Une GED RH doit-elle intégrer les dossiers de mobilité ?
Réponse courte
Oui, une GED RH doit intégrer les dossiers de mobilité, car ils font partie du dossier individuel du salarié et retracent son parcours professionnel, dans le respect des obligations de protection des données personnelles et de bonne gestion RH. L'intégration de ces dossiers est nécessaire pour assurer la traçabilité du parcours professionnel de chaque salarié.
La conservation électronique est admise si l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des documents sont garanties, et si l'accès est limité aux personnes habilitées. Il est recommandé d'intégrer systématiquement les dossiers de mobilité dans la GED RH pour une gestion centralisée et conforme.
Définition
La gestion électronique des documents (GED) RH désigne l'ensemble des dispositifs numériques permettant la création, la conservation, l'archivage et la sécurisation des documents relatifs aux ressources humaines. Les dossiers de mobilité regroupent les demandes, décisions, avenants contractuels, évaluations et correspondances relatifs aux changements de poste, mutations, promotions, détachements ou reclassements.
Conditions d’exercice
L'intégration des dossiers de mobilité dans une GED RH est soumise à des obligations légales précises.
| Obligation | Détail |
|---|---|
| Dossier individuel | Constitution et mise à jour obligatoires |
| Conservation électronique | Admise si intégrité, confidentialité et disponibilité garanties |
| Accès restreint | Limité aux personnes habilitées |
| Proportionnalité | Respect des principes de nécessité et d'égalité de traitement |
Modalités pratiques
L'intégration des dossiers dans une GED RH nécessite le respect de plusieurs exigences techniques et organisationnelles.
| Aspect | Détail |
|---|---|
| Numérisation | Fidèle des documents papier, indexation précise |
| Traçabilité | Des accès et modifications |
| Durée de conservation | Minimum 5 ans après la fin de la relation de travail |
| Accessibilité | Documents accessibles en cas de contrôle ITM ou de litige |
| Information des salariés | Nature des documents, finalité, droits d'accès et de rectification (RGPD) |
Pratiques et recommandations
Intégrer systématiquement les dossiers de mobilité dans la GED RH assure une gestion centralisée et facilite la traçabilité des parcours professionnels. Des procédures internes précises pour la création, la validation, l'archivage et la consultation des documents doivent être mises en place.
S'assurer que les solutions de GED respectent les exigences techniques en matière de sécurité des données (chiffrement, gestion des droits d'accès, sauvegarde régulière) est indispensable. L'encadrement humain des traitements automatisés doit être garanti.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. L.261-1 Code du travail | Protection des données personnelles dans la relation de travail |
| Loi du 1er août 2018 (RGPD) | Licéité, proportionnalité, sécurité, confidentialité, droits des personnes |
| Art. 12 à 23 du RGPD | Droits d'accès, rectification, opposition, effacement, information |
| ITM | Contrôle de la conformité des pratiques de gestion documentaire RH |
Note
Réalisez régulièrement des audits de conformité de votre GED RH pour garantir la sécurité, l'intégrité et la licéité du traitement des dossiers de mobilité.