Un salarié peut-il cumuler une indemnité kilométrique avec un remboursement carburant ?
Réponse courte
Le cumul d'une indemnité kilométrique avec un remboursement de carburant est strictement interdit pour un même déplacement professionnel au Luxembourg. L'indemnité kilométrique, fixée à 0,30€/km en 2025, inclut déjà tous les frais liés à l'utilisation du véhicule personnel, carburant compris.
Définition
L'indemnité kilométrique constitue un remboursement forfaitaire destiné à couvrir l'ensemble des frais liés à l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles (carburant, entretien, assurance, dépréciation). Le remboursement de carburant représente quant à lui la prise en charge des dépenses réelles de carburant sur justificatifs.
Conditions d’exercice
Pour être conforme à la législation luxembourgeoise, l'employeur doit :
- Choisir une seule modalité de remboursement par déplacement
- Respecter le barème kilométrique officiel en vigueur
- Documenter précisément chaque déplacement professionnel
- Conserver les justificatifs pendant la durée légale de 10 ans
- Appliquer le même système à tous les salariés (principe d'égalité)
Modalités pratiques
L'employeur doit formaliser dans une politique interne :
- Le mode de remboursement choisi (forfait kilométrique ou frais réels)
- Les justificatifs requis (relevé kilométrique détaillé, tickets de carburant)
- La procédure de validation et de contrôle
- Les délais de transmission des justificatifs
- Les modalités de versement
Pratiques et recommandations
Pour une gestion optimale, il est recommandé de :
- Mettre en place un système de suivi numérique des déplacements
- Effectuer des contrôles réguliers pour éviter les doubles remboursements
- Former les managers aux règles de validation des notes de frais
- Établir une procédure claire de contestation
- Actualiser régulièrement la politique selon les évolutions réglementaires
Cadre juridique
- Article L.121-9 du Code du travail relatif aux frais professionnels
- Article L.162-12(4) du Code du travail sur l'égalité de traitement
- Règlement grand-ducal du 14 décembre 2024 fixant les barèmes kilométriques
- Article 115-13 de la Loi modifiée du 4 décembre 1967 concernant l'impôt sur le revenu
- Circulaire LIR n°104/2 du 29 mai 2024 de l'Administration des contributions directes
Note
Le non-respect de l'interdiction de cumul expose l'employeur à un redressement fiscal avec majoration de 40% et à la requalification des sommes en avantage en nature imposable. Une attention particulière doit être portée à la traçabilité des remboursements.