L'employeur peut-il conserver une copie de la pièce d'identité du salarié ?
Réponse courte
Seulement s'il peut dire pourquoi. Aucun texte n'impose de conserver une copie de la carte d'identité ou du passeport d'un salarié, et aucun ne l'interdit : la question se règle entièrement par le RGPD, qui exige une base de licéité et une finalité déterminée.
Deux situations la justifient sans difficulté. Le titre de séjour et l'autorisation de travail d'un ressortissant de pays tiers, dont l'employeur doit pouvoir établir la vérification. Et les documents du salarié détaché, pour lesquels l'article L.142-3 impose expressément de tenir à disposition la copie de l'autorisation ou du titre de séjour.
Hors de ces cas, la copie est difficile à justifier : la vérification d'identité à l'embauche se fait par présentation du document, et rien n'oblige à en garder l'image. Le matricule national, transmis au Centre commun, suffit à identifier le salarié dans les traitements courants.
Définition
La vérification d'identité est l'opération par laquelle l'employeur s'assure que la personne engagée est bien celle qu'elle prétend être. Elle se fait par présentation du document et peut se documenter par une simple mention datée.
La conservation d'une copie est un traitement distinct : elle crée un fichier de données d'identification, avec photographie et parfois numéro de document, dont il faut justifier la nécessité, la durée et la sécurité.
Conditions d’exercice
Tout dépend de la finalité qui rend la copie nécessaire.
| Situation | Copie justifiée | Fondement |
|---|---|---|
| Vérification d'identité à l'embauche | Non | Une mention datée de la vérification suffit |
| Ressortissant de pays tiers : titre de séjour et autorisation de travail | Oui | Obligation de s'assurer de la régularité de l'occupation |
| Salarié détaché au Luxembourg | Oui | L.142-3 : copie du titre de séjour à tenir à disposition |
| Constitution du dossier de paie | Non | Le matricule national identifie le salarié |
| Accès à des sites ou fonctions réglementés | Selon le cas | Dépend de la réglementation sectorielle invoquée |
| Conservation après le départ du salarié | Non, en principe | La finalité s'épuise avec la relation de travail |
Modalités pratiques
Quand la copie est justifiée, ce sont sa durée et son accès qui doivent être encadrés.
| Point | Marche à suivre |
|---|---|
| Finalité | L'inscrire au registre des traitements, avec la base de licéité retenue |
| Information du salarié | Indiquer la finalité, la durée et les destinataires au moment de la collecte |
| Accès | Restreindre aux personnes dont les fonctions le justifient |
| Durée | Aligner sur la validité du titre ou sur la durée du détachement |
| Fin de la relation | Supprimer, sauf obligation subsistante |
| Copies inutiles déjà détenues | Les effacer plutôt que d'attendre une demande du salarié |
Pratiques et recommandations
Le dossier d'embauche standardisé est la cause la plus fréquente de copies inutiles : la pièce d'identité y figure par habitude, pour tous les salariés, sans que personne n'ait jamais formulé la finalité. Une revue du modèle de dossier règle la question définitivement, et allège le traitement.
Pour les ressortissants de pays tiers, la logique s'inverse : l'employeur doit pouvoir démontrer que l'occupation était régulière, et la copie du titre en constitue la preuve la plus simple. Sa durée de conservation suit la validité du titre, avec les renouvellements successifs.
Une demande d'effacement portant sur une copie de pièce d'identité se traite d'ailleurs très vite. Si aucune finalité ne subsiste, la copie s'efface sans discussion ; si elle est couverte par une obligation, le refus se motive en une phrase, en visant le texte applicable.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 5, paragraphe 1, points b) et c) | Finalité déterminée et minimisation des données |
| RGPD, article 6 | Bases de licéité du traitement |
| RGPD, article 13 | Information de la personne concernée lors de la collecte |
| RGPD, article 17 | Droit à l'effacement lorsque la finalité est épuisée |
| Article L.142-3 du Code du travail | Salarié détaché : copie de l'autorisation ou du titre de séjour à tenir à disposition |
| Code de la sécurité sociale, article 425 | Déclaration d'entrée au Centre commun, qui attribue le matricule identifiant le salarié |
Note
Rien n'impose ni n'interdit la copie de la pièce d'identité : c'est la finalité qui décide. Elle se justifie pour le titre de séjour d'un ressortissant de pays tiers et pour le salarié détaché, difficilement ailleurs.