Que faire des relevés de badge arrivés à échéance ?
Réponse courte
Les supprimer, à condition d'avoir conservé ce qu'ils servaient à établir. La distinction est essentielle : les pointages bruts — horodatages d'entrée et de sortie, identifiant du porteur, point d'accès — n'ont qu'une utilité courte, tandis que les heures consolidées reprises au registre du temps de travail et au décompte de salaire suivent le régime des pièces de paie.
La durée applicable aux premiers est celle que l'employeur a lui-même annoncée dans l'information préalable de l'article L.261-1, qui doit comporter la description de la finalité, des modalités et de la durée de conservation. S'en écarter constitue un manquement facile à constater.
Les secondes se conservent le temps de la prescription salariale de trois ans, et dix ans après la clôture de l'exercice lorsqu'elles sont reprises dans la paie.
Définition
Le pointage brut est la donnée produite par le dispositif au moment du passage. Il est détaillé, nominatif et souvent volumineux.
L'heure consolidée est le résultat du traitement : une durée journalière, un total mensuel, une prolongation. C'est elle qui figure au registre et au décompte, et elle seule qui sert en cas de réclamation.
Conditions d’exercice
Deux calendriers coexistent, et les confondre conduit soit à conserver trop, soit à détruire ce qui compte.
| Donnée | Durée | Fondement |
|---|---|---|
| Pointages bruts | Durée annoncée dans l'information préalable | L.261-1, paragraphe 2 |
| Heures consolidées du registre | Le temps du contrôle et de la prescription salariale | L.211-29 et L.221-2 |
| Heures reprises au décompte de salaire | Dix ans après la clôture de l'exercice | Article 16 du Code de commerce |
| Données de l'unité embarquée, transport routier | Au moins deux ans après la période couverte | L.214-7 |
| Données concernées par un litige | Jusqu'à décision définitive | RGPD, article 17, paragraphe 3, point e) |
| Données conservées sans finalité | À supprimer | RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) |
Modalités pratiques
La purge des bruts n'a d'intérêt que si la consolidation a été archivée séparément.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Consolidation | Archiver l'état mensuel des heures, indépendamment de l'outil |
| Purge des bruts | La programmer à l'échéance annoncée, sans exception tacite |
| Suspension | L'activer dès qu'une réclamation écrite arrive |
| Changement d'outil | Exporter les consolidations avant migration |
| Demande d'accès | Communiquer les données de pointage du salarié dans le mois |
| Information préalable | La revoir si la durée doit être modifiée |
Pratiques et recommandations
L'erreur la plus coûteuse consiste à purger les bruts sans avoir figé les consolidations. L'entreprise se retrouve alors sans aucun élément pour contredire un relevé personnel produit par le salarié, alors qu'elle croyait appliquer une politique de conservation vertueuse.
La durée annoncée engage. Comparer l'information préalable au contenu réel du système prend quelques minutes lors d'un contrôle, et l'écart constitue un manquement documenté — plus facile à établir que n'importe quelle autre irrégularité.
Une purge intervenant juste après une demande d'accès se plaide très mal. Le salarié qui demande ses données de pointage prépare souvent une réclamation : la suspension doit être activée à la réception de la demande, non à la réception de l'assignation.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.261-1, paragraphe (2) du Code du travail | Information préalable comportant la durée de conservation des données |
| Article L.211-29 du Code du travail | Registre du temps de travail et mentions imposées |
| Article L.221-2 du Code du travail | Prescription triennale de l'action en paiement des salaires |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des pièces de paie pendant dix ans |
| Article L.214-7 du Code du travail | Transport routier : deux ans au moins après la période couverte |
| RGPD, articles 5 et 17 | Limitation de la conservation et exceptions à l'effacement |
Note
Purgez les pointages bruts à l'échéance annoncée, après avoir archivé les heures consolidées : ce sont elles qui servent en cas de réclamation. Une purge exécutée après une demande d'accès se défend très mal.