Quelles pièces conserver lors d'une enquête interne ?
Réponse courte
Celles qui datent la démarche, car c'est la chronologie qui décide. Une note d'ouverture mentionnant l'objet et les vérifications prévues, des comptes rendus d'audition datés et signés par les personnes entendues, et un rapport de clôture daté : ces trois pièces suffisent à établir ce que l'employeur a su, et quand.
L'enjeu est direct en matière disciplinaire. Le délai d'un mois de l'article L.124-10, paragraphe 6, court du jour où la partie qui invoque le fait en a eu connaissance : c'est le rapport de clôture, et non le soupçon initial, qui fixe la date de connaissance suffisante lorsqu'une vérification était nécessaire.
Deux limites encadrent l'enquête elle-même : les pièces recueillies doivent l'être loyalement, et tout dispositif de surveillance mobilisé à cette occasion reste soumis à l'article L.261-1.
Définition
L'enquête interne est la vérification que l'employeur conduit avant de décider. Elle n'obéit à aucun régime légal, mais elle produit des pièces dont la date conditionne la régularité de la décision.
La date de connaissance est le moment où l'employeur dispose d'éléments suffisants pour apprécier la gravité des faits. Une rumeur ne la constitue pas ; un rapport circonstancié, si.
Conditions d’exercice
Chaque pièce répond à une question qui sera posée, et l'absence de l'une d'elles laisse un trou visible.
| Pièce | Ce qu'elle établit | Base |
|---|---|---|
| Signalement ou information initiale | Le point de départ de la démarche | L.124-10, paragraphe 6 |
| Note d'ouverture datée | Que l'enquête a été ouverte, et sur quel objet | Traçabilité |
| Comptes rendus d'audition | Ce qui a été dit, par qui, à quelle date | Charge de la preuve |
| Pièces recueillies | Les éléments matériels examinés | Loyauté de la preuve |
| Rapport de clôture daté | La date de connaissance suffisante | L.124-10, paragraphe 6 |
| Décision et sa notification | La suite donnée et le respect des délais | L.124-3 et L.124-5 |
Modalités pratiques
L'enquête se documente pendant, jamais après : une chronologie reconstituée se voit immédiatement.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Ouverture | Rédiger une note datée : objet, périmètre, vérifications prévues |
| Auditions | Dater chaque compte rendu et le faire signer par la personne entendue |
| Pièces | Vérifier la licéité de leur obtention avant de les verser |
| Surveillance | Ne mobiliser un dispositif que dans sa finalité déclarée |
| Clôture | Établir un rapport daté, qui fixe la date de connaissance |
| Décision | Respecter le mois de L.124-10 et, le cas échéant, entamer la procédure de L.124-2 |
Pratiques et recommandations
Le temps mort inexpliqué est ce qui fait perdre le bénéfice du délai. Un employeur qui produit une note d'ouverture du 3 mars, des auditions des 10 et 17 mars et un rapport du 25 mars démontre une démarche continue ; celui qui ne produit qu'un rapport daté du 20 avril paraît avoir laissé courir le mois.
Les auditions signées valent infiniment plus que des notes internes. Une personne entendue qui signe son compte rendu ne pourra pas soutenir plus tard qu'elle a été mal comprise, et la pièce résiste à la contestation.
L'enquête ne légitime aucun moyen. Une extraction de messagerie réalisée pour les besoins de la vérification reste soumise à l'article L.261-1 et à la finalité déclarée : une pièce obtenue hors de ce cadre sera écartée, et son caractère décisif ne changera rien.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.124-10, paragraphe (6) du Code du travail | Délai d'un mois à compter de la connaissance des faits |
| Article L.124-2 du Code du travail | Entretien préalable à entamer dans le même délai |
| Article L.124-3 du Code du travail | Notification par lettre recommandée |
| Article L.124-11, paragraphe (3) du Code du travail | Charge de la preuve des motifs pesant sur l'employeur |
| Article L.261-1 du Code du travail | Licéité des données issues d'un dispositif de surveillance |
| RGPD, article 17, paragraphe 3, point e) | Conservation justifiée par la défense d'un droit en justice |
Note
Trois pièces datées suffisent : note d'ouverture, auditions signées, rapport de clôture. C'est ce dernier qui fixe la date de connaissance des faits, donc le point de départ du délai d'un mois du motif grave.