Comment traiter les données de pointage d'un salarié en longue maladie ?
Réponse courte
Lorsqu'un salarié est en longue maladie, son contrat de travail est suspendu conformément à l'article L.121-6 du Code du travail. Le système de pointage ne doit plus enregistrer d'activité pour ce salarié, mais les données antérieures inscrites au registre du travail doivent être conservées pendant la durée légale de cinq ans prévue à l'article L.211-29. L'employeur ne peut pas supprimer ces données avant l'expiration du délai de conservation.
Les données de pointage accumulées avant l'arrêt maladie restent soumises aux obligations de confidentialité et de protection prévues par la loi du 1er août 2018. L'accès à ces données doit être restreint aux personnes habilitées et ne peut servir qu'aux finalités initialement déclarées, notamment le calcul de la rémunération et le contrôle du temps de travail.
Définition
La longue maladie désigne une période d'incapacité de travail prolongée pendant laquelle le salarié est couvert par un certificat médical et perçoit, selon la durée de l'absence, soit son salaire maintenu par l'employeur (pendant les 77 premiers jours), soit des indemnités pécuniaires de maladie versées par la Caisse nationale de santé (CNS).
Le traitement des données de pointage issues de la obligation de pointage en période de longue maladie concerne la gestion des enregistrements existants, la suspension de la collecte de nouvelles données et la préparation technique du retour éventuel du salarié.
Conditions d’exercice
Le traitement des données de pointage d'un salarié en longue maladie doit respecter les conditions suivantes.
| Condition | Description |
|---|---|
| Suspension du pointage | Dès réception du certificat médical, le profil de pointage du salarié doit être désactivé ou mis en veille |
| Conservation des données | Les enregistrements antérieurs sont conservés pendant 5 ans minimum (art. L.211-29) |
| Restriction d'accès | Seules les personnes habilitées (RH, paie) peuvent consulter les données de pointage du salarié absent |
| Interdiction d'exploitation | Les données de pointage ne peuvent pas être utilisées pour justifier un licenciement pendant la période protégée |
Modalités pratiques
La gestion technique du pointage en cas de longue maladie suit un processus en plusieurs étapes.
| Étape | Action |
|---|---|
| Signalement de l'absence | Enregistrer l'absence maladie dans le système sans mention du diagnostic médical |
| Désactivation du badge | Suspendre l'accès au terminal de pointage pour éviter des enregistrements erronés |
| Archivage des données | S'assurer que les données historiques de pointage restent accessibles pour un éventuel contrôle ITM |
| Préparation du retour | Réactiver le profil de pointage lors de la reprise, en ajustant les paramètres si un mi-temps thérapeutique est prescrit |
Pratiques et recommandations
Automatiser la suspension du pointage dès l'enregistrement d'un arrêt maladie prolongé dans le système RH, afin d'éviter les incohérences entre les données de présence et le statut réel du salarié.
Sécuriser les données de pointage archivées contre tout accès non autorisé, en appliquant les mesures techniques prévues par le registre des activités de traitement RGPD.
Informer le salarié de ses droits d'accès à ses propres données de pointage, y compris pendant la période de suspension du contrat.
Prévoir une procédure de purge automatique des données de pointage à l'expiration du délai légal de conservation, pour respecter le principe de limitation de la durée de stockage.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. L.121-6 du Code du travail | Suspension du contrat de travail pour incapacité de travail |
| Art. L.211-29 du Code du travail | Obligation de conservation du registre du temps de travail (5 ans) |
| Art. L.261-1 du Code du travail | Encadrement du traitement des données de surveillance |
| Loi du 1er août 2018 | Protection des données à caractère personnel, durée de conservation |
| Art. L.121-6, §3 du Code du travail | Protection contre le licenciement pendant l'incapacité de travail (26 semaines) |
Note
La longue maladie ne fait pas disparaître les données de pointage antérieures. L'employeur doit veiller à la cohérence entre le système de pointage, la paie et les déclarations sociales pendant toute la durée de l'absence, puis lors de la reprise du travail.