Faut-il systématiquement dater les documents RH pour qu'ils aient valeur probante ?
Réponse courte
Aucun texte n'impose de dater tous les documents RH, et un écrit non daté reste recevable. Mais presque tous les droits du travail se comptent en délais, et un document sans date ne permet ni de les faire courir, ni de démontrer qu'ils ont été respectés.
Trois délais suffisent à mesurer l'enjeu : un mois pour invoquer les faits d'un motif grave (L.124-10, paragraphe 6), un mois pour demander les motifs d'un licenciement et un mois pour y répondre (L.124-5), trois mois pour agir en licenciement abusif (L.124-11, paragraphe 2). L'employeur qui ne peut établir quand il a eu connaissance des faits perd le bénéfice du premier ; celui qui ne peut établir quand il a répondu s'expose à voir le licenciement déclaré abusif.
La date portée sur un document n'est d'ailleurs opposable qu'entre les parties. À l'égard des tiers, l'article 1328 du Code civil exige une date certaine, acquise par l'enregistrement, le décès d'un signataire ou la constatation dans un acte authentique.
Définition
La date rattache un écrit à un moment. Elle n'est une condition de validité que lorsqu'un texte l'exige expressément — ainsi de la notification de modification d'une clause essentielle, qui doit indiquer la date à laquelle elle sort ses effets (L.121-7).
La date certaine est autre chose : c'est la date opposable aux tiers, que l'article 1328 ne reconnaît qu'à des conditions précises. Un document antidaté entre employeur et salarié reste opposable entre eux ; il ne l'est pas à l'égard d'un tiers, par exemple un curateur ou un organisme social.
Questions fréquentes
Conditions d’exercice
La date n'est presque jamais une condition de validité, mais elle conditionne l'exercice de la quasi-totalité des droits.
| Document ou acte | Exigence relative à la date |
|---|---|
| Contrat de travail | Doit mentionner la date du début de l'exécution du contrat (L.121-4, §2) |
| Modification d'une clause essentielle | Doit indiquer la date à laquelle la modification prend effet (L.121-7) |
| Notification du licenciement | La date de l'envoi recommandé fait courir le préavis |
| Résiliation pour motif grave | Un mois à compter de la connaissance des faits (L.124-10, §6) |
| Demande et communication des motifs | Un mois pour demander, un mois pour répondre (L.124-5) |
| Reçu pour solde de tout compte | Dénonciation dans les trois mois de la signature (L.125-5, §2) |
| Opposabilité aux tiers | Suppose une date certaine au sens de l'article 1328 du Code civil |
Modalités pratiques
Dater ne suffit pas : il faut aussi pouvoir prouver que la date portée est la vraie.
| Étape | Détail |
|---|---|
| Date complète | Jour, mois et année ; une date partielle ne fait courir aucun délai |
| Date de connaissance | Consigner par écrit, le jour même, la date à laquelle les faits ont été connus |
| Preuve externe | Le cachet postal, l'en-tête d'un courriel ou un horodatage valent mieux qu'une date saisie |
| Horodatage qualifié | Pour les documents numériques engageants, il fige la date de façon opposable |
| Courriel de confirmation | Récapituler par écrit le jour des faits : la date de l'échange sert de repère |
| Registre des heures | Tenu au jour le jour selon L.211-29, il date les faits mieux qu'une reconstitution |
| Document non daté | Le corroborer par un élément daté plutôt que le compléter après coup |
Pratiques et recommandations
L'antidatation est le risque que la vigilance sur la date fait naître. Compléter la date d'un document oublié paraît anodin ; produire ensuite ce document au procès expose à une contestation d'authenticité qui contamine tout le dossier. Une pièce non datée, assumée comme telle et corroborée par un courriel du même jour, vaut mieux qu'une pièce datée après coup.
La date qui compte n'est pas toujours celle du document. Pour le motif grave, c'est la date à laquelle l'employeur a eu connaissance des faits qui déclenche le délai d'un mois — pas celle du rapport interne rédigé trois semaines plus tard. Consignez cette date au moment où l'information remonte, dans un écrit qui ne servira peut-être jamais.
Ne confondez pas date et date certaine. Entre l'employeur et le salarié, la date portée sur un écrit suffit tant qu'elle n'est pas contestée. L'article 1328 ne joue qu'à l'égard des tiers, et la question devient concrète en cas de faillite ou de transfert d'entreprise, quand un curateur ou un repreneur découvre des engagements dont il conteste l'ancienneté.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. 1328 du Code civil | Date certaine de l'acte sous seing privé à l'égard des tiers |
| Art. L.121-4, paragraphe (2) | Mentions obligatoires du contrat, dont la date du début de l'exécution |
| Art. L.121-7 | La notification de modification doit indiquer la date à laquelle elle sort ses effets |
| Art. L.124-10, paragraphe (6) | Délai d'un mois pour invoquer les faits, à compter de leur connaissance |
| Art. L.124-5 | Demande des motifs dans le mois et réponse de l'employeur dans le mois |
| Art. L.124-11, paragraphe (2) | Action en licenciement abusif dans les trois mois de la notification ou de la motivation |
Note
Aucun texte n'impose de dater tous les documents RH, mais tous les délais du droit du travail supposent une date établie. La date portée sur un écrit vaut entre les parties ; à l'égard des tiers, seule la date certaine de l'article 1328 est opposable.