L'employeur peut-il scanner les documents RH puis détruire le papier ?
Réponse courte
Oui, mais seulement dans un cas précis : lorsque la copie a été réalisée par un prestataire certifié PSDC au sens de la loi du 25 juillet 2015. Elle bénéficie alors d'une présomption de conformité à l'original, y compris lorsque le papier a été détruit.
Une numérisation interne produit une copie recevable, mais dépourvue de présomption. Si l'authenticité est sérieusement contestée, le juge peut exiger l'original — devenu introuvable —, et celui qui l'a détruit supporte les conséquences de cette impossibilité.
Deux catégories échappent à toute destruction : les actes dont la signature manuscrite peut être discutée — contrat, avenant, transaction, reçu pour solde de tout compte — et les documents dont la valeur tient précisément au support d'origine.
Définition
La numérisation est la reproduction d'un document papier sous forme de fichier. Elle est libre et n'appelle aucune formalité tant que l'original subsiste.
La dématérialisation au sens de la loi de 2015 est autre chose : c'est l'opération réalisée dans des conditions certifiées, qui permet de substituer la copie à l'original.
Conditions d’exercice
La destruction du papier ne se décide pas par catégorie de document mais par procédé de copie.
| Situation | Destruction possible | Motif |
|---|---|---|
| Copie réalisée par un prestataire PSDC | Oui | Présomption de conformité à l'original |
| Numérisation interne, original conservé | Sans objet | L'original reste disponible |
| Numérisation interne, original détruit | Déconseillée | Aucune présomption, original inaccessible |
| Acte engageant dont la signature peut être discutée | Non | L'original est la seule pièce vérifiable |
| Pièces comptables | Oui, sous réserve de la certification | Article 16 du Code de commerce |
| Document signé électroniquement | Sans objet | C'est le fichier signé qu'il faut conserver |
Modalités pratiques
Le projet se conduit par lots, en commençant par les catégories les moins sensibles.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Inventaire | Distinguer les pièces dont l'original importe des autres |
| Prestataire | Vérifier la certification PSDC, son périmètre et sa validité |
| Traçabilité | Conserver l'attestation de certification en vigueur au jour de la copie |
| Contrôle qualité | Vérifier la lisibilité et l'exhaustivité des copies avant destruction |
| Destruction | Broyage documenté par un procès-verbal daté |
| Archivage | Conserver la copie certifiée selon la durée applicable à l'original |
Pratiques et recommandations
La certification doit être valide au jour de la copie, non au jour où la question se pose. Conserver l'attestation en vigueur à cette date vaut mieux que la produire des années plus tard, lorsque le prestataire aura changé de statut ou disparu.
Le contrôle qualité avant destruction est souvent négligé. Une page manquante, un verso non numérisé ou une signature illisible ne se corrigent plus une fois le papier broyé : un échantillonnage systématique évite de découvrir le défaut au moment du litige.
La destruction doit être documentée comme une opération, non subie comme une conséquence. Un procès-verbal indiquant le périmètre, la date, le procédé et le fondement transforme une disparition en décision assumée — distinction que le juge fait immédiatement.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Loi du 25 juillet 2015 | Statut PSDC et présomption de conformité de la copie à l'original détruit |
| Article 1322-1 du Code civil | Conditions de la signature électronique |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des pièces comptables pendant dix ans, quel que soit le support |
| Loi du 17 juillet 2020 | ILNAS, organe de contrôle des services de confiance |
| Article 1315 du Code civil | Charge de la preuve pesant sur celui qui produit la copie |
| Article L.614-4 du Code du travail | Communication des fichiers à l'ITM |
Note
Seule une copie réalisée par un prestataire certifié PSDC permet de détruire l'original en conservant la force probante. Vérifiez que la certification était valide au jour de la copie, et contrôlez la qualité avant le broyage.