Peut-on exclure certains types de frais dans le règlement intérieur ?

Réponse courte

Il est possible d’exclure certains types de frais professionnels dans le règlement intérieur, à condition que ces exclusions concernent uniquement des dépenses non indispensables à l’activité professionnelle ou à caractère personnel. Les frais strictement nécessaires à l’exécution du contrat de travail doivent obligatoirement être pris en charge par l’employeur et ne peuvent pas être exclus.

Les exclusions doivent être définies de manière précise, non discriminatoire et respecter le principe d’égalité de traitement entre les salariés. Elles doivent être clairement énumérées dans le règlement intérieur, communiqué à l’ensemble du personnel, et soumises à la consultation de la délégation du personnel conformément à la législation en vigueur.

Définition

L’exclusion de certains types de frais dans le règlement intérieur correspond à la possibilité pour l’employeur de définir, par une disposition interne, des catégories de dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle qui ne seront pas remboursées. Cette démarche permet de préciser la nature des frais professionnels admis à remboursement et ceux qui sont expressément exclus, sous réserve du respect du cadre légal applicable à la relation de travail.

Le règlement intérieur doit ainsi distinguer clairement les frais professionnels nécessaires à l’exécution du contrat de travail, qui doivent être pris en charge par l’employeur, des frais considérés comme non indispensables ou à caractère personnel, qui peuvent être exclus du remboursement.

Conditions d’exercice

L’employeur dispose d’une certaine latitude pour fixer, dans le règlement intérieur, les modalités de remboursement des frais professionnels, y compris l’exclusion de certaines catégories de dépenses. Toutefois, cette faculté est strictement encadrée par le principe selon lequel les frais engagés par le salarié pour l’exécution de ses missions, et qui sont nécessaires à l’accomplissement du travail, doivent obligatoirement être pris en charge par l’employeur.

L’exclusion ne peut donc porter que sur des frais non indispensables à l’activité professionnelle ou relevant d’un usage personnel. Toute exclusion doit être clairement définie, non discriminatoire, et ne pas porter atteinte à l’égalité de traitement entre les salariés. Elle ne peut avoir pour effet de transférer à la charge du salarié des coûts inhérents à l’exécution normale du contrat de travail.

Modalités pratiques

Pour exclure certains types de frais, le règlement intérieur doit énumérer de manière précise et exhaustive les catégories de dépenses concernées, telles que les frais de repas hors déplacement professionnel, les frais de parking non justifiés, ou encore les dépenses de loisirs non autorisées. La rédaction doit éviter toute ambiguïté afin de prévenir les contestations ultérieures.

Le règlement intérieur doit être communiqué à l’ensemble du personnel et soumis, le cas échéant, à l’avis de la délégation du personnel conformément à l’article L.414-9 du Code du travail. Les salariés doivent être informés des exclusions applicables avant l’engagement des frais. Toute modification du règlement intérieur doit suivre la même procédure d’information et de consultation.

Pratiques et recommandations

Il est recommandé de procéder à une analyse préalable des catégories de frais susceptibles d’être exclus, en tenant compte des besoins opérationnels et des usages professionnels du secteur d’activité. L’employeur doit veiller à ce que l’exclusion de certains frais ne porte pas atteinte à la bonne exécution des missions confiées aux salariés ni à l’égalité de traitement.

La rédaction du règlement intérieur doit s’appuyer sur des critères objectifs, transparents et vérifiables. Il est conseillé d’accompagner les exclusions de frais d’exemples concrets et de procédures de validation ou d’exception, afin de garantir la sécurité juridique de l’employeur et d’éviter les litiges. En cas de doute sur la légitimité d’une exclusion, une consultation préalable avec la délégation du personnel ou un conseil juridique spécialisé est recommandée.

Cadre juridique

Article L.125-7 du Code du travail : obligation pour l’employeur de prendre en charge les dépenses nécessaires à l’exécution du contrat de travail.
Article L.414-9 du Code du travail : consultation obligatoire de la délégation du personnel sur le règlement intérieur et ses modifications.
Article L.241-1 du Code du travail : principe d’égalité de traitement entre les salariés.
Article L.415-1 du Code du travail : obligation d’information et de consultation du personnel.
Jurisprudence nationale : la charge des frais strictement nécessaires à l’activité professionnelle ne peut être transférée au salarié (Cour d’appel, 27 janvier 2022, n° 45/22).

Note

L’exclusion de certains frais dans le règlement intérieur doit toujours être justifiée, proportionnée et conforme à l’intérêt de l’entreprise, sans porter préjudice aux droits essentiels des salariés. Un contrôle régulier de la conformité des exclusions avec la législation et la jurisprudence nationale est indispensable. L’employeur doit également garantir la traçabilité des décisions et l’encadrement humain des processus de validation des frais.