Quelle est la durée maximale de conservation d’un extrait de casier judiciaire ?
Réponse courte
La durée maximale de conservation d’un extrait de casier judiciaire par l’employeur est de trois mois à compter de sa réception. Passé ce délai, l’extrait doit être détruit de manière sécurisée, sauf si une obligation légale impose une conservation plus longue.
L’employeur ne peut conserver qu’une mention du fait que le document a été présenté et vérifié, sans en garder une copie, sauf justification particulière, documentée et conforme à la législation. Toute conservation au-delà de trois mois doit être justifiée par une obligation légale expresse.
Définition
L’extrait de casier judiciaire est un document officiel délivré par le Parquet Général du Grand-Duché de Luxembourg. Il atteste de l’existence ou de l’absence de condamnations pénales à l’encontre d’une personne. Dans le cadre des ressources humaines, il peut être exigé lors du recrutement pour certains postes sensibles, notamment ceux impliquant la sécurité, la confiance ou la protection de personnes vulnérables.
L’extrait de casier judiciaire constitue une donnée à caractère personnel particulièrement sensible au sens du Code du travail luxembourgeois et de la loi modifiée du 1er août 2018 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel.
Conditions d’exercice
L’employeur ne peut exiger la production d’un extrait de casier judiciaire que si la nature du poste le justifie objectivement. Cette exigence doit reposer sur une base légale ou être strictement nécessaire à l’évaluation de l’aptitude du candidat au regard des exigences du poste.
L’employeur doit informer la personne concernée de la finalité de la collecte, de la durée de conservation, des destinataires des données et de ses droits en matière de protection des données. L’égalité de traitement et la non-discrimination doivent être respectées lors de la demande et de l’utilisation de l’extrait.
Modalités pratiques
La conservation de l’extrait de casier judiciaire doit être limitée à la durée strictement nécessaire à la réalisation de la finalité ayant justifié sa collecte. La Commission nationale pour la protection des données (CNPD) recommande une durée maximale de conservation de trois mois à compter de la réception de l’extrait par l’employeur.
Passé ce délai, l’extrait doit être détruit de manière sécurisée, sauf si une obligation légale impose une conservation plus longue. L’employeur ne peut conserver qu’une mention du fait que le document a été présenté et vérifié, sans en conserver une copie, sauf justification particulière, documentée et conforme à la législation.
Pratiques et recommandations
L’accès à l’extrait de casier judiciaire doit être limité aux seules personnes habilitées, dans le respect du principe de confidentialité. Il est recommandé de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles garantissant la sécurité du document, telles que le chiffrement et la traçabilité des accès.
L’employeur doit tenir un registre des traitements relatifs à ce type de document et pouvoir démontrer, en cas de contrôle, le respect du principe de minimisation des données et de limitation de la conservation. Toute conservation au-delà de trois mois doit être justifiée par une obligation légale expresse et faire l’objet d’une analyse d’impact relative à la protection des données.
Cadre juridique
- Code du travail luxembourgeois :
- Loi modifiée du 1er août 2018 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel :
- Articles 5, 6, 9, 13 (principes de licéité, limitation de la finalité, minimisation, droits des personnes concernées)
- Loi du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire
- Lignes directrices de la CNPD (notamment sur la durée de conservation des extraits de casier judiciaire)
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) :
- Articles 5, 9, 13 (applicables en droit luxembourgeois)
Note
La conservation d’un extrait de casier judiciaire au-delà de trois mois expose l’employeur à des sanctions administratives et pénales en cas de contrôle par la CNPD, sauf justification légale expresse. Il est impératif de détruire tout extrait non strictement nécessaire, de documenter les procédures internes de gestion de ces documents et d’assurer un encadrement humain dans le traitement de ces données sensibles.