Comment gérer le pointage d'un salarié dont l'accès aux locaux est suspendu pendant une procédure de licenciement ?
Réponse courte
Lorsqu'un salarié est dispensé d'activité ou fait l'objet d'une mise à pied conservatoire pendant une procédure de licenciement, son accès physique aux locaux peut être suspendu. Le badge de la obligation de pointage ou le profil de pointage doit alors être désactivé pour des raisons de sécurité, tout en maintenant un enregistrement dans le registre du temps de travail reflétant le statut contractuel du salarié.
Pendant une dispense d'activité avec maintien de rémunération, le contrat de travail reste en vigueur et le salarié conserve ses droits. Le registre du travail prévu à l'article L.211-29 du Code du travail doit mentionner la période de dispense. En cas de mise à pied conservatoire, la situation dépend du maintien ou de la suspension de la rémunération selon les circonstances du licenciement.
Définition
La dispense d'activité (ou dispense de prestation de travail) est la décision de l'employeur de libérer le salarié de son obligation de travailler pendant la période de préavis ou pendant une procédure disciplinaire, généralement avec maintien de la rémunération. Le contrat de travail n'est pas suspendu ; seule l'obligation de prestation est levée.
La mise à pied conservatoire est une mesure provisoire prise dans l'attente d'une décision définitive (licenciement avec faute grave ou entretien préalable). Elle entraîne la suspension de l'accès aux locaux et, selon les cas, le maintien ou la suspension de la rémunération.
Conditions d’exercice
La gestion du pointage varie selon la situation du salarié.
| Situation | Pointage | Rémunération | Badge |
|---|---|---|---|
| Dispense d'activité avec maintien de salaire | Enregistrement comme absence autorisée payée | Maintenue intégralement | Désactivé |
| Mise à pied conservatoire (faute grave invoquée) | Enregistrement comme suspension | Suspendue jusqu'à la décision définitive | Désactivé |
| Préavis avec dispense | Enregistrement comme dispense de préavis | Maintenue (indemnité compensatrice) | Désactivé |
| Préavis effectué | Pointage normal | Maintenue | Actif |
Modalités pratiques
La désactivation du badge et la gestion administrative du pointage nécessitent une procédure coordonnée.
| Étape | Description |
|---|---|
| Notification écrite | Remettre au salarié une notification précisant la dispense d'activité, sa durée et ses conditions |
| Désactivation du badge | Désactiver immédiatement le badge dans le système de pointage pour interdire l'accès physique |
| Code d'absence | Créer ou utiliser un code d'absence spécifique (dispense, mise à pied) dans le système de pointage |
| Information du service paie | Transmettre les informations au service paie pour le calcul de la rémunération (maintien ou suspension) |
| Conservation des données | Conserver les données de pointage antérieures selon les délais légaux (minimum 3 ans) |
| Restitution du badge | Prévoir la restitution du badge physique lors de la remise de la lettre de dispense |
Pratiques et recommandations
Dissocier la désactivation du badge (mesure de sécurité) de la suspension éventuelle de la rémunération (décision juridique). La désactivation du badge ne constitue pas en soi une sanction et ne préjuge pas de l'issue de la procédure de licenciement.
Documenter précisément la date et l'heure de désactivation du badge dans le système de pointage, car cette information peut être utile en cas de contestation devant le tribunal du travail.
Informer le salarié par écrit des modalités de la dispense, y compris la désactivation de son accès et les conséquences sur le pointage.
Conserver l'ensemble des données de pointage du salarié concerné au-delà de la durée normale de conservation si un contentieux est en cours ou prévisible, afin de préserver les éléments de preuve nécessaires.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. L.211-29 du Code du travail | Registre du temps de travail, mentions obligatoires |
| Art. L.124-2 du Code du travail | Préavis de licenciement et dispense de prestation |
| Art. L.124-10 du Code du travail | Licenciement avec effet immédiat pour faute grave |
| Art. L.261-1 du Code du travail | Encadrement de la surveillance des salariés |
| RGPD | Conservation des données de pointage proportionnée à la finalité |
| Loi du 1er août 2018 | Protection des données à caractère personnel |
Note
La désactivation du badge d'un salarié en cours de licenciement doit être gérée avec précaution pour éviter toute humiliation publique ou atteinte à la dignité du salarié. Une désactivation brutale et visible devant les collègues pourrait être invoquée devant le tribunal du travail comme un élément de harcèlement ou de traitement vexatoire.