Comment informer les nouveaux embauchés de l'existence du canal de signalement ?
Réponse courte
Le point 6° de l'article 7 (1) de la loi du 16 mai 2023 fixe une obligation de résultat sans en imposer la forme : l'entité met à disposition des informations claires et facilement accessibles. Aucun support, aucun moment de remise, aucune preuve individuelle ne sont prescrits, et le texte ne vise pas spécifiquement l'embauche.
Son contenu réserve en revanche une surprise. Le texte impose d'informer sur les procédures de signalement auprès des autorités compétentes et, le cas échéant, auprès des institutions, organes ou organismes de l'Union européenne, puis de fournir des informations appropriées sur l'utilisation des canaux internes. La voie externe n'est donc pas un complément facultatif de la notice : elle en est le premier objet.
Une notice qui présenterait le canal interne comme un passage obligé serait contraire au texte. L'article 5 se borne à encourager à privilégier l'interne lorsque la violation peut y être efficacement traitée et qu'il n'y a pas de risque de représailles, tandis que l'article 16 autorise la saisine directe d'une autorité compétente.
Définition
L'information sur le dispositif de signalement est le sixième et dernier des éléments obligatoires de la procédure interne. Elle est conçue comme une mise à disposition permanente, et non comme une notification adressée à chaque personne : le critère légal est l'accessibilité et la clarté, appréciées du point de vue de celui qui cherche à signaler. Elle porte sur deux objets distincts, les procédures externes auprès des autorités compétentes et l'utilisation des canaux internes, le second n'absorbant jamais le premier.
Conditions d’exercice
L'obligation ne se limite ni aux nouveaux embauchés, ni au personnel présent dans l'entreprise.
| Élément | Détail |
|---|---|
| Contenu imposé | Procédures de signalement auprès des autorités compétentes et, le cas échéant, des institutions de l'Union européenne, puis utilisation des canaux internes (art. 7 (1), point 6°) |
| Critère de forme | Informations claires et facilement accessibles, sans support ni formalisme imposés |
| Public obligatoire | Les travailleurs de l'entité, seuls destinataires dont l'accès au canal est de droit (art. 6 (1)) |
| Public facultatif | Indépendants, actionnaires, membres des organes, bénévoles, stagiaires et personnes travaillant sous la supervision de sous-traitants, si l'entité leur ouvre le canal |
| Anciens salariés et candidats | Protégés pour les informations obtenues dans une relation achevée ou lors du recrutement (art. 2 (2) et (3)) |
| Absence d'information | Manquement au titre de l'article 7 (1), susceptible de l'amende administrative de l'article 18 (5) |
Modalités pratiques
Ce que la notice doit exposer découle directement des règles qui gouvernent le traitement du signalement.
| Aspect | Détail |
|---|---|
| Formes de dépôt | Par écrit ou oralement, par téléphone ou messagerie vocale, et sur demande par rencontre en personne dans un délai raisonnable (art. 7 (2)) |
| Langues | Une des trois langues administratives ou toute autre langue admise par l'entité |
| Délais annoncés | Accusé de réception sous sept jours, retour d'information dans un délai n'excédant pas trois mois |
| Condition de la protection | Motifs raisonnables de croire que les informations étaient véridiques au moment du signalement, et non bonne foi (art. 4) |
| Confidentialité | Identité non divulguée sans consentement exprès, hors des membres du personnel autorisés (art. 22) |
| Coordonnées externes utiles | Inspection du travail et des mines, alert.externe@itm.etat.lu et (+352) 247-76104 |
Pratiques et recommandations
Le livret d'accueil qui se limite à décrire la boîte de réception interne rate l'objet principal du point 6°, lequel nomme les autorités compétentes avant les canaux internes. Rappeler l'existence de la voie externe n'affaiblit pas le dispositif : l'entreprise n'a le choix qu'entre la mentionner elle-même ou laisser le salarié la découvrir ailleurs, une fois le signalement parti.
La preuve de remise individuelle, souvent érigée en priorité, ne répond pas à l'exigence légale. Le critère est l'accessibilité permanente, or la protection couvre aussi les candidats à l'embauche et les anciens salariés, qui n'ont plus accès aux outils internes. Une page publique du site de l'entreprise satisfait mieux le texte qu'un accusé de réception signé le premier jour et classé au dossier.
L'endroit où l'on place la notice détermine la procédure à suivre pour la modifier. Intégrée au règlement intérieur, elle relève de l'avis de la délégation du personnel prévu à l'article L.414-3 (1) et, dès cent cinquante salariés, d'une décision d'un commun accord au titre de l'article L.414-9, point 6°, y compris pour chaque mise à jour ultérieure des coordonnées.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. 7 (1), point 6° de la loi du 16 mai 2023 | Mise à disposition d'informations claires et facilement accessibles sur les procédures externes et internes |
| Art. 7 (1), points 2° et 5° | Accusé de réception sous sept jours et retour d'information sous trois mois |
| Art. 7 (2) | Formes de dépôt, langues admises et rencontre en personne sur demande |
| Art. 5 et 16 | Encouragement au signalement interne et faculté de saisir directement une autorité compétente |
| Art. 2 (2) et (3) | Protection des anciens salariés et des candidats |
| Art. 4 | Motifs raisonnables de croire à la véracité au moment du signalement |
| Art. 18 (5) | Amende administrative de 1 500 à 250 000 euros, notamment pour absence de procédure conforme |
| Art. L.414-3 (1) et L.414-9, point 6° du Code du travail | Avis de la délégation sur le règlement intérieur et codécision dès cent cinquante salariés |
Note
La loi du 16 mai 2023 n'impose ni entretien d'information, ni signature, ni délai de remise à l'embauche, et une politique qui promet ces formalités crée une obligation contractuelle que l'entreprise devra tenir. Le seul standard opposable est celui d'une information claire et facilement accessible.