Comment gérer les frais engagés par un salarié démissionnaire ?
Réponse courte
L'employeur doit rembourser tous les frais professionnels légitimes engagés par un salarié démissionnaire jusqu'à la fin effective de son contrat, selon les mêmes conditions que pour tout autre salarié. Le remboursement doit intervenir au plus tard lors du solde de tout compte, sur présentation des justificatifs conformes à la politique interne de l'entreprise.
Définition
Les frais professionnels sont les dépenses engagées par le salarié dans le cadre et pour les besoins de son activité professionnelle. Ils comprennent notamment les frais de déplacement, de repas, d'hébergement et d'équipement professionnel, dès lors qu'ils sont nécessaires à l'exécution du travail et autorisés par l'employeur.
Conditions d’exercice
Pour être remboursables, les frais doivent répondre aux critères suivants :
- Être engagés avant la fin effective du contrat de travail
- Être directement liés à l'activité professionnelle
- Être conformes à la politique de frais de l'entreprise
- Être justifiés par des pièces probantes (factures, tickets)
- Avoir fait l'objet d'une validation hiérarchique préalable si requis
Modalités pratiques
Le processus de remboursement doit suivre ces étapes :
- Transmission des justificatifs par le salarié selon la procédure interne
- Validation des frais par le responsable habilité
- Traitement comptable des notes de frais
- Remboursement au plus tard avec le solde de tout compte
- Conservation des justificatifs pendant 3 ans
Pratiques et recommandations
Il est conseillé de :
- Informer le salarié démissionnaire des délais de transmission des justificatifs
- Traiter les demandes de remboursement en priorité avant le départ
- Établir un récapitulatif détaillé des frais remboursés
- Éviter toute discrimination dans le traitement des demandes
- Documenter tout refus de remboursement
Cadre juridique
- Article L.121-9 du Code du travail : obligation de l'employeur de fournir au salarié les instruments de travail nécessaires
- Article L.224-3 du Code du travail : principe de non-discrimination
- Article L.124-7 du Code du travail : établissement du solde de tout compte
- Article L.221-1 du Code du travail : obligation de remboursement des frais professionnels
- Article L.222-2 du Code du travail : prescription de trois ans pour les créances salariales
Note
Le statut de démissionnaire ne peut justifier un refus de remboursement de frais professionnels légitimes. Tout litige peut être porté devant le Tribunal du travail dans un délai de trois ans.