la limite du plafond fixé par l'Administration des contributions directes. Toute somme versée au-delà du plafond exonéré est requalifiée en avantage en nature imposable et soumise aux cotisations sociales.
Définition
Les frais de repas engagés lors de déplacements professionnels désignent les dépenses supportées par un salarié pour se nourrir lorsqu'il est amené, pour les besoins de son activité professionnelle, à s'éloigner temporairement de son lieu habituel de travail ou de sa résidence principale. Ces frais sont distincts des indemnités de déplacement et concernent uniquement les dépenses de restauration, à l'exclusion des frais d'hébergement ou de transport.
Ce type de dépense survient lorsque le salarié ne peut raisonnablement pas prendre son repas à son domicile ou sur son lieu de travail habituel, en raison de la nature ou de la durée du déplacement professionnel. Les frais de repas doivent être engagés dans l'intérêt exclusif de l'employeur.
Conditions d’exercice
Le tableau suivant récapitule les conditions de remboursement des frais de repas :
| Condition | Exigence |
|---|---|
| Déplacement professionnel | Mission justifiant l'éloignement du lieu habituel de travail |
| Impossibilité | Prise du repas à domicile ou au travail déraisonnable |
| Justificatifs | Factures / tickets nominatifs (date, lieu, montant) |
| Intérêt de l'employeur | Dépense nécessaire à la mission |
| Égalité de traitement | Application conforme à l'article L.121-6 |
| Cumul | Interdit avec chèques-repas ou repas fournis |
Modalités pratiques
Le tableau ci-dessous présente les modalités de remboursement :
| Modalité | Description |
|---|---|
| Frais réels | Paiement sur justificatifs originaux, accord préalable recommandé |
| Indemnité forfaitaire | Dans la limite du plafond fixé par circulaire ACD |
| Dépassement du plafond | Requalification en avantage en nature imposable |
| Note de frais | Détail obligatoire avec justificatifs conformes |
| Conservation | Pièces à archiver pendant 10 ans |
| Validation | Contrôle hiérarchique et RH de la conformité |
Pratiques et recommandations
Il est recommandé d'établir une politique interne précisant les conditions de prise en charge des frais de repas, les modalités de justification, les plafonds applicables et les cas d'exclusion. Cette politique doit être communiquée à l'ensemble des salariés concernés.
L'employeur doit s'assurer que les remboursements sont cohérents avec la durée et la nature du déplacement, et qu'ils ne couvrent pas des frais assimilables à des trajets domicile-travail. Il convient d'exclure du remboursement les frais engagés lorsque le salarié aurait pu raisonnablement prendre son repas à son lieu de travail habituel.
La politique de remboursement doit prévoir un encadrement humain, notamment par la désignation d'un responsable chargé de la validation des notes de frais et du contrôle de la conformité des justificatifs.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. L.221-1 Code du travail | Rémunération et distinction avec les frais professionnels |
| Art. L.121-6 Code du travail | Égalité de traitement entre salariés |
| Loi modifiée du 4 décembre 1967 (LIR) | Traitement fiscal (art. 104 et 105) |
| Circulaire LIR n° 104/2 | Plafonds d'indemnité forfaitaire repas |
| RGD du 24 décembre 1997 | Barèmes forfaitaires repas et logement |
| Code de commerce | Conservation des justificatifs (10 ans) |
Note
Conservez l'ensemble des justificatifs relatifs aux frais de repas pendant dix ans. Cette obligation de conservation s'applique tant à l'employeur qu'au salarié, afin de répondre à toute demande de l'administration fiscale ou de l'Inspection du travail et des mines lors d'un contrôle.