Quelles pièces faut-il conserver pour justifier les horaires effectués ?
Réponse courte
Le registre du temps de travail d'abord, tout le reste ensuite. L'article L.211-29 impose d'inscrire le début, la fin et la durée du travail journalier, les prolongations, les heures du dimanche, des jours fériés et de nuit, ainsi que les rétributions payées de ces chefs. C'est la pièce que l'inspectorat demande en premier.
Autour de lui gravitent des documents qu'aucun texte n'impose mais qui décident souvent du litige : plannings et plans d'organisation du travail, demandes d'heures supplémentaires, relevés de badgeage, décomptes de salaire portant les heures payées. Leur cohérence entre eux vaut davantage que leur nombre.
Aucune durée de conservation n'est fixée, sauf dans le transport routier où L.214-7 impose deux ans au moins. Ailleurs, la référence utile est la prescription salariale de trois ans, portée à dix ans pour ce qui relève de la comptabilité.
Définition
La justification des horaires consiste à établir ce qui a été effectivement travaillé, par opposition à ce qui avait été planifié. Les deux se documentent différemment : le planning annonce, le registre constate.
L'enjeu est probatoire. Les heures de travail sont des faits, qui se prouvent par tous moyens : le salarié peut produire des relevés personnels, des courriels envoyés tardivement ou des témoignages, et c'est à l'employeur d'y opposer ses propres pièces.
Conditions d’exercice
Chaque document répond à une question différente, et aucun ne les couvre toutes.
| Pièce | Ce qu'elle établit | Statut |
|---|---|---|
| Registre du temps de travail (L.211-29) | Les heures réellement prestées et les rétributions correspondantes | Imposé |
| Plan d'organisation du travail | L'horaire prévu et sa communication aux salariés | Imposé lorsque l'horaire n'est pas fixe |
| Demande ou autorisation d'heures supplémentaires | Que le dépassement a été commandé ou accepté | Libre, mais décisif en litige |
| Relevés de badgeage | Les entrées et sorties horodatées | Libre, soumis à L.261-1 s'il sert au contrôle |
| Décompte de salaire | Le nombre total d'heures correspondant au salaire versé | Imposé (L.125-7) |
| Courriels et messages hors horaire | Un faisceau d'indices sur le temps réellement travaillé | Élément de fait |
Modalités pratiques
Le dossier se juge sur sa cohérence : trois pièces concordantes valent mieux qu'un système complet mais contredit par les décomptes.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Tenue du registre | Inscrire au jour le jour, rétributions comprises |
| Heures supplémentaires | Conserver la demande ou l'accord, avant l'exécution |
| Rapprochement mensuel | Vérifier que le registre et le décompte portent les mêmes heures |
| Badgeage | Documenter l'information préalable de la délégation ou de l'ITM |
| Corrections | Tracer la correction et son motif, sans écraser la donnée initiale |
| Conservation | Trois ans au moins, dix ans pour les pièces rattachées à la paie, deux ans dans le transport routier |
Pratiques et recommandations
L'incohérence entre le registre et le décompte de salaire est le défaut qui coûte le plus cher. Un registre qui porte cent soixante-dix heures et un décompte qui en paie cent soixante ouvre une réclamation que rien ne permet de refermer : les deux pièces émanent de l'employeur et font preuve contre lui.
L'autorisation préalable des heures supplémentaires protège mieux qu'un relevé a posteriori. Elle établit que le dépassement était commandé, ce qui règle en même temps la question de son existence et celle de son paiement.
Le salarié dispose enfin d'un levier souvent ignoré : les heures étant des faits, il peut les établir par tous moyens. L'employeur qui ne tient pas de registre ne se contente pas de commettre un manquement — il se prive du seul document capable de contredire la démonstration adverse.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.211-29 du Code du travail | Registre ou fichier : début, fin, durée du travail journalier, prolongations, heures majorées et rétributions payées |
| Article L.214-7 du Code du travail | Transport routier : conservation d'au moins deux ans après la période couverte |
| Article L.125-7 du Code du travail | Décompte mensuel portant le nombre total d'heures correspondant au salaire versé |
| Article L.261-1 du Code du travail | Dispositif de contrôle du temps de travail : licéité et information préalable |
| Article L.221-2 du Code du travail | Prescription triennale de l'action en paiement des salaires |
| Article L.614-4 du Code du travail | Communication des registres et fichiers à l'ITM dans les meilleurs délais |
Note
Le registre de L.211-29 est la pièce centrale ; les plannings, autorisations et relevés ne valent que par leur cohérence avec lui et avec les décomptes. Aucune durée n'est imposée hors du transport routier : trois ans au moins, dix ans pour ce qui touche à la paie.