Quelle documentation interne faut-il produire pour encadrer l'utilisation d'une pointeuse ?
Réponse courte
L'utilisation d'une pointeuse impose la production de plusieurs documents internes complémentaires. L'employeur doit rédiger une information individuelle écrite pour chaque salarié conformément à l'article L.261-1 du Code du travail et à l'article 13 du RGPD, établir un registre des activités de traitement conformément à l'article 30 du RGPD, et formaliser les règles de pointage dans le règlement interne ou une note de service.
Dans les entreprises de 150 salariés et plus, le procès-verbal de consultation de la délégation du personnel est obligatoire (article L.414-9). Si le traitement présente un risque élevé, une analyse d'impact (AIPD) doit être réalisée conformément à l'article 35 du RGPD. L'ensemble de cette documentation doit être conservé et tenu à disposition de l'ITM et de la CNPD.
Définition
La documentation interne relative à la pointeuse désigne l'ensemble des documents écrits que l'employeur doit produire, conserver et mettre à disposition pour encadrer le dispositif de contrôle du temps de travail. Elle comprend les documents d'information, de consultation, de conformité RGPD et d'organisation interne.
La pointeuse étant un dispositif de surveillance, soumis à la base légale du pointage de la collecte, au sens de l'article L.261-1 du Code du travail et un traitement de données à caractère personnel, la documentation doit couvrir à la fois les obligations du Code du travail et celles de la législation sur la protection des données.
Questions fréquentes
Conditions d’exercice
La documentation interne doit couvrir l'ensemble des obligations légales.
| Document | Fondement |
|---|---|
| Information individuelle écrite | Article L.261-1 du Code du travail et article 13 du RGPD : finalité, modalités, durée de conservation, droits, base légale, engagement de non-utilisation |
| Registre des activités de traitement | Article 30 du RGPD : description du traitement, catégories de données, finalités, destinataires, durée de conservation |
| Procès-verbal de consultation | Article L.414-9 du Code du travail : consultation de la délégation du personnel (entreprises de 150 salariés et plus) |
| Règlement interne ou note de service | Description des modalités de pointage, obligations, sanctions, procédure de correction |
| AIPD | Article 35 du RGPD : obligatoire si le traitement présente un risque élevé (surveillance systématique, biométrie) |
| Politique de conservation | Durées de conservation et procédure de suppression |
Modalités pratiques
La production de la documentation obéit à un ordre logique.
| Étape | Détail |
|---|---|
| Registre des traitements | Inscrire le traitement au registre avant la mise en oeuvre |
| AIPD si nécessaire | Réaliser l'analyse d'impact si le traitement présente un risque élevé |
| Consultation | Soumettre le projet à la délégation du personnel et formaliser l'avis par procès-verbal |
| Règlement interne | Intégrer les règles de pointage dans le règlement interne (codécision pour entreprises de 150+) |
| Information individuelle | Remettre à chaque salarié le document d'information avant la mise en oeuvre |
| Conservation | Archiver l'ensemble des documents et les tenir à disposition de l'ITM et de la CNPD |
Pratiques et recommandations
Constituer un dossier unique, intégré au règlement intérieur, regroupant l'ensemble de la documentation relative à la pointeuse, afin de pouvoir le présenter rapidement en cas de contrôle de l'ITM ou de la CNPD.
Mettre à jour la documentation en cas de modification du dispositif et recommencer la procédure de consultation et d'information.
Conserver les preuves de remise de l'information individuelle à chaque salarié (accusés de réception, émargements) pour pouvoir démontrer le respect de l'obligation d'information préalable.
Réviser annuellement la documentation pour s'assurer de sa conformité aux évolutions légales et techniques.
Désigner un responsable interne chargé de la tenue et de la mise à jour de la documentation relative à la pointeuse.
Cadre juridique
Les principales dispositions applicables sont les suivantes.
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.261-1 du Code du travail | Information préalable sur les dispositifs de surveillance (finalité, modalités, engagement de non-utilisation) |
| Article L.414-9 du Code du travail | Codécision avec la délégation du personnel (entreprises de 150 salariés et plus) |
| Article L.211-29 du Code du travail | Obligation de tenue du registre du temps de travail |
| Article 13 du RGPD | Information à fournir lors de la collecte de données |
| Article 30 du RGPD | Registre des activités de traitement |
| Article 35 du RGPD | Analyse d'impact pour les traitements à risque élevé |
| Loi du 1er août 2018 | Protection des données à caractère personnel |
Note
L'absence de documentation conforme rend le dispositif de pointage illicite et les données collectées irrecevables comme preuve en cas de litige. L'employeur doit pouvoir présenter à tout moment l'ensemble de la documentation à l'ITM et à la CNPD. La documentation doit être conservée pendant toute la durée d'utilisation du dispositif.