Que deviennent les documents RH après la fermeture de l'entreprise ?
Réponse courte
Les obligations ne disparaissent pas avec l'activité. L'obligation comptable de l'article 16 du Code de commerce — dix ans à compter de la clôture de l'exercice — continue de courir après la cessation, et elle pèse sur la personne chargée de la liquidation.
Côté salariés, la fermeture ne supprime aucun droit. Le certificat de travail reste dû à celui qui en fait la demande (L.125-6), les duplicata de décomptes restent réclamables, et le droit d'accès de l'article 15 du RGPD s'exerce toujours — auprès de qui subsiste comme responsable du traitement.
Un point s'anticipe avant la fermeture : identifier qui conservera les dossiers, où, et comment un ancien salarié pourra le joindre. Sans cette organisation, les demandes restent sans réponse, ce qui constitue en soi un manquement.
Définition
La cessation d'activité met fin à l'exploitation ; elle n'éteint ni les obligations comptables, ni les droits des personnes sur leurs données.
Le responsable du traitement subsiste tant que des données sont conservées. Sa désignation après la fermeture est une question pratique que peu d'entreprises tranchent à temps.
Conditions d’exercice
Chaque catégorie de pièces suit un régime qui ne dépend pas de la survie de l'entreprise.
| Catégorie | Sort après la fermeture | Base |
|---|---|---|
| Pièces comptables et de paie | Conservation jusqu'au terme des dix ans | Article 16 du Code de commerce |
| Contrats et dossiers individuels | Conservation tant qu'une action reste possible | Prescriptions applicables |
| Certificat de travail | Dû sur demande, sans limite de temps | L.125-6 |
| Demandes d'accès des anciens salariés | À traiter dans le mois | RGPD, articles 12 et 15 |
| Données sans obligation subsistante | À supprimer avant ou pendant la liquidation | RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) |
| Déclarations de sortie | À effectuer dans les huit jours | CSS, article 425 |
Modalités pratiques
La fermeture est le moment où l'inventaire devient indispensable : après, plus personne ne sait ce qui existe.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Avant la cessation | Inventorier les catégories de pièces et leurs échéances |
| Purge | Supprimer ce qui n'est plus couvert par une obligation |
| Désignation | Identifier qui conserve les archives et comment le joindre |
| Salariés | Remettre certificats, décomptes et historiques avant le départ |
| Déclarations | Effectuer les sorties auprès du Centre commun dans les huit jours |
| Documentation | Conserver l'inventaire et le procès-verbal de purge avec les archives |
Pratiques et recommandations
Remettre l'historique aux salariés avant la fermeture règle la majorité des demandes futures. Un ancien salarié qui dispose de ses décomptes et de son certificat ne sollicitera pas une structure qui n'existe plus — et cette remise se documente en une décharge datée.
L'inventaire réalisé avant la cessation vaut mieux qu'un stockage indifférencié. Des cartons transférés sans liste ne permettront de répondre à aucune demande, alors que l'obligation, elle, subsiste pendant des années.
La purge préalable est doublement utile : elle réduit le volume à conserver et elle supprime les données dont le maintien serait devenu illicite. Ce qui n'est plus couvert par une obligation n'a pas à survivre à l'entreprise.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des pièces comptables pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice |
| Article L.125-6 du Code du travail | Certificat de travail délivré sur demande |
| Article L.125-7 du Code du travail | Décompte du mode de calcul du salaire |
| Code de la sécurité sociale, article 425 | Déclarations de sortie dans les huit jours |
| RGPD, articles 12 et 15 | Droit d'accès et délai de réponse |
| RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) | Limitation de la conservation |
Note
Les obligations survivent à l'activité : les dix ans comptables continuent de courir et le certificat de travail reste dû sur demande. Remettez les historiques aux salariés avant la fermeture et désignez qui conservera les archives.