Que doit contenir une politique d'archivage RH ?
Réponse courte
Une ligne par catégorie de pièces, avec trois colonnes : la finalité, la durée et le fondement qui la produit. Rien de plus n'est exigé, et rien de moins ne fonctionne.
Le RGPD ne fixe aucune durée. Il impose de les déterminer, de les inscrire au registre des activités de traitement (article 30) et de s'y tenir : l'écart entre la durée annoncée et l'état réel des systèmes est le manquement le plus simple à constater lors d'un contrôle.
Deux mécanismes complètent le dispositif et manquent presque toujours dans les premières versions : la suspension de la purge dès qu'un litige naît ou devient prévisible, et le traitement des sauvegardes, où la donnée survit à la suppression opérée dans l'application. Sans ces deux mécanismes, la politique détruit ce qu'il fallait garder et conserve ce qu'il fallait purger.
Définition
La politique d'archivage est un document interne. Elle n'a pas de forme imposée, mais elle sert de référence commune à trois obligations : répondre aux demandes d'accès, justifier les refus d'effacement, et démontrer la limitation de la conservation.
Le registre des traitements est le document opposable. La politique l'alimente ; c'est le registre que la CNPD demande.
Conditions d’exercice
Chaque ligne de la politique se rattache à un fondement, faute de quoi la durée n'est qu'une convenance.
| Catégorie | Durée | Fondement |
|---|---|---|
| Pièces comptables et de paie | Dix ans après la clôture de l'exercice | Article 16 du Code de commerce |
| Contrat et avenants | Tant qu'une action reste possible | Prescriptions applicables |
| Dossier de rupture | Un an au moins après la notification | L.124-11, paragraphe 2 |
| Registre du temps de travail | Le temps du contrôle et de la prescription salariale | L.211-29 et L.221-2 |
| Données de surveillance | Durée annoncée dans l'information préalable | L.261-1 |
| Candidatures non retenues | Fin du recrutement, sauf accord du candidat | RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) |
Modalités pratiques
Une politique utile tient sur une page et se teste : c'est son application qui se contrôle, pas sa rédaction.
| Élément | Ce qu'il doit prévoir |
|---|---|
| Périmètre | Applications, archives papier et supports amovibles |
| Responsabilités | Qui purge, qui autorise, qui documente |
| Calendrier | Échéances par catégorie et par exercice |
| Suspension | Gel automatique dès réception d'une réclamation écrite |
| Sauvegardes | Durée de rétention propre, articulée avec la purge |
| Traçabilité | Procès-verbaux de destruction datés |
Pratiques et recommandations
La durée annoncée engage. Inscrire trois ans au registre puis conserver dix ans crée une contradiction documentée par l'entreprise elle-même ; inscrire la durée réellement pratiquée, avec son fondement, se défend sans difficulté.
Les archives papier sont l'angle mort le plus fréquent. La politique décrit les applications et oublie les cartons, alors que ceux-ci contiennent les dossiers les plus anciens, souvent sans inventaire ni responsable. Les y faire entrer est l'action la plus rentable.
La politique doit être testée au moins une fois. Simuler une demande d'accès portant sur un salarié ancien révèle en quelques heures les copies oubliées — messagerie d'un responsable parti, dossier partagé, site fermé — et c'est cette cartographie qui rend le document crédible.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) | Limitation de la conservation à la durée nécessaire |
| RGPD, article 30 | Registre des activités de traitement et durées prévues |
| RGPD, article 17, paragraphe 3 | Exceptions à l'effacement : obligation légale et défense d'un droit |
| RGPD, article 32 | Sécurité, y compris pour les archives |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des pièces comptables pendant dix ans |
| Article L.261-1 du Code du travail | Durée annoncée pour les données de surveillance |
Note
Une ligne par catégorie : finalité, durée, fondement. Prévoyez la suspension de la purge en cas de litige et le sort des sauvegardes, les deux mécanismes qui manquent dans presque toutes les premières versions.