Quels documents RH faut-il conserver et pendant combien de temps ?
Réponse courte
Le Code du travail ne fixe aucune durée générale, et l'Inspection du travail et des mines le dit sans détour : « il n'y a pas de réponse précise à la question générale de la durée de conservation ». L'employeur procède au cas par cas, document par document.
Trois fondements se partagent la matière. L'article 16 du Code de commerce impose dix ans à compter de la clôture de l'exercice pour tout ce qui relève de la comptabilité — décomptes de salaire et fiches de retenue d'impôt compris. Les délais de prescription commandent la durée d'utilité probatoire : trois ans pour l'action en paiement des salaires, trois mois pour le licenciement abusif, trente ans pour les actions personnelles. Le RGPD pose la borne inverse : ne rien conserver au-delà de la finalité poursuivie.
Une seule durée est chiffrée par le Code du travail, et elle ne vise que le transport routier : deux ans après la période couverte pour le registre du temps de travail des salariés mobiles (L.214-7).
Définition
Le document RH n'est pas une catégorie juridique. Ce qui existe, ce sont des registres imposés par des textes précis, des pièces comptables soumises au droit commercial, et des données à caractère personnel régies par le RGPD. Un même dossier réunit les trois régimes.
La conservation répond à deux logiques opposées : garder pour prouver et pour répondre aux contrôles, effacer pour respecter la limitation de la conservation. Le point d'équilibre ne se fixe pas par catégorie de document, mais par finalité.
Conditions d’exercice
Avant de fixer une durée, il faut identifier le fondement qui la produit : c'est lui, et non la nature du document, qui décide.
| Fondement | Durée | Portée |
|---|---|---|
| Article 16 du Code de commerce | Dix ans à compter de la clôture de l'exercice | Pièces comptables : décomptes de salaire, preuves de paiement, fiches de retenue d'impôt |
| Prescription des salaires (L.221-2, art. 2277 C. civ.) | Trois ans | Tout ce qui sert à établir ce qui a été payé et sur quelle base |
| Forclusion du licenciement abusif (L.124-11, paragraphe 2) | Trois mois, portés à un an par réclamation écrite | Pièces du dossier de rupture |
| Actions personnelles de droit commun (art. 2262 C. civ.) | Trente ans | Engagements durables : clause de non-concurrence, régime complémentaire de pension |
| Registres du Code du travail | Aucune durée, sauf L.214-7 (deux ans, transport routier) | Registres du temps de travail, du dimanche, des jours fériés |
| RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) | Durée nécessaire à la finalité | Toute donnée à caractère personnel, y compris dans les pièces ci-dessus |
Modalités pratiques
Une politique de conservation utile tient sur une page : une ligne par catégorie, avec la finalité, la durée et le texte qui la fonde.
| Catégorie | Durée retenue | Fondement |
|---|---|---|
| Décomptes de salaire, preuves de paiement, pièces fiscales | Dix ans après la clôture de l'exercice | Article 16 du Code de commerce |
| Contrat de travail et avenants | Tant qu'une action reste possible après la fin du contrat | Prescriptions applicables |
| Registre du temps de travail (L.211-29) | Le temps du contrôle et de la prescription salariale | L.211-29 et L.614-4 |
| Dossier de rupture | Un an au moins après la notification | L.124-11, paragraphe 2 |
| Candidatures non retenues | Le temps du recrutement, sauf accord du candidat | RGPD, finalité épuisée |
| Données de surveillance | La durée annoncée dans l'information préalable | L.261-1 |
Pratiques et recommandations
La question utile est « pourquoi conserver », et elle commande la durée. Un employeur qui rattache chaque catégorie de pièces à une finalité et à un texte répond en quelques minutes à une demande d'effacement, à un contrôle de l'ITM ou à une réclamation salariale. Celui qui applique une durée uniforme se trompe deux fois : trop court pour la comptabilité, trop long pour le reste.
Le point de départ compte autant que la durée. Les dix ans du Code de commerce courent de la clôture de l'exercice, non de la date du document : un décompte de janvier 2026 se conserve jusqu'à fin 2036, soit près de onze ans. Cette nuance est régulièrement perdue dans les tableaux de gestion.
Attention enfin aux durées qui circulent sans fondement. Cinq ans pour les dossiers disciplinaires, trois ans pour les candidatures, cinq ans après le départ du salarié : aucune de ces valeurs ne repose sur un texte luxembourgeois. Elles proviennent d'usages étrangers ou de recommandations commerciales, et les opposer à un contrôle ne protège de rien.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des documents comptables pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice |
| Article L.221-2 du Code du travail | Prescription triennale de l'action en paiement des salaires, par renvoi à l'article 2277 du Code civil |
| Article L.124-11, paragraphe (2) du Code du travail | Forclusion de trois mois de l'action en licenciement abusif, portée à un an par réclamation écrite |
| Article L.214-7 du Code du travail | Transport routier : registre du temps de travail conservé au moins deux ans après la période couverte |
| Article L.614-4 du Code du travail | Communication à l'ITM, dans les meilleurs délais, de tous livres, registres, fichiers et documents |
| RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) | Conservation limitée à la durée nécessaire au regard des finalités |
Note
Aucune durée générale de conservation n'existe en droit luxembourgeois : seule l'obligation comptable de dix ans est chiffrée par un texte. Rattachez chaque catégorie de pièces à une finalité et à son fondement, et retenez que les dix ans courent de la clôture de l'exercice.