Un salarie peut-il demander a obtenir le releve des trajets enregistres pour sa voiture de fonction par l'employeur ?
Réponse courte
Oui, le salarie a le droit d'obtenir le releve des trajets enregistres par l'employeur, des lors que ces donnees sont nominatives ou identifiantes, conformement a l'art. 15 du RGPD (droit d'acces) et a la loi du 1er aout 2018. L'exercice de ce droit ne necessite aucune justification. L'employeur doit repondre dans un delai d'un mois en fournissant une copie des donnees dans un format comprehensible.
L'employeur ne peut restreindre l'acces que dans des cas exceptionnels (protection des droits d'autrui, securite de l'entreprise, secrets d'affaires) et doit justifier toute restriction de maniere documentee et proportionnee. Un refus injustifie expose l'employeur a des sanctions de la CNPD et a une action judiciaire du salarie. L'information prealable sur l'existence du traitement est obligatoire (art. L.261-1 du Code du travail).
Définition
Le releve de trajets regroupe l'ensemble des donnees collectees par l'employeur sur les deplacements effectues avec un vehicule de societe : dates, heures, trajets, points de depart et d'arrivee, distances parcourues, donnees GPS ou telematiques. Ces donnees peuvent aussi etre utilisees dans le cadre du blocage a distance du vehicule. Ces informations constituent des donnees a caractere personnel des qu'elles permettent d'identifier directement ou indirectement le salarie. Le droit d'acces est un droit fondamental garanti par le RGPD.
Questions fréquentes
Conditions d’exercice
Le droit d'acces du salarie est soumis a des conditions precises.
| Condition | Detail |
|---|---|
| Donnees identifiantes | Le salarie doit etre identifie ou identifiable par les donnees collectees |
| Aucune justification requise | Le salarie n'a pas a motiver sa demande |
| Delai de reponse | Un mois maximum a compter de la reception de la demande (art. 12 RGPD) |
| Restrictions exceptionnelles | Droits d'autrui, securite, secrets d'affaires, avec justification proportionnee |
| Information prealable | Le salarie doit avoir ete informe de l'existence du traitement (art. L.261-1, art. 13-14 RGPD) |
Modalités pratiques
La procedure de demande et de reponse suit des etapes precises.
| Etape | Detail |
|---|---|
| Demande du salarie | Par ecrit (recommande ou courriel), pour garantir la tracabilite |
| Accuse de reception | L'employeur confirme la reception et le delai de traitement |
| Reponse sous un mois | Copie des donnees dans un format comprehensible et electronique si demande |
| Contenu de la reponse | Donnees collectees, finalite du traitement, duree de conservation, destinataires, origine des donnees |
| Refus motive | En cas de restriction, justification ecrite et proportionnee |
| Recours du salarie | Plainte aupres de la CNPD ou saisine des juridictions competentes |
Pratiques et recommandations
Informer les salaries des la mise en place d'un systeme de suivi sur l'existence, la finalite et la duree du traitement des donnees de geolocalisation, conformement a l'art. 13 du RGPD et a l'art. L.261-1.
Mettre en place une procedure interne de gestion des demandes d'acces, avec un formulaire dedie et un suivi des reponses, pour garantir le respect du delai d'un mois.
Limiter la collecte de donnees de trajets aux besoins strictement necessaires et fixer une duree de conservation coherente avec la finalite du traitement.
Inscrire le traitement des donnees de geolocalisation dans le registre des traitements (art. 30 RGPD) et realiser une AIPD si le traitement presente un risque eleve. L'encadrement de ces traitements gagne a etre integre dans la car policy de l'entreprise.
Conserver la tracabilite de toutes les demandes d'acces et des reponses fournies pour se premunir en cas de controle de la CNPD.
Cadre juridique
Le cadre juridique applicable repose sur les textes suivants.
| Reference | Objet |
|---|---|
| Art. L.261-1 Code du travail | Surveillance des salaries et traitement de donnees dans les relations de travail |
| Reglement UE 2016/679 (RGPD) | Protection des donnees a caractere personnel |
| Art. 12, 13, 14, 15 RGPD | Droit d'acces, information, transparence |
| Art. 30 RGPD | Registre des activites de traitement |
| Loi du 1er aout 2018 | Protection des personnes a l'egard du traitement des donnees et CNPD |
| Lignes directrices CNPD | Geolocalisation des vehicules d'entreprise |
Note
Le droit d'acces est un droit fondamental dont l'exercice ne peut etre entrave par l'employeur sans justification proportionnee. La CNPD peut infliger des sanctions administratives en cas de refus injustifie ou de reponse tardive. L'employeur a interet a mettre en place une procedure interne efficace pour traiter les demandes d'acces dans les delais.