Quelles mentions doivent figurer dans une note de service instaurant une pointeuse ?
Réponse courte
La note de service instaurant une pointeuse doit contenir une description détaillée de la finalité du traitement, des modalités de mise en oeuvre du dispositif de surveillance et de la durée de conservation des données, conformément à l'article L.261-1 du Code du travail. Elle doit également préciser les droits des salariés sur leurs données, la base légale du traitement et l'identité du responsable du traitement.
L'employeur doit en outre informer individuellement chaque salarié conformément à l'article 13 du RGPD et à la loi du 1er août 2018. La note de service constitue le support de l'information collective préalable, qui doit être réalisée avant la mise en oeuvre effective du dispositif. L'absence de mentions obligatoires expose l'employeur à des sanctions de l'ITM et de la CNPD.
Définition
La note de service est un document écrit par lequel l'employeur porte à la connaissance de l'ensemble du personnel les règles applicables à un dispositif interne. Dans le contexte d'une pointeuse, elle constitue l'un des supports de l'information collective exigée par l'article L.261-1 du Code du travail.
Cette note doit être distinguée des obligations d'information individuelle que l'employeur est tenu de fournir à chaque salarié séparément. Les deux obligations sont cumulatives et doivent être satisfaites avant la mise en oeuvre du dispositif.
Conditions d’exercice
La note de service doit contenir l'ensemble des informations requises par la législation applicable.
| Mention | Fondement |
|---|---|
| Finalité du dispositif | Article L.261-1 du Code du travail : description détaillée de la finalité du traitement |
| Modalités techniques | Article L.261-1 : description des modalités de mise en oeuvre du système de surveillance |
| Durée de conservation | Article L.261-1 : durée ou critères de conservation des données |
| Engagement de non-utilisation | Article L.261-1 : engagement formel de non-utilisation des données à une finalité autre |
| Identité du responsable | Article 13 du RGPD : identité et coordonnées du responsable du traitement |
| Base légale | Article 13 du RGPD : base juridique du traitement (obligation légale ou intérêt légitime) |
| Droits des salariés | Article 13 du RGPD : droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition |
| Droit de réclamation | Article 13 du RGPD : possibilité de réclamation auprès de la CNPD |
Modalités pratiques
La diffusion de la note de service obéit à des règles de forme et de procédure.
| Étape | Détail |
|---|---|
| Rédaction | Rédiger la note en incluant toutes les mentions obligatoires avant la consultation de la délégation du personnel |
| Consultation préalable | Soumettre le projet à la délégation du personnel dans les entreprises de 150 salariés et plus (article L.414-9) |
| Diffusion collective | Afficher la note dans les locaux ou la diffuser par tout moyen assurant une information effective de tous les salariés |
| Information individuelle | Remettre à chaque salarié un document distinct reprenant les mentions de l'article 13 du RGPD |
| Conservation | Archiver la note et les preuves de sa diffusion pour pouvoir les présenter à l'ITM ou à la CNPD |
| Mise à jour | Réviser la note en cas de modification du dispositif et recommencer la procédure d'information |
Pratiques et recommandations
Rédiger la note dans un langage clair et accessible, en évitant le jargon technique, afin que chaque salarié puisse comprendre la portée du dispositif et ses droits.
Distinguer clairement la finalité de contrôle du temps de travail de toute autre finalité éventuelle, car l'article L.261-1 exige un engagement formel de non-utilisation des données à une finalité autre que celle décrite.
Dater et archiver la note de service ainsi que les preuves de diffusion (accusés de réception, émargements, captures d'écran) pour pouvoir démontrer le respect de l'obligation d'information préalable en cas de contrôle.
Soumettre la note à la délégation du personnel avant sa diffusion, comme prévu par le règlement intérieur dans les entreprises concernées par l'article L.414-9.
Prévoir une procédure de mise à jour de la note en cas de modification substantielle du dispositif, telle qu'un changement de technologie ou une extension du périmètre de collecte.
Cadre juridique
Les principales dispositions applicables sont les suivantes.
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.261-1 du Code du travail | Information préalable obligatoire : finalité, modalités, durée de conservation, engagement de non-utilisation |
| Article L.414-9 du Code du travail | Codécision avec la délégation du personnel pour l'introduction de systèmes de contrôle (entreprises de 150 salariés et plus) |
| Article L.211-29 du Code du travail | Obligation de tenue du registre du temps de travail |
| Article 13 du RGPD | Informations à fournir à la personne concernée lors de la collecte de données |
| Loi du 1er août 2018 | Protection des données à caractère personnel dans les relations de travail |
Note
L'absence de note de service ou l'omission de mentions obligatoires ne dispense pas l'employeur de ses obligations d'information individuelle et collective. Elle peut constituer un indice de non-conformité en cas de contrôle par l'ITM ou la CNPD, et affaiblir la valeur probante des données de pointage en cas de litige devant le tribunal du travail.