Faut-il tenir un registre de l'ancienneté des salariés ?
Réponse courte
Non, aucun texte ne le prévoit. Le « registre de l'ancienneté » ne figure nulle part dans le Code du travail, qui n'impose que sept registres — temps de travail, dimanche, jours fériés, délégué à la sécurité, liste des accidents, stages et, dans le transport routier, salariés mobiles.
L'ancienneté n'en reste pas moins l'une des données les plus disputées, car elle commande le préavis, l'indemnité de départ et plusieurs droits liés à la représentation du personnel. Elle se prouve par les pièces ordinaires : contrat de travail et sa date d'entrée en service, accusé de la déclaration au Centre commun, décomptes de salaire successifs.
Trois situations la compliquent et méritent une trace écrite : la reprise d'ancienneté convenue lors d'une réembauche, le transfert d'entreprise, où l'ancienneté suit le contrat (L.127-3), et l'embauche d'un ancien intérimaire, dont les missions s'imputent.
Définition
L'ancienneté est la durée de la relation de travail. Elle ne se confond pas avec la durée de présence effective : les périodes de suspension du contrat n'interrompent pas nécessairement son décompte.
La reprise d'ancienneté est une stipulation contractuelle. Sans écrit, elle ne se présume pas — mais son absence se discute d'autant plus facilement qu'aucune pièce ne l'exclut.
Conditions d’exercice
Chaque situation appelle une pièce précise, et c'est elle qui manque en cas de contestation.
| Situation | Ce qui établit l'ancienneté | Base |
|---|---|---|
| Relation simple | Date d'entrée au contrat et accusé de déclaration | L.121-4, CSS article 425 |
| Réembauche avec reprise convenue | Clause écrite au contrat | L.121-4, paragraphe 2 |
| Transfert d'entreprise | Contrat transféré et pièces du cédant | L.127-3 |
| Ancien intérimaire embauché | Durée des missions effectuées | L.131-10 |
| Contrats successifs à durée déterminée | Historique des contrats et de leur enchaînement | L.122-4 et L.122-5 |
| Suspension du contrat | Documentation des dates de début et de fin | L.121-6, L.234-47 |
Modalités pratiques
Un tableau de suivi remplace utilement le registre inexistant, à condition de rester un outil de gestion.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Date d'entrée | La faire figurer au contrat et la recouper avec l'accusé de déclaration |
| Reprise | L'écrire au contrat, dans un sens comme dans l'autre |
| Transfert | Recueillir les pièces du cédant à l'inventaire contradictoire |
| Intérim | Conserver les dates de mission pour l'imputation |
| Suspensions | Documenter les dates, sans mention de cause médicale |
| Registre des traitements | Y inscrire le tableau de suivi, avec sa durée |
Pratiques et recommandations
L'ancienneté se conteste au moment du départ, jamais avant. Le préavis et l'indemnité de départ en dépendent directement, et c'est à ce moment que l'absence de pièces se révèle — plusieurs années après les faits qui auraient permis de la fixer.
La reprise d'ancienneté doit être tranchée par écrit. Le silence profite rarement à l'employeur : un salarié réembauché soutiendra volontiers que la continuité était convenue, et rien ne le contredira si le contrat est muet.
Le transfert d'entreprise est la situation où l'ancienneté se perd le plus souvent. Le cessionnaire en supporte les conséquences sans disposer des pièces du cédant : l'inventaire contradictoire signé avant la date du transfert est la seule parade.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.121-4 du Code du travail | Date du début de l'exécution du contrat parmi les mentions obligatoires |
| Article L.127-3 du Code du travail | Transfert de plein droit des droits et obligations, ancienneté comprise |
| Article L.131-10 du Code du travail | Imputation de la durée des missions d'intérim |
| Article L.122-4 du Code du travail | Durée maximale des contrats à durée déterminée successifs |
| Code de la sécurité sociale, article 425 | Déclaration d'entrée établissant la date d'affiliation |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des décomptes établissant la continuité |
Note
Aucun registre de l'ancienneté n'existe : elle se prouve par le contrat, l'accusé de déclaration et les décomptes successifs. Écrivez la reprise d'ancienneté lors d'une réembauche — le silence se retourne généralement contre l'employeur.