Quels documents RH faut-il supprimer à l'expiration de leur durée de conservation ?
Réponse courte
Tous ceux qu'aucune obligation ni action possible ne justifie plus de conserver. La règle est inverse de l'intuition : la conservation est l'exception, l'effacement le principe, dès lors que la finalité est épuisée.
Deux fondements seulement font échec à la purge. L'obligation légale — les dix ans de l'article 16 du Code de commerce pour tout ce qui relève de la comptabilité — et la défense d'un droit en justice, expressément visée par l'article 17, paragraphe 3, point e) du RGPD.
Ce qui doit partir en premier est identifiable sans analyse : candidatures non retenues, notes d'entretien sans suite, anciens organigrammes, copies de pièces d'identité sans finalité, données de pointage au-delà de la durée annoncée, avertissements anciens jamais suivis d'effet. Aucune analyse n'est nécessaire pour ces catégories : leur finalité s'est épuisée d'elle-même.
Définition
La purge est la suppression organisée des données arrivées au terme de leur durée. Elle se distingue de l'anonymisation, qui conserve la donnée en la détachant de la personne — opération utile pour les statistiques, mais irréversible pour être valable.
La suspension est le mécanisme qui interrompt la purge sur un périmètre déterminé, dès qu'un litige naît ou devient prévisible.
Conditions d’exercice
L'examen se fait par catégorie, en cherchant le fondement qui justifierait de garder.
| Catégorie | Sort à l'échéance | Motif |
|---|---|---|
| Pièces comptables et de paie | Conservation dix ans après la clôture de l'exercice | Article 16 du Code de commerce |
| Contrat et avenants | Conservation tant qu'une action reste possible | Prescriptions applicables |
| Candidatures non retenues | Suppression à l'issue du recrutement | Finalité épuisée |
| Notes d'entretien et appréciations informelles | Suppression | Aucune obligation, données accessibles au salarié |
| Copies de pièces d'identité sans finalité | Suppression | RGPD, articles 5 et 6 |
| Données de surveillance | Suppression à l'échéance annoncée | L.261-1 et durée déclarée |
| Pièces concernées par un litige | Suspension de la purge | RGPD, article 17, paragraphe 3, point e) |
Modalités pratiques
Une purge se prépare, s'exécute et se documente : sans trace, elle se discute comme une destruction opportune.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Calendrier | Traiter par exercice pour les pièces comptables, par salarié pour le dossier individuel |
| Vérification préalable | Contrôler l'absence de litige ou de contrôle en cours |
| Exécution | Supprimer dans les systèmes actifs, les sauvegardes et les archives papier |
| Procès-verbal | Dater, décrire le périmètre et conserver le document |
| Anonymisation | La réserver aux usages statistiques, et s'assurer qu'elle est irréversible |
| Copies dispersées | Traiter les messageries et les postes de travail, souvent oubliés |
Pratiques et recommandations
Les sauvegardes sont le point faible de toute purge. Supprimer une donnée dans l'application sans traiter les copies de sauvegarde laisse subsister le traitement, et la démonstration de l'effacement échoue au premier contrôle. La politique doit prévoir la durée de rétention des sauvegardes et l'articuler avec les échéances de purge.
La suspension se formalise. Une réclamation écrite, une convocation, une demande de motifs suffisent à rendre un litige prévisible : à partir de là, toute destruction sur le périmètre concerné devient difficile à expliquer, même exécutée par un automatisme.
La purge est aussi une protection. Conserver au-delà de la finalité expose à une sanction de la CNPD, mais aussi à ce que le salarié découvre, par son droit d'accès, des pièces anciennes que rien ne justifiait de garder — et qui alimentent souvent la contestation plutôt que la défense.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) | Conservation limitée à la durée nécessaire à la finalité |
| RGPD, article 17 | Droit à l'effacement et ses exceptions |
| RGPD, article 17, paragraphe 3, points b) et e) | Obligation légale et défense d'un droit en justice |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des pièces comptables pendant dix ans |
| Article L.261-1 du Code du travail | Durée de conservation annoncée pour les données de surveillance |
| RGPD, article 30 | Registre des traitements mentionnant les durées prévues |
Note
L'effacement est le principe et la conservation l'exception : seules l'obligation légale et la défense d'un droit en justice la justifient. Traitez les sauvegardes en même temps que les systèmes actifs, et suspendez la purge dès qu'une réclamation écrite arrive.