Faut-il tenir un registre pour les stagiaires et les apprentis ?
Réponse courte
Pour les stagiaires, oui — et c'est l'inverse de ce qu'on suppose généralement. L'article L.152-11 impose au patron de stage de tenir un registre des stages, qui peut être consulté à tout moment par la délégation du personnel et doit être rendu accessible à l'Inspection du travail et des mines sur simple demande.
Pour les apprentis, aucun registre n'est prévu. Ce que la loi impose est le contrat d'apprentissage, constaté par écrit au plus tard au moment de l'entrée en apprentissage et transmis à l'apprenti — l'article L.111-3 ayant été réécrit par la loi du 24 juillet 2024, sur le modèle du contrat de travail.
L'accessibilité est ici plus contraignante que pour les autres registres : la délégation du personnel y accède à tout moment, ce qu'aucun autre texte ne prévoit.
Définition
Le registre des stages recense les stages accomplis dans l'entreprise. Le Code n'en fixe pas le contenu, mais sa fonction — permettre à la délégation et à l'ITM de vérifier les conventions et leur exécution — en dessine les mentions utiles.
Le contrat d'apprentissage est conclu entre l'organisme de formation et l'apprenti, ou son représentant légal s'il est mineur. Il obéit à un régime propre, distinct de celui du contrat de travail.
Conditions d’exercice
Les deux situations n'ont en commun ni le support, ni les personnes qui y accèdent.
| Élément | Stagiaires | Apprentis |
|---|---|---|
| Registre imposé | Oui, registre des stages (L.152-11) | Non |
| Accès de la délégation du personnel | À tout moment | Aucun accès particulier prévu |
| Accès de l'ITM | Sur simple demande | Par la voie générale de L.614-4 |
| Document contractuel | Convention de stage | Contrat d'apprentissage écrit (L.111-3) |
| Moment de l'écrit | Selon le régime du stage | Au plus tard à l'entrée en apprentissage |
| Droit de former | Sans objet | Accordé par la chambre professionnelle compétente (L.111-1) |
Modalités pratiques
Le registre des stages se tient comme les autres registres : il doit exister, être à jour et se produire immédiatement.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Ouverture du registre | Le tenir dès le premier stage, sur papier ou sous forme de fichier |
| Mentions utiles | Identité du stagiaire, dates, durée, encadrant, objet du stage |
| Convention de stage | La conserver avec le registre, elle en constitue le justificatif |
| Appréciation de fin de stage | La conserver pour les stages d'au moins quatre semaines |
| Demande de la délégation | Y répondre sans délai : l'accès est ouvert à tout moment |
| Contrôle de l'ITM | Produire le registre sur simple demande |
Pratiques et recommandations
L'inversion est répandue et coûteuse : beaucoup d'entreprises tiennent un registre d'apprentissage qu'aucun texte n'exige, et n'en tiennent aucun pour les stages, où il est imposé. Vérifier lequel des deux existe dans l'entreprise est un contrôle de quelques minutes.
L'accès permanent de la délégation s'anticipe. Un registre tenu dans un fichier partagé, ou dont une version imprimable existe en permanence, évite d'avoir à le reconstituer dans l'urgence lorsque la demande arrive.
Pour l'apprentissage, l'attention se déplace vers le contrat lui-même. Depuis la réécriture de 2024, il se constate par écrit au plus tard à l'entrée en apprentissage et se transmet à l'apprenti selon les mêmes modalités que le contrat de travail, format électronique compris — avec un justificatif de transmission à conserver par l'organisme de formation.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.152-11 du Code du travail | Registre des stages tenu par le patron de stage, consultable à tout moment par la délégation et accessible à l'ITM sur simple demande |
| Article L.111-3 du Code du travail | Contrat d'apprentissage constaté par écrit au plus tard à l'entrée en apprentissage et transmis à l'apprenti |
| Article L.111-1 du Code du travail | Droit de former accordé par la chambre professionnelle compétente |
| Article L.614-4 du Code du travail | Communication des registres et documents à l'ITM |
| RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) | Limitation de la conservation des données du registre |
Note
Le registre est imposé pour les stages, non pour l'apprentissage : c'est l'inverse de l'idée reçue. La délégation du personnel peut le consulter à tout moment et l'ITM sur simple demande, ce qui suppose un document toujours disponible.