Quelle différence entre un remboursement au réel et un remboursement au forfait ?
Réponse courte
Le remboursement au réel consiste à indemniser le salarié sur la base des dépenses effectivement engagées, sur présentation de justificatifs probants (factures, tickets, notes détaillées). Chaque dépense doit être justifiée individuellement et correspondre à des frais strictement professionnels.
Le remboursement au forfait correspond à l'octroi d'une somme prédéterminée, indépendante du montant exact des frais réellement exposés, pour couvrir certaines catégories de dépenses professionnelles. Ce mode est réservé aux frais dont la justification individuelle serait difficile ou disproportionnée, et le montant du forfait doit rester raisonnable et en adéquation avec la réalité des dépenses constatées.
En résumé, la différence principale réside dans la base de calcul : le remboursement au réel repose sur les dépenses effectivement supportées et justifiées, tandis que le remboursement au forfait s'appuie sur un montant fixe défini à l'avance, sans lien direct avec les frais réellement engagés.
Définition
Le remboursement au réel et le remboursement au forfait sont deux modalités distinctes de prise en charge des frais professionnels engagés par un salarié dans le cadre de son activité pour le compte de l'employeur. Le remboursement au réel consiste à indemniser le salarié sur la base des dépenses effectivement supportées, sur présentation de justificatifs probants.
Le remboursement au forfait correspond à l'octroi d'une somme prédéterminée, indépendante du montant exact des frais réellement exposés, pour couvrir des catégories de dépenses professionnelles identifiées. Ces deux modalités visent à garantir que le salarié ne supporte pas de charges liées à l'exécution normale de son contrat de travail.
Conditions d’exercice
Le choix entre remboursement au réel et au forfait obéit à des conditions distinctes :
| Modalité | Conditions |
|---|---|
| Remboursement au réel | Justification précise par factures, tickets ou notes détaillées ; frais strictement professionnels et nécessaires à l'exécution du contrat |
| Remboursement au forfait | Catégories où la justification individuelle est difficile ou disproportionnée ; montants raisonnables en adéquation avec la réalité des dépenses |
| Égalité de traitement | Respect entre salariés placés dans des situations comparables |
| Traçabilité | Conservation des pièces et documentation des remboursements |
Modalités pratiques
Les deux modalités suivent des processus différenciés que l'employeur doit formaliser :
| Aspect | Au réel | Au forfait |
|---|---|---|
| Procédure | Collecte, vérification et archivage des justificatifs | Définition écrite des catégories éligibles |
| Soumission | Pièces justificatives dans un délai raisonnable | Versement selon la périodicité prévue |
| Contrôle | Conformité avec la politique et la législation fiscale | Démonstration du caractère non déguisé |
| Périodicité | À chaque demande validée | Mensuelle ou adaptée à la nature des frais |
| Validation | Intervention humaine documentée | Intervention humaine documentée |
Pratiques et recommandations
Il est recommandé de privilégier le remboursement au réel pour les frais importants, exceptionnels ou susceptibles de variation significative, afin de limiter les risques de requalification en avantage en nature. Le remboursement au forfait est adapté pour les frais récurrents de faible montant, tels que les indemnités de déplacement domicile-lieu de travail, les frais de repas ou les petites fournitures.
L'employeur doit formaliser les règles applicables dans une politique de frais claire, communiquée à l'ensemble des salariés concernés. Il convient de procéder à une révision régulière des montants forfaitaires pour s'assurer de leur adéquation avec l'évolution des coûts réels.
Toute somme versée au titre de remboursement de frais professionnels, qu'elle soit au réel ou au forfait, doit pouvoir être justifiée en cas de contrôle de l'Administration des contributions directes, de l'Inspection du travail et des mines, ou de l'Inspection générale de la sécurité sociale. La documentation des remboursements doit être conservée pendant la durée légale prévue pour la conservation des documents sociaux et fiscaux.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. L.221-1 du Code du travail | Rémunération et avantages en nature |
| Art. L.251-1 du Code du travail | Principe de non-discrimination et égalité de traitement |
| Art. L.261-1 du Code du travail | Protection de la vie privée et encadrement humain |
| Loi du 4 décembre 1967 | Impôt sur le revenu et traitement fiscal des remboursements |
| Circulaire L.I.R. n° 104/2 du 29 novembre 2017 | Modalités de remboursement au réel et au forfait, plafonds admis |
Note
L'absence de justification adéquate, le dépassement des plafonds admis ou l'absence de documentation expose l'employeur à un redressement fiscal et social. Il est essentiel de conserver l'ensemble des justificatifs, de garantir l'égalité de traitement et de documenter la politique de remboursement des frais professionnels.