Comment conserver la preuve du consentement d'un salarié ?
Réponse courte
En conservant ce qui démontre comment il a été donné, car l'article 7 du RGPD impose au responsable du traitement d'être en mesure de démontrer que la personne a consenti. La preuve porte donc sur les circonstances autant que sur le fait.
Quatre éléments composent cette démonstration : le texte exact soumis au salarié, la date du recueil, le procédé utilisé — case à cocher, signature, formulaire —, et la finalité précise couverte. Un consentement recueilli pour une finalité ne vaut pas pour une autre.
Une réserve importante s'applique en droit du travail : le consentement est rarement une base valable dans une relation de subordination, où sa liberté se discute. Il ne convient guère qu'à des traitements réellement facultatifs — vivier de candidatures, photographie sur un trombinoscope, avantages non obligatoires.
Définition
Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Chacun de ces caractères se démontre par la manière dont il a été recueilli.
Le retrait est le corollaire : il doit être aussi simple à exercer que le recueil, et sa possibilité doit avoir été indiquée avant.
Conditions d’exercice
Le consentement n'est pas la base de licéité la plus fréquente en droit du travail, et son emploi doit rester exceptionnel.
| Traitement | Base adaptée | Motif |
|---|---|---|
| Gestion du contrat et de la paie | Exécution du contrat, obligation légale | Le consentement n'est pas requis |
| Registres et déclarations | Obligation légale | Aucun consentement à recueillir |
| Surveillance de l'activité | Régime propre de L.261-1 | Le consentement ne suffit pas |
| Vivier de candidatures | Consentement | Traitement réellement facultatif |
| Photographie diffusée en interne | Consentement | Usage non nécessaire au contrat |
| Avantage facultatif proposé au salarié | Consentement | Adhésion libre |
Modalités pratiques
Ce qui se conserve est le formulaire et son contexte, non une simple mention dans un fichier.
| Élément | À conserver |
|---|---|
| Texte soumis | La version exacte présentée au salarié, datée |
| Date et procédé | Le mode de recueil et son horodatage |
| Finalité | Le périmètre précis couvert par le consentement |
| Information donnée | Les mentions communiquées lors du recueil |
| Retrait | La trace du retrait et sa date, le cas échéant |
| Durée | Celle annoncée, et la purge à l'échéance |
Pratiques et recommandations
Recourir au consentement là où une autre base existe fragilise le traitement. Fonder la gestion de la paie sur le consentement d'un salarié revient à admettre qu'il pourrait le retirer, ce qui rendrait le traitement impossible : l'exécution du contrat et l'obligation légale sont les bases correctes.
La version exacte du texte soumis est ce qui manque le plus souvent. Les formulaires évoluent, et démontrer un consentement suppose de produire la version en vigueur au jour du recueil, non celle utilisée aujourd'hui.
Le retrait doit être organisé avant d'être demandé. Un consentement qu'il est plus difficile de retirer que de donner n'est pas valable, et l'absence de procédure de retrait suffit à faire tomber la base juridique de l'ensemble du traitement.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 7, paragraphe 1 | Obligation de démontrer que la personne a consenti |
| RGPD, article 7, paragraphe 3 | Retrait aussi simple que le recueil |
| RGPD, article 4, point 11 | Consentement libre, spécifique, éclairé et univoque |
| RGPD, article 6 | Autres bases de licéité, souvent plus adaptées |
| RGPD, article 13 | Information lors de la collecte |
| Article L.261-1 du Code du travail | Régime propre des traitements à des fins de surveillance |
Note
Conservez le texte exact soumis, la date, le procédé et la finalité : c'est la démonstration qu'exige l'article 7. Et réservez le consentement aux traitements réellement facultatifs — dans une relation de subordination, sa liberté se discute.