Un salarié peut-il utiliser l'image de ses collègues dans une communication externe ?
Réponse courte
Un salarié ne peut utiliser l'image de ses collègues dans une communication externe qu'avec leur consentement exprès, libre, spécifique et éclairé, recueilli préalablement et par écrit. Ce consentement doit préciser la finalité, les supports, la durée d'utilisation et la possibilité de retrait à tout moment, conformément au RGPD et à la loi du 1er août 2018.
L'absence de consentement écrit expose le salarié fautif et l'employeur à des sanctions disciplinaires, civiles et administratives (CNPD). Toute utilisation non autorisée constitue une atteinte au droit à l'image et à la vie privée du collègue concerné, engageant la responsabilité civile de l'auteur et celle de l'employeur en tant que responsable du traitement.
Définition
L'utilisation de l'image d'un salarié désigne toute capture, reproduction ou diffusion de son apparence identifiable, par tout moyen (photographie, vidéo, enregistrement), dans le cadre d'une communication externe destinée à des personnes extérieures à l'entreprise. La communication externe comprend notamment les publications sur internet, les réseaux sociaux, les supports publicitaires, les communiqués de presse ou tout autre canal accessible au public ou à des tiers non liés contractuellement à l'employeur.
Ce droit à l'image est une composante du droit au respect de la vie privée, protégé par la législation luxembourgeoise. Toute utilisation de l'image d'un salarié sans son accord constitue une atteinte à ce droit fondamental.
Conditions d’exercice
Les conditions à respecter avant toute diffusion externe sont listées ci-dessous.
| Condition | Exigence |
|---|---|
| Consentement | Exprès, libre, spécifique et éclairé |
| Temporalité | Recueilli préalablement à toute prise de vue ou diffusion |
| Présomption | Pas de présomption du fait de la présence sur le lieu de travail |
| Information | Finalité, support, durée, destinataires |
| Refus / retrait | Sans sanction disciplinaire ni préjudice professionnel |
| Égalité | Gestion non discriminatoire des consentements et refus |
Modalités pratiques
Les modalités de mise en œuvre opérationnelle sont synthétisées ci-dessous.
| Étape | Modalité |
|---|---|
| Support du consentement | Document écrit distinct du contrat de travail |
| Contenu | Objet, supports, durée, possibilité de retrait |
| Base légale | RGPD et loi du 1er août 2018 |
| Responsable du traitement | Employeur, qui s'assure du respect des exigences |
| Sanctions | Disciplinaires pour le salarié, responsabilité civile pour l'employeur |
| Traçabilité | Conservation des preuves obligatoire |
| Encadrement | Service RH ou délégué à la protection des données (DPO) |
Pratiques et recommandations
Il est recommandé de mettre en place une procédure interne d'autorisation d'utilisation de l'image, centralisée par le service des ressources humaines ou la direction de la communication. Les salariés doivent être sensibilisés aux règles applicables et informés des risques liés à la diffusion non autorisée d'images de collègues.
Il convient d'éviter toute diffusion d'images permettant l'identification des salariés sans leur accord explicite, même dans le cadre d'événements d'entreprise. En cas de doute, l'avis du délégué à la protection des données ou du service juridique doit être sollicité avant toute publication externe.
La documentation des consentements et des retraits doit être systématique et accessible en cas de contrôle ou de litige.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. L.261-1 Code du travail | Protection de la vie privée dans la relation de travail |
| Art. L.251-1 Code du travail | Non-discrimination et égalité de traitement |
| Art. L.414-3 Code du travail | Consultation du personnel sur les données personnelles |
| Art. 9 Code civil | Droit au respect de la vie privée et à l'image |
| Règlement (UE) 2016/679 | RGPD – consentement et droits des personnes |
| Loi du 1er août 2018 | Protection des données personnelles (Luxembourg) |
Note
L'absence de consentement écrit préalable expose l'auteur de la diffusion et l'employeur à des actions en responsabilité civile, à des sanctions disciplinaires et à des sanctions administratives prévues par la loi du 1er août 2018. Il est impératif de formaliser systématiquement l'accord des salariés concernés avant toute utilisation externe de leur image.