Combien de temps conserver les données de pointage des salariés ?
Réponse courte
Aucun texte ne fixe de durée, et c'est l'employeur qui l'a fixée lui-même : l'article L.261-1 impose de communiquer, avant la mise en œuvre du dispositif, une description de la finalité, des modalités et de la durée de conservation des données. La durée annoncée dans cette information devient la règle applicable, et s'en écarter constitue un manquement.
À défaut d'engagement plus précis, deux repères encadrent la décision. La prescription salariale de trois ans mesure la période pendant laquelle les heures peuvent encore être réclamées. L'obligation comptable de dix ans ne concerne que les données reprises dans les décomptes de salaire, non les pointages bruts.
Le RGPD tranche le reste : au-delà de la finalité, la conservation cesse d'être licite. Des données de badgeage gardées « au cas où » ne relèvent d'aucun fondement.
Définition
Les données de pointage sont les enregistrements bruts produits par le dispositif : horodatages d'entrée et de sortie, identifiant du porteur, parfois localisation d'accès. Elles se distinguent des heures consolidées, reprises dans le registre du temps de travail et dans le décompte de salaire.
Cette distinction commande la durée : les premières ont une utilité courte, les secondes suivent le régime des pièces de paie.
Conditions d’exercice
Trois régimes se superposent, et le plus contraignant est celui que l'employeur s'est imposé à lui-même.
| Donnée | Durée applicable | Fondement |
|---|---|---|
| Pointages bruts | La durée annoncée dans l'information préalable | L.261-1, paragraphe 2 |
| Heures consolidées du registre | Le temps du contrôle et de la prescription salariale | L.211-29 et L.221-2 |
| Heures reprises au décompte de salaire | Dix ans à compter de la clôture de l'exercice | Article 16 du Code de commerce |
| Données de l'unité embarquée, transport routier | Au moins deux ans après la période couverte | L.214-7 |
| Données concernées par un litige | Jusqu'à décision définitive | RGPD, article 17, paragraphe 3, point e) |
| Données conservées sans finalité subsistante | À effacer | RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) |
Modalités pratiques
La durée se décide avant l'installation, puisqu'elle doit figurer dans l'information préalable — la revoir ensuite suppose de refaire cette information.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Fixation de la durée | Distinguer pointages bruts et heures consolidées, et annoncer chacune |
| Information préalable | Y faire figurer la durée retenue, avec la finalité et les modalités |
| Purge automatique | Programmer la suppression des pointages bruts à l'échéance annoncée |
| Litige en cours | Suspendre la purge sur le périmètre concerné, et le documenter |
| Changement d'outil | Exporter les heures consolidées avant migration, sans conserver les bruts au-delà |
| Demande d'accès du salarié | Communiquer ses données de pointage dans le mois |
Pratiques et recommandations
L'écart entre la durée annoncée et la durée pratiquée est le manquement le plus facile à établir : il suffit de comparer l'information préalable à ce que le système contient. C'est le premier point vérifié lorsqu'un salarié conteste un relevé de pointage.
La distinction entre données brutes et heures consolidées simplifie beaucoup la politique de conservation. Les premières se purgent après quelques mois sans aucun risque, dès lors que les secondes sont archivées : la réclamation salariale porte sur des heures, pas sur des horodatages de badge.
Une précaution vaut pour les demandes d'accès. Le salarié peut obtenir ses propres données de pointage au titre de l'article 15 du RGPD, y compris pour préparer une réclamation. Purger juste après une telle demande expose à une accusation difficile à réfuter.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.261-1, paragraphe (2) du Code du travail | Information préalable détaillée, comportant la durée de conservation des données |
| RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) | Conservation limitée à la durée nécessaire à la finalité |
| RGPD, article 15 | Droit d'accès du salarié à ses données |
| Article L.211-29 du Code du travail | Registre du temps de travail et présentation à toute demande de l'inspectorat |
| Article L.221-2 du Code du travail | Prescription triennale de l'action en paiement des salaires |
| Article L.214-7 du Code du travail | Transport routier : conservation d'au moins deux ans après la période couverte |
Note
Aucune durée légale n'existe : c'est celle annoncée dans l'information préalable de L.261-1 qui s'impose à l'employeur. Purgez les pointages bruts à l'échéance annoncée et conservez les heures consolidées le temps de la prescription salariale.