Le canal de signalement interne doit-il être accessible en permanence ?
Réponse courte
Selon la loi du 16 mai 2023, le canal de signalement interne n'a pas l'obligation d'être surveillé 24h/24, mais doit être techniquement accessible à tout moment pour permettre le dépôt d'un signalement. Un accusé de réception doit être fourni dans les 7 jours et un retour sur les suites données dans un délai raisonnable n'excédant pas 3 mois.
Définition
Le canal de signalement interne est un dispositif sécurisé permettant aux travailleurs de signaler des violations présumées du droit luxembourgeois. Il doit garantir la stricte confidentialité de l'identité de l'auteur du signalement, des personnes concernées et des informations recueillies, conformément à l'article 9 de la loi du 16 mai 2023.
Conditions d’exercice
L'obligation de mettre en place un canal de signalement s'applique à :
- Toute entité juridique du secteur privé comptant 50 salariés ou plus
- Toutes les entités juridiques du secteur public
- Les entités relevant du champ d'application des actes de l'Union européenne visés
Le canal doit être accessible aux salariés, mais aussi aux anciens salariés, candidats, stagiaires et personnes travaillant sous la supervision de contractants et fournisseurs.
Modalités pratiques
Le canal de signalement doit :
- Être accessible 24h/24 pour le dépôt des signalements via au moins un des moyens suivants : plateforme en ligne, adresse email dédiée, courrier postal ou ligne téléphonique
- Garantir la confidentialité des échanges
- Permettre des signalements écrits et/ou oraux
- Fournir un accusé de réception sous 7 jours
- Assurer un suivi diligent par une personne ou un service désigné
- Donner un retour dans un délai maximum de 3 mois
Pratiques et recommandations
Il est recommandé de :
- Privilégier une plateforme numérique sécurisée accessible en permanence
- Mettre en place une procédure claire de traitement des signalements
- Former les personnes en charge du dispositif
- Informer régulièrement le personnel sur l'existence et le fonctionnement du canal
- Documenter chaque étape du processus
- Prévoir une solution de backup en cas de dysfonctionnement technique
Cadre juridique
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Loi du 16 mai 2023 relative à la protection des lanceurs d'alerte :
- Article 8 : Obligation d'établir des canaux de signalement interne
- Article 9 : Procédures de signalement interne et suivi
- Article 10 : Protection de la confidentialité
- Article 11 : Traitement des données à caractère personnel
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Code du travail luxembourgeois :
Note
La disponibilité technique permanente du canal ne signifie pas une obligation de traitement immédiat des signalements. L'important est de respecter les délais légaux de 7 jours pour l'accusé de réception et de 3 mois maximum pour le retour sur les suites données.