Une procédure interne peut-elle prévoir plusieurs niveaux de traitement des alertes ?
Réponse courte
Oui. La loi du 16 mai 2023 n'impose aucune architecture particulière et envisage même la dissociation : l'article 7 (1), 3° précise que la personne ou le service chargé du suivi peut être le même que celui qui reçoit les signalements, ce qui admet à l'inverse qu'ils soient distincts.
Deux exigences bornent cette liberté. Le service qui assure le suivi doit être impartial et compétent, et les délais restent inchangés quel que soit le nombre de paliers : sept jours pour l'accusé de réception, trois mois au plus pour le retour d'information à compter de cet accusé.
La contrainte la plus sensible est la confidentialité. Chaque niveau supplémentaire élargit le cercle des personnes qui apprennent l'identité de l'auteur, alors que l'article 22 (1) réserve cette information aux membres du personnel autorisés compétents pour recevoir les signalements ou en assurer le suivi. Un comité qui ne relève d'aucune de ces deux fonctions n'a pas à connaître le nom.
Définition
Un niveau de traitement est un palier organisationnel auquel un signalement est examiné : cellule de réception, référent conformité, comité d'éthique, direction générale. La loi ne connaît que deux fonctions — recevoir et assurer le suivi — et laisse l'entité les répartir entre autant d'intervenants qu'elle le juge utile.
Le suivi lui-même est largement défini : toute mesure prise pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à la violation, y compris l'enquête interne ou la clôture de la procédure.
Conditions d’exercice
L'échelonnement ne modifie ni le point de départ des délais, ni le débiteur des obligations.
| Élément | Détail |
|---|---|
| Dissociation admise | Le service chargé du suivi peut être le même que celui qui reçoit les signalements, sans obligation (art. 7 (1), 3°) |
| Impartialité | Exigée de la personne ou du service désigné pour assurer le suivi (art. 7 (1), 3°) |
| Continuité du contact | Le service désigné maintient la communication avec l'auteur, lui demande des informations et lui fournit le retour (art. 7 (1), 3°) |
| Accusé de réception | Sept jours à compter de la réception, quel que soit le niveau saisi (art. 7 (1), 2°) |
| Retour d'information | Trois mois au plus à compter de l'accusé de réception (art. 7 (1), 5°) |
| Gestion mixte | Le canal peut être géré en interne ou fourni par un tiers, les exigences de l'art. 7 (1) s'appliquant à ce tiers (art. 6 (4)) |
Modalités pratiques
Le passage d'un niveau à l'autre est un transfert d'information nominative, et c'est à ce titre qu'il doit être encadré.
| Aspect | Détail |
|---|---|
| Accès à l'identité | Réservé aux membres du personnel autorisés compétents pour recevoir les signalements ou en assurer le suivi (art. 22 (1)) |
| Escalade sans identité | Un niveau consultatif peut être saisi sur un dossier expurgé, la loi ne réservant l'accès qu'aux fonctions de réception et de suivi |
| Dérogation à la confidentialité | Uniquement en cas d'obligation nécessaire et proportionnée imposée par la loi ou le droit de l'Union, dans le cadre d'enquêtes ou de procédures judiciaires (art. 22 (2)) |
| Information préalable de l'auteur | Due avant divulgation de son identité, sauf risque de compromettre l'enquête, avec explication écrite des motifs (art. 22 (3)) |
| Données non pertinentes | Effacées sans retard injustifié si collectées accidentellement (art. 23 (2)) |
| Sanction | L'atteinte à la confidentialité figure parmi les cinq manquements passibles de 1 500 à 250 000 euros (art. 18 (3) et (5)) |
Pratiques et recommandations
Le conflit d'intérêts est le seul motif d'escalade que la loi rende juridiquement nécessaire : quand le signalement met en cause le référent lui-même ou sa ligne hiérarchique, l'impartialité exigée par l'article 7 (1), 3° n'est plus assurée et un autre intervenant doit prendre le relais. Une procédure à niveau unique sans voie de dérogation est donc structurellement fragile.
L'erreur inverse consiste à faire remonter chaque dossier au comité de direction. Outre le délai, cette pratique diffuse l'identité de l'auteur auprès de personnes qui n'exercent ni la réception ni le suivi, ce qui sort du périmètre de l'article 22 (1) — et l'atteinte à la confidentialité se sanctionne indépendamment de tout préjudice constaté.
Un point de calendrier est régulièrement négligé : les trois mois courent depuis l'accusé de réception, non depuis la saisine du second niveau. Une procédure qui accorde « deux mois par palier » aboutit mécaniquement au dépassement, lequel ouvre à l'auteur la divulgation publique protégée.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. 3, point 12° de la loi du 16 mai 2023 | Définition du suivi, dont l'enquête interne et la clôture de la procédure |
| Art. 6 (4) de la loi du 16 mai 2023 | Canal géré en interne ou fourni par un tiers |
| Art. 7 (1), 2°, 3° et 5° de la loi du 16 mai 2023 | Accusé de réception, service impartial désigné et retour d'information |
| Art. 22 (1) à (3) de la loi du 16 mai 2023 | Devoir de confidentialité, dérogations et information préalable de l'auteur |
| Art. 23 (2) de la loi du 16 mai 2023 | Effacement des données manifestement non pertinentes |
| Art. 24, 1° de la loi du 16 mai 2023 | Divulgation publique protégée en l'absence de mesure appropriée dans le délai |
| Art. 18 (3) et (5) de la loi du 16 mai 2023 | Amende administrative de 1 500 à 250 000 euros, notamment pour atteinte à la confidentialité |
Note
Le nombre de niveaux est libre, mais chacun doit se rattacher à la réception ou au suivi pour justifier l'accès à l'identité de l'auteur. Les délais de sept jours et de trois mois se calculent sur l'ensemble du parcours, non palier par palier.