Comment traiter une demande d'effacement portant sur le dossier du salarié ?
Réponse courte
Pièce par pièce, dans le mois, avec un refus motivé pour chaque document conservé. Le réflexe du refus global — « ces documents sont conservés dix ans » — revendique une obligation légale là où il n'y en a pas et transforme une demande banale en réclamation devant la CNPD.
Le tri repose sur deux exceptions du RGPD : l'article 17, paragraphe 3, point b) écarte l'effacement lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale, le point e) lorsqu'il sert à constater, exercer ou défendre un droit en justice. Elles couvrent les documents visés, pour la durée visée, et rien de plus.
Le reste s'efface : candidatures non retenues, notes d'entretien, anciens organigrammes, copies de pièces d'identité sans usage. Sur le principe, voir le droit de s'opposer à la conservation d'une preuve.
Définition
Le droit à l'effacement de l'article 17 du RGPD permet à une personne d'obtenir la suppression de données qui ne sont plus nécessaires, dont le traitement était illicite, ou auxquelles elle s'oppose sans motif légitime impérieux contraire.
L'obligation de conservation est de sens inverse : elle interdit de détruire pendant un délai fixé. Ces deux règles ne s'affrontent pas, elles se répartissent le terrain. La première s'applique à ce que rien n'oblige à garder ; la seconde immobilise le reste, le temps qu'il faut.
Questions fréquentes
Conditions d’exercice
Le tri se fait document par document, jamais dossier par dossier : dans un même dossier du personnel coexistent des pièces intouchables et des pièces à supprimer.
| Type de pièce | Effacement possible | Motif |
|---|---|---|
| Fiches de salaire, décomptes, pièces comptables | Non, pendant dix ans | Article 16 du Code de commerce, à compter de la clôture de l'exercice |
| Contrat de travail et avenants | Non, tant qu'une action reste possible | Article 17, paragraphe 3, point e) du RGPD |
| Registre du temps de travail | Non | Obligation propre de l'article L.211-29 du Code du travail |
| Documents du salarié détaché | Non, pendant la durée du détachement | Article L.142-3 du Code du travail |
| Avertissement ancien, sans suite donnée | Oui | Aucune obligation de conservation, finalité épuisée |
| Candidature non retenue, notes d'entretien | Oui | Finalité atteinte à l'issue du recrutement |
| Données de surveillance sur le lieu de travail | Oui, hors procédure en cours | Durée limitée à la finalité déclarée (L.261-1) |
Modalités pratiques
Une demande d'effacement se traite dans un délai d'un mois, et un refus partiel se motive pièce par pièce — c'est le point sur lequel les contrôles se concentrent.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Réception de la demande | Accuser réception, identifier le demandeur, ouvrir le délai d'un mois |
| Inventaire | Lister les pièces détenues et rattacher chacune à une finalité et à une durée |
| Décision | Effacer ce qui n'est pas couvert par une obligation ou une action possible |
| Motivation du refus partiel | Indiquer, pour chaque pièce conservée, le texte ou la prescription invoqués |
| Alternative à l'effacement | Limiter le traitement plutôt que le maintenir en accès courant (article 18 du RGPD) |
| Information du salarié | Rappeler la possibilité de saisir la CNPD |
| À l'expiration du délai | Effacer sans nouvelle demande : la conservation cesse d'être licite |
Pratiques et recommandations
Le refus global est la faute la plus courante. Répondre « ces documents sont conservés dix ans » pour l'ensemble d'un dossier revient à revendiquer une obligation légale là où il n'y en a pas, et transforme une demande banale en réclamation devant la CNPD. Le refus se justifie ligne à ligne, ou pas du tout.
L'inverse existe aussi : effacer par excès de zèle. Détruire des pièces alors qu'un litige est pendant ou qu'une action reste ouverte prive l'employeur de sa propre défense, et la charge de la preuve continue de peser sur celui qui invoque un fait (article 1315 du Code civil). La limitation du traitement offre la sortie : les données sortent de l'usage courant sans quitter le dossier.
Le vrai travail se fait en amont, dans une politique de durées. Un tableau associant chaque catégorie de pièces à une finalité, une durée et un fondement permet de traiter une demande d'effacement en quelques heures. Sans lui, chaque demande relance le même examen — voir les durées de conservation par nature de document.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article 17, paragraphe 3, point b) du RGPD | Le droit à l'effacement ne s'applique pas au traitement nécessaire au respect d'une obligation légale |
| Article 17, paragraphe 3, point e) du RGPD | Exception pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice |
| Article 5, paragraphe 1, point e) du RGPD | Limitation de la conservation à la durée nécessaire à la finalité |
| Article 18 du RGPD | Limitation du traitement, alternative à l'effacement |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des documents comptables pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice |
| Article L.261-1 du Code du travail | Traitement des données à des fins de surveillance : licéité et information préalable |
| Article 2277 du Code civil | Prescription triennale des salaires et arrérages |
Note
Le droit à l'effacement cède devant une obligation légale de conservation, mais seulement pour les pièces qu'elle vise et le temps qu'elle dure. Motivez le refus pièce par pièce, et effacez le reste dans le mois.