Sous quelle forme le registre du temps de travail doit-il être tenu ?
Réponse courte
Au choix de l'employeur : l'article L.211-29 vise « un registre spécial ou un fichier », sans autre exigence de forme. Papier relié, tableur, module d'un logiciel de gestion des temps ou système de badgeage conviennent également, dès lors qu'ils portent les mentions imposées.
Une seule contrainte est ferme, et elle est de disponibilité : le registre doit être présenté à toute demande des membres de l'inspectorat. L'article L.614-4 confirme que le format numérique ne fait pas obstacle au contrôle, puisqu'il vise expressément les fichiers — et qu'il exige la communication « dans les meilleurs délais ».
Aucune durée de conservation n'est fixée. Le registre se garde le temps utile au contrôle et à la prescription salariale de trois ans, sauf dans le transport routier où L.214-7 impose deux ans au moins après la période couverte.
Définition
Le registre spécial est le support historique, tenu à la main et paginé. Le fichier est son équivalent électronique, admis au même titre depuis la modification de 2017.
Le choix entre les deux est libre, mais il emporte des conséquences pratiques : un fichier se modifie sans trace visible, ce qui déplace la question de la forme vers celle de l'intégrité.
Conditions d’exercice
La valeur du registre tient à ce que l'employeur peut démontrer sur son contenu, le support restant libre.
| Support | Admis | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Registre papier paginé | Oui | Les ratures et ajouts doivent rester lisibles et datés |
| Tableur | Oui | Aucune trace des modifications : à figer périodiquement par export |
| Logiciel de gestion des temps | Oui | Vérifier qu'il produit les cinq mentions de L.211-29, rétributions comprises |
| Badgeage ou pointeuse | Oui | Traitement soumis à l'article L.261-1 : information préalable de la délégation ou de l'ITM |
| Registre tenu par un prestataire externe | Oui | L'employeur reste responsable de la présentation immédiate |
| Reconstitution mensuelle à partir des plannings | Non | Le registre constate le travail effectué, non l'horaire prévu |
Modalités pratiques
Le contrôle ne prévient pas : ce qui compte est la capacité à produire le registre le jour même, dans un format lisible.
| Point | Marche à suivre |
|---|---|
| Accessibilité | Prévoir un export imprimable, indépendant du logiciel qui l'a produit |
| Intégrité | Figer les périodes closes par un export daté, voire horodaté |
| Corrections | Documenter la correction et son motif plutôt que d'écraser la donnée |
| Salariés concernés | Couvrir tout le personnel, sans distinction de statut ni d'horaire |
| Conservation | Aligner sur la prescription salariale de trois ans, davantage en cas de litige |
| Transport routier | Conserver au moins deux ans après la période couverte, avec les données de l'unité embarquée |
Pratiques et recommandations
Le tableur est le support le plus répandu et le plus fragile. Il satisfait au texte, mais un fichier vivant ne prouve rien sur son état à une date passée. Un export mensuel en PDF, daté et archivé, suffit à figer chaque période close sans changer d'outil ni engager de dépense.
Le passage au badgeage change de régime. Dès que le dispositif sert à contrôler l'activité des salariés, l'article L.261-1 s'applique : base de licéité du RGPD et information préalable de la délégation du personnel ou, à défaut, de l'ITM. Un système installé sans cette formalité produit des données contestables dès l'origine, ce qui prive le registre de sa fonction.
Une bonne pratique consiste enfin à remettre au salarié, sur demande, un relevé de ses heures. Le Code l'impose dans le transport routier ; ailleurs, il désamorce la plupart des réclamations avant qu'elles ne deviennent des litiges.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.211-29 du Code du travail | Registre spécial ou fichier, mentions imposées, présentation à toute demande de l'inspectorat |
| Article L.614-4 du Code du travail | Communication de tous livres, registres, fichiers et documents dans les meilleurs délais |
| Article L.214-7 du Code du travail | Transport routier : conservation d'au moins deux ans après la période couverte et copie remise au salarié sur demande |
| Article L.261-1 du Code du travail | Traitement à des fins de surveillance : licéité et information préalable de la délégation ou de l'ITM |
| Article L.221-2 du Code du travail | Prescription triennale de l'action en paiement des salaires |
Note
Le registre se tient sur papier ou sous forme de fichier, indifféremment, mais il doit être présenté à toute demande de l'inspectorat. Figez les périodes closes par un export daté : un tableur vivant ne prouve rien sur son état passé.