Quels droits le salarié a-t-il sur l'exactitude de son dossier ?
Réponse courte
Le droit d'obtenir la rectification des données inexactes, sans avoir à justifier d'un intérêt : l'article 16 du RGPD lui permet également de faire compléter les données incomplètes, y compris par une déclaration complémentaire.
L'employeur doit y répondre dans le mois (article 12) et, s'il rectifie, notifier la correction à chaque destinataire auquel les données avaient été communiquées — organisme social, prestataire de paie, assureur —, à moins que cela ne se révèle impossible ou ne demande des efforts disproportionnés (article 19).
Une limite tient à l'objet du droit. Il porte sur des données, non sur des appréciations : un salarié peut faire corriger une date d'entrée erronée ou une qualification mal reportée, non une évaluation dont il conteste le jugement. Pour celle-ci, la voie est la déclaration complémentaire, qui figure au dossier à côté de l'appréciation.
Définition
La rectification corrige une donnée inexacte. La complétion ajoute une donnée manquante, éventuellement sous forme de déclaration émanant de la personne concernée.
L'appréciation est un jugement de valeur. Elle n'est ni exacte ni inexacte au sens du RGPD, et échappe donc à la rectification proprement dite.
Conditions d’exercice
Le droit s'exerce différemment selon la nature de l'élément contesté.
| Élément | Voie ouverte | Base |
|---|---|---|
| Date, identité, qualification erronées | Rectification | RGPD, article 16 |
| Donnée incomplète | Complétion, y compris par déclaration complémentaire | RGPD, article 16 |
| Appréciation contestée | Déclaration complémentaire versée au dossier | RGPD, article 16 |
| Donnée sans finalité | Effacement | RGPD, article 17 |
| Contestation en cours d'examen | Limitation du traitement | RGPD, article 18 |
| Données communiquées à des tiers | Notification de la rectification | RGPD, article 19 |
Modalités pratiques
Une rectification se traite comme une demande d'accès : par inventaire, dans le délai.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Réception | Dater la demande et identifier l'élément contesté |
| Vérification | Rapprocher la donnée des pièces d'origine |
| Rectification | Corriger sans supprimer l'historique, par une pièce datée |
| Appréciation | Verser la déclaration complémentaire du salarié |
| Destinataires | Notifier la correction à ceux qui avaient reçu la donnée |
| Réponse | Informer le salarié dans le mois, en motivant tout refus |
Pratiques et recommandations
La déclaration complémentaire est l'outil le plus utile et le moins employé. Face à une évaluation contestée, elle permet de faire figurer la position du salarié à côté de celle de l'employeur, sans modifier le document d'origine — solution qui satisfait généralement l'intéressé et renforce le caractère contradictoire du dossier.
La notification aux destinataires est régulièrement oubliée. Une donnée corrigée en interne mais restée fausse chez le prestataire de paie ou l'organisme social produit ses effets ailleurs, et l'obligation de l'article 19 vise précisément cette situation.
Une demande de rectification révèle souvent une erreur réelle. La traiter comme une contestation de principe fait perdre l'occasion de corriger une donnée qui produira, tôt ou tard, une conséquence sur un calcul de préavis, d'ancienneté ou d'indemnité.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 16 | Droit de rectification et de complétion, y compris par déclaration complémentaire |
| RGPD, article 19 | Notification de la rectification aux destinataires |
| RGPD, article 12 | Réponse dans le mois et motivation du refus |
| RGPD, article 18 | Limitation du traitement pendant la vérification |
| RGPD, article 15 | Droit d'accès, préalable habituel à la rectification |
| Article L.121-4 du Code du travail | Mentions du contrat, source de nombreuses données rectifiables |
Note
Le droit porte sur les données, non sur les appréciations : celles-ci se contestent par une déclaration complémentaire versée au dossier. Toute rectification doit être notifiée aux destinataires qui avaient reçu la donnée.