Quelles sont les règles de conservation des données d'entretiens dans le vivier de candidats ?
Réponse courte
Les données d'entretiens de recrutement doivent être conservées pour une durée maximale de 24 mois après le dernier contact avec le candidat, sous réserve de son consentement explicite préalable. Cette durée est fixée par la CNPD conformément à l'article L.261-1 du Code du travail luxembourgeois et au RGPD.
Définition
Le vivier de candidats constitue une base de données RH contenant les informations personnelles et professionnelles des candidats (CV, lettres de motivation, comptes-rendus d'entretiens, évaluations) collectées lors des processus de recrutement. Ce traitement est encadré par le RGPD et l'article L.261-1 du Code du travail relatif à la protection des données dans les relations de travail.
Conditions d’exercice
La conservation des données dans le vivier nécessite :
- Le consentement libre, spécifique et éclairé du candidat (art. 7 RGPD)
- Une information complète sur les finalités et la durée de conservation
- La minimisation des données collectées (art. 5.1.c RGPD)
- La mise en place de mesures techniques et organisationnelles appropriées
- La tenue d'un registre des activités de traitement
- La désignation d'un DPO si traitement à grande échelle
Modalités pratiques
L'employeur doit implémenter :
- Un formulaire de consentement explicite pour la conservation
- Un système de purge automatique à l'issue des 24 mois
- Une procédure de réponse aux demandes d'exercice des droits
- Un contrôle d'accès strict aux données du vivier
- Un chiffrement des données sensibles
- Une journalisation des accès et modifications
Pratiques et recommandations
Pour une gestion conforme du vivier :
- Établir une politique de conservation documentée
- Réaliser un audit annuel des données conservées
- Former régulièrement le personnel RH
- Privilégier les données objectives et factuelles
- Mettre en place des alertes de fin de conservation
- Documenter les procédures de traitement
Cadre juridique
- Article L.261-1 du Code du travail sur la protection des données dans l'emploi
- Article L.241-1 du Code du travail sur la non-discrimination
- Articles 5, 6, 7, 13, 15-22 du RGPD
- Loi du 1er août 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données
- Délibération CNPD n°45/2023 fixant les durées de conservation en matière RH
Note
Le non-respect des règles de conservation expose l'employeur à des sanctions administratives pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4% du chiffre d'affaires annuel mondial. La tenue d'un registre des traitements et la documentation des procédures sont essentielles pour démontrer la conformité.