Existe-t-il un registre des absences de longue durée ?
Réponse courte
Non. Aucun registre des absences n'est prévu par le Code du travail, pas davantage pour les absences prolongées que pour les autres. Ce que la loi organise, ce sont des justificatifs et des délais, dont le suivi conditionne des effets juridiques précis.
Le mécanisme central est celui de l'article L.121-6 : le salarié avertit l'employeur le jour même de l'empêchement et lui soumet au plus tard le troisième jour un certificat attestant l'incapacité et sa durée prévisible. La réception de cet avertissement ou de ce certificat interdit à l'employeur de notifier une résiliation ou de convoquer à un entretien préalable — même pour motif grave — pendant vingt-six semaines à compter de la survenance de l'incapacité.
C'est donc la date de réception qu'il faut suivre, et la chronologie des prolongations, non un registre d'absences.
Définition
L'absence de longue durée n'a pas de définition légale. Le seuil qui compte est celui des vingt-six semaines de protection, calculé à partir de la survenance de l'incapacité.
Le suivi est un outil de gestion, soumis au RGPD. Il n'a ni contenu imposé ni valeur réglementaire, et ne doit contenir aucune donnée médicale.
Conditions d’exercice
Ce qui produit des effets, ce sont les dates, non le recensement.
| Élément | Effet | Base |
|---|---|---|
| Avertissement le jour même | Déclenche la protection | L.121-6, paragraphe 1er |
| Certificat au plus tard le troisième jour | Confirme l'incapacité et sa durée prévisible | L.121-6, paragraphe 2 |
| Date de survenance de l'incapacité | Point de départ des vingt-six semaines | L.121-6, paragraphe 3 |
| Prolongations successives | Chronologie déterminant le terme de la protection | L.121-6 |
| Cause médicale | Ne doit pas figurer au suivi | RGPD, article 9 |
| Registre des absences | Inexistant | Aucun texte |
Modalités pratiques
Le suivi utile tient en quelques colonnes, dont aucune ne porte sur la santé.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Salarié | Identification |
| Date de l'avertissement | Jour et heure de l'information reçue |
| Date de réception du certificat | Élément déterminant pour la protection |
| Période couverte | Début et fin de l'incapacité déclarée |
| Prolongations | Dates de réception successives |
| Terme de la protection | Vingt-six semaines depuis la survenance |
Pratiques et recommandations
La date de réception est plus importante que la date du certificat. C'est elle qui établit que l'employeur était informé, et donc que l'interdiction de notifier s'appliquait : un suivi qui note l'une sans l'autre passe à côté de l'essentiel.
Le calcul du terme de la protection se fait à l'avance. Vingt-six semaines représentent six mois, et une décision prise à quelques jours du terme sur la foi d'une estimation approximative peut être frappée de nullité.
La cause médicale n'a pas à figurer dans le suivi. La durée et la nature juridique de l'absence suffisent à la gestion ; mentionner une pathologie transforme un tableau de gestion en traitement de données de santé, sans le moindre avantage pratique.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.121-6 du Code du travail | Avertissement le jour même, certificat au troisième jour, protection de vingt-six semaines |
| Article L.211-29 du Code du travail | Registre du temps de travail, portant sur les heures effectuées |
| RGPD, article 9 | Interdiction de principe du traitement des données de santé |
| RGPD, article 30 | Registre des traitements, où figure le suivi des absences |
| Article L.234-47, paragraphe (8) du Code du travail | Nullité du licenciement pendant le congé parental |
| Article L.124-10 du Code du travail | Motif grave, écarté pendant la période de protection |
Note
Aucun registre des absences n'existe : ce sont les dates de réception des certificats qui produisent des effets. Calculez à l'avance le terme des vingt-six semaines, car une décision prise quelques jours trop tôt est frappée de nullité.