Quelle est la valeur juridique d'un entretien tenu par visioconférence ?
Réponse courte
La même que celle d'un entretien en présentiel, dans la quasi-totalité des cas. Aucun texte n'impose que les échanges entre l'employeur et le salarié se tiennent physiquement, et un entretien de gestion, un point d'évaluation ou une discussion sur des difficultés se mènent valablement à distance.
L'entretien préalable de l'article L.124-2 mérite plus de prudence. Le texte impose de convoquer par lettre recommandée ou par écrit certifié par récépissé, en indiquant l'objet, la date, l'heure et le lieu de l'entretien. Il ouvre aussi au salarié le droit de se faire assister. La visioconférence ne rend pas l'entretien nul, mais elle s'éloigne de la lettre du texte et complique l'exercice effectif de l'assistance.
Côté preuve, la distance ne change rien : c'est le compte rendu écrit, transmis rapidement, qui établit ce qui s'est dit. Enregistrer la séance sans le consentement de chacun reste, en revanche, pénalement répréhensible.
Définition
L'entretien à distance est un échange tenu par un moyen de communication audiovisuelle. Le droit du travail luxembourgeois ne le régit pas et ne l'écarte pas.
L'entretien préalable est le seul entretien véritablement encadré : il s'impose à l'employeur qui occupe cent cinquante salariés au moins et envisage un licenciement. L'employeur y indique les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié.
Questions fréquentes
Conditions d’exercice
La distance n'affecte pas la validité de l'échange, mais elle affecte les garanties qui l'entourent.
| Type d'entretien | Régime |
|---|---|
| Entretien de gestion ou d'évaluation | Aucun formalisme : la visioconférence est sans difficulté |
| Entretien préalable (L.124-2) | La convocation doit indiquer date, heure et lieu, et se faire par recommandé ou récépissé |
| Droit d'assistance | Le salarié peut se faire assister ; l'organisation à distance doit le permettre réellement |
| Copie à la délégation | Copie de la convocation adressée à la délégation du personnel |
| Délai de notification | Licenciement notifié au plus tôt le lendemain et au plus tard huit jours après (L.124-2, §3) |
| Enregistrement de la séance | Interdit sans consentement de chacun (loi du 11 août 1982, art. 2) |
| Salarié absent | Le licenciement peut être notifié à compter du lendemain du jour fixé |
Modalités pratiques
Ce qui se prouve d'un entretien à distance est exactement ce qui se prouve d'un entretien en salle : rien, sauf écrit.
| Étape | Détail |
|---|---|
| Convocation | Respecter la forme du recommandé ou de l'écrit certifié par récépissé |
| Mention du lieu | Pour l'entretien préalable, proposer un lieu physique et la visioconférence en alternative |
| Assistance | S'assurer que la personne assistant le salarié peut réellement participer et échanger avec lui |
| Connexion | Prévoir un canal de repli et consigner tout incident technique |
| Compte rendu | Rédiger et adresser le compte rendu dans les jours qui suivent, en invitant à réagir |
| Enregistrement | Ne pas enregistrer, sauf accord préalable et écrit de chaque participant |
| Traçabilité | Conserver l'invitation, les journaux de connexion et le compte rendu ensemble |
Pratiques et recommandations
L'entretien préalable à distance est un risque évitable pour un gain faible. Le texte parle du lieu de l'entretien et organise une assistance dont l'effectivité suppose que le salarié et la personne qui l'assiste puissent se concerter. Un salarié qui soutiendra n'avoir pu s'entretenir librement avec son assistant, ou avoir subi une connexion défaillante, ouvre un débat inutile. Proposez le présentiel, et réservez la visioconférence aux cas où l'éloignement le justifie — un salarié détaché, un frontalier en arrêt.
Le compte rendu vaut plus que l'enregistrement, et il est licite. Rédigé le jour même, transmis avec une invitation à formuler des observations sous huitaine, il établit le contenu de l'échange sans exposer personne. L'enregistrement, lui, suppose l'accord explicite de chacun et se heurte à l'article 2 de la loi du 11 août 1982 dès qu'il est pris à l'insu d'un participant.
Documentez les incidents techniques au moment où ils surviennent. Une coupure de dix minutes signalée dans le compte rendu et suivie d'une reprise ne pose aucun problème ; la même coupure invoquée un an plus tard, sans trace, devient l'argument central du salarié.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. L.124-2, paragraphe (1) | Convocation à l'entretien préalable par recommandé ou écrit certifié : objet, date, heure et lieu ; copie à la délégation |
| Art. L.124-2, paragraphe (2) | L'employeur indique les motifs envisagés et recueille les explications du salarié et de la personne qui l'assiste |
| Art. L.124-2, paragraphe (3) | Notification au plus tôt le lendemain de l'entretien et au plus tard huit jours après |
| Loi du 11 août 1982, art. 2 | Sanction pénale de l'enregistrement de paroles prononcées en privé sans consentement |
| Art. L.261-1 | Traitement de données à des fins de surveillance : licéité et information préalable |
| Règlement (UE) 2016/679 | Traitement des données générées par l'outil de visioconférence |
Note
Un entretien à distance vaut un entretien en salle, sauf pour l'entretien préalable de L.124-2, dont le texte mentionne un lieu et organise une assistance effective. Dans tous les cas, c'est le compte rendu écrit qui fait la preuve, jamais l'enregistrement.