Quelle est la procédure de demande pour obtenir le cofinancement des formations ?
Réponse courte
La demande de cofinancement des formations doit être déposée chaque année, au plus tard le 31 mai de l’année suivant celle où les formations ont eu lieu, via la plateforme MyGuichet.lu en utilisant le formulaire officiel de l’INFPC. Le dossier doit inclure le plan de formation annuel validé, la liste nominative des participants, les attestations de présence signées, les factures acquittées et preuves de paiement, ainsi que les justificatifs des frais de déplacement, d’hébergement et des coûts salariaux pour les heures de formation suivies pendant le temps de travail.
L’INFPC vérifie la complétude du dossier, peut demander des pièces complémentaires ou effectuer un contrôle sur place avant de notifier sa décision. Le non-respect des délais ou l’absence de justificatifs complets entraîne le rejet automatique de la demande. Il est donc essentiel de constituer un dossier structuré, de conserver tous les justificatifs et de documenter toute modification du plan de formation.
Définition
Le cofinancement des formations est un dispositif par lequel l’État luxembourgeois, via l’INFPC (Institut national pour le développement de la formation professionnelle continue), accorde une aide financière aux entreprises établies au Luxembourg pour le développement des compétences de leurs salariés. Ce mécanisme vise à encourager l’investissement dans la formation continue, en remboursant une partie des coûts engagés par l’employeur pour des actions de formation éligibles.
Le cofinancement s’inscrit dans la politique nationale de formation professionnelle continue et s’adresse à toutes les entreprises du secteur privé, sous réserve du respect des conditions légales et réglementaires. Il ne s’applique pas aux formations obligatoires relevant de la sécurité et de la santé au travail.
Conditions d’exercice
Pour bénéficier du cofinancement, l’entreprise doit :
- Être légalement établie au Luxembourg et disposer d’un numéro d’immatriculation auprès du Registre de commerce et des sociétés.
- Être en règle avec ses obligations fiscales et sociales, conformément à l’article L.541-1 du Code du travail.
- Employer au moins un salarié sous contrat de travail luxembourgeois, conformément à l’article L.541-2.
- Élaborer un plan de formation annuel validé par la direction, intégrant les actions de formation envisagées.
- Organiser des formations visant le développement des compétences professionnelles des salariés, dispensées par un organisme externe agréé ou, sous conditions, en interne (article L.541-3).
- Respecter l’égalité de traitement entre les salariés dans l’accès à la formation (article L.241-1).
Les formations obligatoires en matière de sécurité et santé au travail, ainsi que les formations relevant d’autres dispositifs spécifiques, sont exclues du champ du cofinancement.
Modalités pratiques
La demande de cofinancement doit être introduite chaque année, au plus tard le 31 mai de l’année suivant celle au cours de laquelle les formations ont eu lieu (article 5 du règlement grand-ducal du 31 octobre 2017).
Le dossier complet est à soumettre via la plateforme électronique MyGuichet.lu, en utilisant le formulaire officiel de l’INFPC. Il doit comporter :
- Le plan de formation annuel validé.
- La liste nominative des participants.
- Les attestations de présence signées par les salariés et l’organisme de formation.
- Les factures acquittées et preuves de paiement.
- Les justificatifs relatifs aux frais de déplacement, d’hébergement et aux coûts salariaux pour les heures de formation suivies pendant le temps de travail.
Les coûts éligibles comprennent :
- Les frais de formation facturés par l’organisme.
- Les frais de déplacement et d’hébergement des participants.
- Les coûts salariaux pour les heures de formation suivies sur le temps de travail.
Le taux de cofinancement est fixé à 15 % du montant éligible, porté à 20 % pour les entreprises de moins de 250 salariés (article 6 du règlement grand-ducal précité).
L’INFPC procède à une vérification documentaire, peut solliciter des pièces complémentaires ou effectuer un contrôle sur place avant de notifier la décision d’octroi.
Pratiques et recommandations
Il est recommandé de constituer un dossier de formation structuré dès l’élaboration du plan annuel, en assurant la traçabilité de chaque action et la conservation systématique des justificatifs.
L’identification claire des objectifs de formation, la sélection d’organismes agréés et la documentation de toute modification du plan facilitent l’acceptation du dossier. Il convient d’informer les salariés concernés des modalités de participation et de recueillir leur signature sur les feuilles de présence.
L’entreprise doit anticiper les délais de traitement, désigner un interlocuteur dédié pour répondre rapidement aux demandes de l’INFPC et veiller à l’égalité d’accès à la formation pour tous les salariés. Toute modification substantielle du plan de formation doit être documentée et justifiée dans le dossier final.
Cadre juridique
Le cofinancement des formations est encadré par :
- Loi modifiée du 19 décembre 2008 portant réforme de la formation professionnelle continue (articles L.541-1 à L.541-10 du Code du travail).
- Règlement grand-ducal du 31 octobre 2017 fixant les modalités d’application du cofinancement public des entreprises en matière de formation professionnelle continue (notamment articles 2 à 7).
- Article L.241-1 du Code du travail (égalité de traitement).
- Instructions et formulaires de l’INFPC, régulièrement mis à jour.
Note
Le non-respect des délais ou l’absence de pièces justificatives complètes entraîne systématiquement le rejet de la demande de cofinancement. Il est impératif de vérifier l’exhaustivité du dossier avant soumission et de garantir la traçabilité de toutes les actions de formation.