Faut-il l'accord des salariés pour dématérialiser leurs dossiers ?
Réponse courte
Non. L'employeur organise librement l'archivage de ses propres documents, et aucun texte ne subordonne le choix du support à l'accord des personnes concernées. Le consentement n'est d'ailleurs pas la base licite adaptée ici : la gestion du dossier repose sur l'exécution du contrat et sur des obligations légales, non sur une adhésion volontaire.
Ce qui est dû, en revanche, c'est l'information. L'article 13 du RGPD impose de communiquer les finalités, les destinataires et les durées de conservation, et le registre des traitements doit refléter le nouveau mode de conservation.
Une exception existe : lorsque la dématérialisation change la façon dont les documents sont remis au salarié, les conditions de l'article L.121-4 s'appliquent — accès effectif, possibilité d'enregistrer et d'imprimer, justificatif de transmission conservé — et le salarié dépourvu d'équipement doit se voir proposer le papier.
Définition
La dématérialisation interne porte sur la conservation par l'employeur. Elle ne concerne que lui.
La remise dématérialisée porte sur la transmission au salarié. Elle le concerne directement et obéit à des conditions précises.
Conditions d’exercice
Le régime dépend de ce que la dématérialisation change pour le salarié.
| Situation | Accord requis | Base |
|---|---|---|
| Archivage interne des dossiers | Non | Organisation de l'employeur |
| Information sur le traitement | Due, sans accord à recueillir | RGPD, article 13 |
| Remise du contrat par voie électronique | Non, mais conditions à respecter | L.121-4, paragraphe 1er |
| Salarié sans équipement ni adresse | Remise papier | L.121-4, paragraphe 1er |
| Destruction des originaux | Certification PSDC | Loi du 25 juillet 2015 |
| Recours à un prestataire | Contrat de sous-traitance | RGPD, article 28 |
Modalités pratiques
Le projet se conduit comme un changement de traitement, avec les formalités correspondantes.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Registre des traitements | Le mettre à jour avant la bascule |
| Information | Communiquer finalités, destinataires et durées |
| Sécurité | Adapter les habilitations et la journalisation |
| Originaux | Ne les détruire qu'après copie certifiée PSDC |
| Remise au salarié | Vérifier accès, enregistrement, impression et justificatif |
| Cas particuliers | Prévoir le papier pour les salariés sans équipement |
Pratiques et recommandations
Demander un accord là où il n'est pas requis crée un problème inutile. Un salarié qui refuse bloquerait alors une organisation que l'employeur pouvait décider seul, et le refus donnerait à penser que le procédé nécessitait son adhésion.
Le point réellement sensible est la remise, non l'archivage. Les conditions de l'article L.121-4 s'y appliquent, et les difficultés y apparaissent — accès perdu au départ du salarié, absence d'équipement, impossibilité d'imprimer.
La dématérialisation est l'occasion de purger. Numériser des dossiers dont la conservation n'est plus justifiée revient à prolonger un traitement qui aurait dû cesser : le tri précède la bascule, il ne la suit pas.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 13 | Information sur les finalités, les destinataires et les durées |
| RGPD, article 30 | Registre des activités de traitement |
| RGPD, article 6 | Bases de licéité, dont l'exécution du contrat et l'obligation légale |
| Article L.121-4, paragraphe (1) du Code du travail | Conditions de la remise électronique au salarié |
| Loi du 25 juillet 2015 | Certification PSDC pour la destruction des originaux |
| RGPD, article 28 | Contrat de sous-traitance avec le prestataire |
Note
Aucun accord n'est requis pour dématérialiser l'archivage : le consentement n'est pas la base licite applicable. L'information l'est, et les conditions de l'article L.121-4 s'imposent dès que la remise au salarié change de support.