Photos des salariés sur l'intranet : quelles règles RGPD ?
Réponse courte
L'employeur peut publier des photographies de salariés sur l'intranet sous réserve du consentement libre et éclairé de chaque personne concernée (article 6.1.a et 7 du RGPD). La photographie est une donnée personnelle et, lorsqu'elle permet une identification biométrique, elle entre dans la catégorie des données sensibles de l'article 9 du RGPD.
Le consentement doit être écrit, spécifique à l'usage prévu (intranet, organigramme, trombinoscope) et révocable à tout moment. Le salarié ne peut subir aucune conséquence négative s'il refuse. L'accès à l'intranet doit être limité au personnel interne pour éviter toute diffusion publique.
Définition
La photographie d'un salarié constitue une donnée à caractère personnel au sens de l'article 4 du RGPD dès lors qu'elle permet son identification. La diffusion sur un intranet d'entreprise est un traitement autonome, distinct de la simple conservation dans un dossier administratif. Au Luxembourg, la publication s'inscrit aussi dans le cadre de la protection de la vie privée garantie par l'article 8 de la Convention européenne des droits de l'homme et par le droit à l'image reconnu par la jurisprudence.
Conditions d’exercice
L'article 7 du RGPD exige un consentement écrit, libre, spécifique et révocable, une diffusion limitée à l'intranet interne et l'absence de toute sanction pour le salarié qui refuse.
| Condition | Détail |
|---|---|
| Consentement | Écrit, libre, spécifique et éclairé (art. 7 RGPD) |
| Finalité limitée | Trombinoscope, organigramme, cohésion |
| Public restreint | Diffusion interne exclusivement |
| Droit de retrait | Révocation à tout moment |
| Minimisation | Photos à usage identifiable sans excès |
| Absence de sanction | Refus sans conséquences pour le salarié |
| Sécurité | Accès contrôlé à l'intranet |
Modalités pratiques
L'employeur doit recueillir un consentement écrit individuel, encadrer la prise de vue, publier sur l'intranet à accès restreint et garantir le retrait rapide des photos en cas de demande ou de départ du salarié.
| Étape | Détail |
|---|---|
| Demande de consentement | Formulaire écrit individuel |
| Information | Notice sur finalité, durée et droits |
| Prise de vue | Séance encadrée et non obligatoire |
| Publication | Mise en ligne sur l'intranet interne |
| Traçabilité | Registre des consentements |
| Retrait | Suppression rapide sur demande |
| Durée | Limitée à la durée du contrat de travail |
Pratiques et recommandations
Recueillir un consentement écrit distinct pour chaque usage envisagé (trombinoscope, organigramme, actualités) afin de garantir la spécificité exigée par l'article 7 du RGPD.
Informer clairement le salarié que son refus n'entraînera aucune conséquence professionnelle et qu'il pourra retirer son accord à tout moment.
Limiter strictement l'accès à l'intranet au personnel interne authentifié pour éviter toute diffusion publique non maîtrisée.
Supprimer la photographie dès le départ du salarié ou dès sa demande de retrait, et actualiser les sauvegardes pour éviter toute persistance résiduelle.
Tenir un registre des consentements avec date, portée et éventuelle révocation pour démontrer la conformité en cas de contrôle.
Cadre juridique
Plusieurs textes encadrent la publication de photographies de salariés.
| Référence | Objet |
|---|---|
| Règlement UE 2016/679 (RGPD) | Protection des données personnelles |
| Art. 4 RGPD | Définition de la donnée personnelle |
| Art. 6 RGPD | Bases légales du traitement |
| Art. 7 RGPD | Conditions du consentement |
| Art. 9 RGPD | Traitement des données biométriques |
| Art. 13 RGPD | Information de la personne concernée |
| Art. 17 RGPD | Droit à l'effacement |
| Loi du 1er août 2018 | Mise en œuvre du RGPD au Luxembourg |
| Art. 8 CEDH | Droit au respect de la vie privée |
Note
La publication d'une photographie sans consentement ou après révocation peut fonder une plainte à la CNPD et une action civile pour atteinte au droit à l'image. Les photos permettant une identification biométrique nécessitent une analyse d'impact et ne peuvent être diffusées sans base légale renforcée. Le consentement arraché sous pression est nul.