Les documents RH peuvent-ils être archivés sous forme d'images ?
Réponse courte
Rien ne l'interdit : aucun format n'est imposé, et l'article L.614-4 vise les fichiers sans distinction. Une photographie ou un scan en image constituent une copie recevable, appréciée librement.
Trois faiblesses propres à ce format méritent pourtant d'être connues. L'exploitabilité : une image n'est pas recherchable, ce qui rend une demande d'accès ou une purge sélective très coûteuses lorsque le volume grandit. La qualité : cadrage partiel, page unique d'un document qui en compte plusieurs, verso oublié, signature illisible — autant de défauts qui font naître le doute sans qu'aucune falsification n'ait eu lieu. Et l'absence de présomption : seule la copie réalisée par un prestataire certifié PSDC est présumée conforme à l'original.
Le format image reste donc adapté au dépannage, non à l'archivage organisé.
Définition
L'image reproduit l'apparence du document sans en restituer le contenu exploitable. Elle se distingue d'un fichier textuel ou d'un document océrisé, dans lequel le texte reste recherchable.
La copie au sens juridique ne dépend pas du format : c'est sa conformité à l'original qui est en cause, et seule la certification PSDC la présume.
Conditions d’exercice
Le format ne change pas le régime juridique, mais il change ce que l'entreprise peut faire du document.
| Aspect | Format image | Conséquence |
|---|---|---|
| Recevabilité | Admise | Aucune restriction |
| Présomption de conformité | Absente, sauf certification PSDC | Loi du 25 juillet 2015 |
| Recherche du contenu | Impossible sans traitement | Demandes d'accès très coûteuses |
| Purge sélective | Difficile sans indexation | Politique de conservation fragilisée |
| Qualité de reproduction | Variable | Doute possible sur l'intégralité |
| Production à l'ITM | Admise si lisible | L.614-4 |
Modalités pratiques
Si le format image est retenu, l'indexation devient indispensable.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Capture | Numériser le document entier, recto et verso, sans recadrage |
| Contrôle | Vérifier la lisibilité des signatures et des mentions marginales |
| Indexation | Renseigner salarié, type de document, date et exercice |
| Recherche | Prévoir un traitement textuel si le volume le justifie |
| Destruction du papier | Seulement après une copie certifiée PSDC |
| Conservation | Selon le régime applicable à l'original |
Pratiques et recommandations
L'indexation compte plus que la qualité d'image. Un fonds d'archives en images sans métadonnées devient inutilisable dès qu'il faut répondre à une demande d'accès ou purger une catégorie : la recherche se fait alors document par document, ce que personne ne fait.
Les captures d'écran sont le pire cas de figure. Elles perdent les données techniques, se recadrent facilement et ne portent aucune indication de date : elles conviennent pour illustrer, jamais pour archiver.
La photographie garde une utilité réelle dans un cas : reproduire un document détenu par la partie adverse, qui possède l'original et pourra le produire si elle estime la copie inexacte. C'est un usage de circonstance, non une politique d'archivage.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.614-4 du Code du travail | Communication des fichiers à l'ITM, sans exigence de format |
| Loi du 25 juillet 2015 | Certification PSDC et présomption de conformité de la copie |
| Article 1315 du Code civil | Charge de la preuve pesant sur celui qui produit la copie |
| RGPD, article 15 | Droit d'accès, dont la réponse suppose de retrouver les documents |
| RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) | Limitation de la conservation, qui suppose une purge praticable |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des pièces comptables pendant dix ans |
Note
Le format image est recevable mais peu exploitable : sans indexation, ni la demande d'accès ni la purge ne sont praticables. Numérisez le document entier, recto et verso, et ne détruisez le papier qu'après une copie certifiée PSDC.