Un salarié peut-il obtenir la copie intégrale de son dossier ?
Réponse courte
Il peut obtenir ses données, ce qui n'est pas exactement la même chose. L'article 15 du RGPD ouvre un droit d'accès aux données à caractère personnel le concernant, assorti d'une copie, ainsi qu'aux informations sur les finalités, les destinataires, la durée de conservation et l'origine des données.
Ce droit est large : il couvre les notes internes, les appréciations, les échanges de courriels et les données de suivi, dès lors qu'elles se rapportent à l'intéressé. Il ne se limite pas aux documents contractuels ni aux pièces qu'il a signées.
Deux limites l'encadrent. La copie ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d'autrui : les mentions concernant d'autres salariés s'occultent. Et une demande manifestement infondée ou excessive, notamment par son caractère répétitif, peut donner lieu à des frais ou à un refus motivé.
Définition
Le droit d'accès porte sur des données, non sur des documents. L'employeur peut y répondre en communiquant les pièces elles-mêmes ou un état des données qu'elles contiennent.
Le dossier est une organisation matérielle. Rien n'oblige à le remettre tel quel, mais rien n'interdit non plus de le faire, ce qui est souvent la voie la plus simple.
Conditions d’exercice
La réponse porte sur tout ce qui concerne la personne, où que cela se trouve.
| Élément | Communicable | Base |
|---|---|---|
| Contrat, avenants, décomptes | Oui | RGPD, article 15 |
| Comptes rendus d'entretien et appréciations | Oui | RGPD, article 15 |
| Notes internes concernant le salarié | Oui | RGPD, article 15 |
| Courriels le concernant | Oui, sous réserve des droits des tiers | RGPD, article 15, paragraphe 4 |
| Données concernant d'autres salariés | Non : occultation | RGPD, article 15, paragraphe 4 |
| Informations sur les finalités et les durées | Oui | RGPD, article 15, paragraphe 1 |
Modalités pratiques
La difficulté est organisationnelle : savoir où se trouvent les données.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Réception | Accuser réception, vérifier l'identité du demandeur, ouvrir le délai |
| Recherche | Couvrir le dossier, les messageries, les applications et les archives papier |
| Occultation | Masquer les mentions concernant des tiers |
| Forme | Communiquer une copie lisible, avec les informations de l'article 15 |
| Réponse | Dans le mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe |
| Traçabilité | Conserver la demande, la réponse et la liste des pièces communiquées |
Pratiques et recommandations
La recherche est l'exercice qui révèle l'état réel de l'organisation. Une demande portant sur un salarié en poste depuis dix ans fait apparaître les copies oubliées : messagerie d'un ancien responsable, dossier partagé, archives d'un site fermé. Cette cartographie sert ensuite à toutes les autres obligations.
Le contenu des notes internes est souvent la vraie surprise. Rédiger en sachant que l'intéressé pourra lire est la meilleure garantie d'un dossier utilisable : ce qui ne se dit pas devant la personne concernée n'a pas sa place dans un document conservé.
L'occultation vaut mieux que le refus. Une pièce contenant des données de tiers se communique après masquage, ce qui satisfait le droit d'accès sans porter atteinte aux autres — le refus global, lui, se plaide très mal devant la CNPD.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 15 | Droit d'accès et droit d'obtenir une copie des données |
| RGPD, article 15, paragraphe 4 | Réserve tenant aux droits et libertés d'autrui |
| RGPD, article 12 | Modalités, délais et cas des demandes excessives |
| RGPD, article 16 | Droit de rectification des données inexactes |
| RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) | Limitation de la conservation, dont l'application se vérifie à cette occasion |
Note
Le droit porte sur les données, non sur le dossier en tant qu'objet : notes internes et courriels compris. Occultez ce qui concerne des tiers plutôt que de refuser, et répondez dans le mois.